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RESIDENCE LES VIGNES DE SURESNES

Agent administratif / Agente administrative (H/F)

92 - SURESNES

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Seniority
Mid level
Country
FR
Work mode
On-site / unstated
First seen by hirly
4 Sept 2026

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the posting

  • Le/La secrétaire accueille, informe et oriente les résidents, les familles et les visiteurs, physiquement et au téléphone. Il/Elle participe à la gestion administrative de la résidence. Il/Elle exerce sa mission dans le parfait respect des Chartes emeis, de l'intimité et de la dignité du résident, veille à son confort et à sa sécurité, observe la confidentialité des informations qu'il/elle détient à son égard, agit conformément aux procédures applicables.
  • Gestion des appels téléphoniques
  • * Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes
  • * Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires
  • * Évaluer l'urgence d'un appel et alerter l'interlocuteur adapté à la situation
  • * Commander des ambulances et taxis pour les résidents ou autres visiteurs
  • * Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour la liste téléphonique des résidents présents
  • * Mettre à jour le répertoire interne et l'annuaire d'urgence
  • * Transmettre le standard en fin de poste
  • Accueil physique
  • * Accueillir avec respect et discrétion et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes pratiques
  • * Informer le résident et sa famille, notamment sur les modalités d'hébergement. Présenter les prestations fournies. Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonction
  • * Remettre le livret d'accueil au résident
  • * Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation
  • * Aider les familles et résidents dans la constitution des dossiers APA, APL.
  • * S'assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d'accueil. Porter une tenue vestimentaire adaptée à la fonction
  • Gestion des dossiers administratifs des résidents
  • * Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des résidents
  • * Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents
  • * Préparer, contrôler et distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne, pédicure, repas accompagnants, .
  • Assurer les encaissements et les remises bancaires
  • * Suivre les impayés et les contentieux
  • * Tenir le journal de caisse
  • * Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents
  • * Tenir le registre des entrées et des sorties des résidents
  • Activités administratives
  • * Veiller à l'affichage des programmes d'animation et des menus
  • * Assurer la gestion de la « boutique »
  • * Assurer le suivi des commandes de repas du personnel
  • * Préparer les commandes de matériels de bureau et gérer les stocks
  • * Enregistrer les factures fournisseurs, les contrôler, les faire signer par la direction et les envoyer au service Fac To Scan une fois par semaine
  • * Assurer la réception, le tri, la distribution et les envois des courriers et colis (La Poste, livreurs, fournisseurs...) pour la résidence comme pour les résidents
  • * Classer les copies des courriers. Ranger les archives
  • * Saisir quotidiennement dans l'outil informatique les statistiques
  • * Participer à la gestion et au traitement statistique des questionnaires de satisfaction remplis par les résidents et autres indicateurs
  • * Réceptionner et transmettre les messages d'alarmes et de pannes
  • * Veiller à la mise à disposition des registres (maintenance, sécurité.)
  • * Réaliser divers travaux de secrétariat
  • Gestion administrative du personnel
  • * Accueillir et participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs
  • * Inscrire les salariés sur le registre unique du personnel (RUP informatisé)
  • * Effectuer les déclarations uniques d'embauche
  • * Tenir à jour le dossier du salarié
  • * Tenir à jour le « classeur visite et contrôle »
  • * Organiser et suivre les visites médicales des salariés
  • * Participer au suivi des absences dans les limites de ses compétences
Original posting on RESIDENCE LES VIGNES DE SURESNES's site ↗

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