Agent(e) d'accueil (H/F)

• Assurer l'accueil physique et téléphonique, la suppléance de l'assistante de direction, la gestion des commandes administratives et de réception. La gestion des assurances de la CCPHG (hors assurance du personnel).
• Activités principales :

1/ Assurer l'accueil du public et des participants aux réunions

• - Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère de priorité
• Pour les réunions nécessitant un protocole, préparer l'organisation complète de la réunion
• - Assurer la saisie des cartes de déchetterie et leur transmission aux usagers
• - Assurer le suivi du matériel de communication mis à disposition des associations, en lien avec la responsable du service aux communes .et la chargée de mission culture.
• - Opérer la réservation des véhicules de service pour les agents de la CCPHG

2/ En l'absence de l'assistante de direction, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, prendre des messages

3/ En lien avec l'assistante de direction, assurer des missions de secrétariat

• -Récupérer, enregistrer, affranchir le courrier et l'acheminer jusqu'à La Poste
• Rédiger des mails ou des courriers, saisir des documents de contenus divers pour les services, classement, archivage.
• Assurer l'intendance et la logistique des instances, bureaux et conseils de communauté
• - Assurer la suppléance de l'assistante de direction en son absence.
• - Transmettre les demandes de mise à disposition de matériel à Fabrice Longeau

4/ Gérer des commandes administratives et de réception

• Fournitures de bureau, papeterie, consommables, photocopieurs.
• Définir les besoins et approvisionnements en lien avec les services
• Suivre l'état de stocks
• Préparer les commandes
• Suivre les livraisons, la correspondance entre bon de commande et facture, le service fait

5/ Gérer les contrats d'assurance (hors assurance du personnel)

• Déclarer et suivre les sinistres de l'ensemble des services de la CCPHG
• Suivre les contrats d'assurance : renouvellement, mises à jour.

Activités secondaires :

• - Remettre les clés aux occupants des studios de la maison de santé et suivre le planning d'occupation (sharepoint)
• - Assurer, selon les besoins et en fonction du plan de charge, des tâches de secrétariat pour les différents pôles