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RECTORAT DE L'ACADEMIE DE PARIS

Adjoint au chef de bureau des services généraux et des cérémonies (H/F)

75 - Paris

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Role family
Skilled trades
Seniority
Mid level
Country
FR
Work mode
On-site / unstated
First seen by hirly
1 Sept 2026

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  • L'adjoint au chef de bureau des services généraux et des cérémonies en charge des services généraux (F/H) veille au bon déroulement de la logistique fonctionnelle et événementielle et à l'entretien de l'ensemble immobilier Sorbonne et de ses annexes. Il coordonne, sous la responsabilité du chef de bureau, les interventions pour les équipes rattachées : courrier, standard et agents d'entretien de la Chancellerie.
  • Activités principales :
  • - Animer et encadrer une équipe de 5 agents aux bureaux du courrier et du standard et 2 techniciennes de surface
  • - Piloter et suivre les activités logistiques du courrier, du standard et du parc automobile à l'aide de fiches de procédure et d'indicateurs
  • - Etablir les besoins en nettoyage et rédiger les cahiers de charges techniques particuliers pour les prestations de nettoyage des sites, analyser les offres
  • - Préparer les études préliminaires et suivre les prestations externalisées (nettoyage, entretien des espaces verts, dératisation, désinsectisation, déménagements.)
  • - Communiquer toutes anomalies de nettoyage des locaux affectés aux établissements affectataires en Sorbonne auprès des homologues concernés et proposer un réexamen de la répartition des prestations si nécessaire
  • - Définir et suivre les procédures et la traçabilité du traitement des déchets : collecte sélective, réduction et valorisation selon le protocole défini au PAE
  • - Mesurer les activités sur tableaux de bord et rendre compte des indicateurs de performance fixés sur les domaines d'activité
  • - Tenir le planning de réservation des véhicules, veiller aux respects des procédures définies et au suivi de gestion
  • - Assurer l'interface de la gestion des stocks liée aux interventions et la gestion de l'inventaire des matériels d'entretien et des cérémonies
  • - Appliquer et faire appliquer les règles d'hygiène et de sécurité des personnels rattachés selon leurs spécificités,
  • - Suppléer le chef de bureau pendant son absence dans ses activités de coordination des services et de l'atelier rattachés et participer à l'encadrement de l'ensemble des personnels
  • Activités secondaires :
  • - Préparer les besoins matériels, en personnels et équipements audiovisuels des cérémonies, veiller au bon déroulement de la prestation, en cas d'absence du chargé des cérémonies

Conditions particulières d'exercice :

  • -L'activité du service s'exerce sur l'ensemble du site dans et/ou hors des bâtiments du Rectorat de Paris
  • -L'activité peut entraîner des contraintes horaires et des sujétions particulières
  • -Elle peut exiger le permis de conduire adapté aux besoins

Profil recherché :

  • Compétences opérationnelles :
  • - Connaissances générales des techniques utilisées dans les différents domaines de la logistique
  • - Connaissances générales de la réglementation en matière d'hygiène, de sécurité et d'environnement liées à la manipulation et aux stockages des matériaux et produits utilisés
  • - Encadrer et animer une équipe
  • - Notions de base de la réglementation ERP
  • - Connaissances générales des risques et des moyens de prévention
  • - Connaissances générales sur la réglementation des marchés publics
  • - Notions de base en réglementation financière d'un EPA
  • - Utiliser les outils informatiques appliqués en gestion immobilière (type ABYLA) et maitriser les outils de bureautique (EXCEL, WORD, messagerie électronique.)
  • - Rendre compte de son activité à sa hiérarchie
  • Compétences comportementales :
  • - Sens de l'organisation, de la rigueur dans les procédures, de l'anticipation et de l'autonomie
  • - Esprit d'analyse et de synthèse
  • - Bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles
  • - Savoir gérer les situations d'urgence
  • - Prévenir les conflits au sein d'une équipe
  • - Respecter les règles d'hygiène et de sécurité
  • - Travailler en équipe
  • - Fiabilité
  • - Sens de l'initiative
  • - Sens de la confidentialité

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