Assistant Administratif Polyvalent H/F - CDI (H/F)

• Melitta Professional France, filiale du groupe familial allemand Melitta, fondé en 1908 et présent dans le monde entier avec plus de 6 000 collaborateurs, est spécialisée dans les solutions de caféterie professionnelle pour les secteurs de la restauration et de l'hôtellerie.
• Rejoindre Melitta Professional France, c'est intégrer une structure à taille humaine, bénéficiant de la solidité d'un groupe international.
• Nos bureaux sont situés à La Plaine Saint-Denis, à proximité du Stade de France et facilement accessibles en transports en commun, en voiture ou à vélo.

Afin de renforcer notre équipe, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Polyvalent(e) H/F en CDI à temps plein.

• Rattaché(e) au Responsable de la Planification, vous assurez principalement la gestion administrative des contrats de maintenance et la facturation des prestations techniques.
• Vous êtes en lien avec les clients, les techniciens, le service Planification et les différents services internes de l'entreprise.

• Vos principales missions
• Gestion des contrats de maintenance
• - Préparer et établir les propositions commerciales et contrats de maintenance.
• - Envoyer les propositions aux clients et en assurer le suivi jusqu'à validation.
• - Créer et mettre à jour les contrats dans SAP.
• - Assurer le suivi administratif des contrats en cours.
• - Veiller à la bonne application des conditions contractuelles.
• - Préparer et réaliser la facturation des contrats de maintenance.
• - Contrôler les éléments nécessaires à la facturation et traiter les éventuelles anomalies.
• - Échanger avec les clients et les services internes concernant les contrats et leur facturation.

• Facturation des prestations techniques
• - Contrôler les éléments nécessaires à la facturation des interventions.
• - Établir les devis liés aux prestations techniques et en assurer le suivi jusqu'à validation.
• - Établir les factures correspondant aux interventions réalisées.
• - Assurer le suivi des corrections, régularisations ou demandes d'avoir.
• - Répondre aux demandes des clients et des équipes internes concernant la facturation.

• Appui ponctuel à la planification
• En complément de vos missions principales, vous apportez ponctuellement un soutien au service Planification, notamment en cas d'absence d'un planificateur.
• Vous pourrez alors être amené(e) à :
• - Prendre les appels des clients et enregistrer leurs demandes.
• - Planifier les interventions des techniciens lorsque nécessaire.
• - Échanger avec les techniciens concernant leurs interventions et leur planning.
• - Assurer la transmission des informations entre clients, techniciens et services internes.
• Cette activité reste ponctuelle et secondaire par rapport à vos missions de gestion des contrats et de facturation.

• Profil recherché
• De formation Bac à Bac+2 en gestion administrative, comptabilité, gestion, administration des ventes ou domaine similaire, vous disposez idéalement d'une première expérience en environnement administratif, facturation ou gestion de contrats.

• Vous êtes :
• - Rigoureux(se), organisé(e) et méthodique.
• - À l'aise avec les chiffres et les opérations de facturation.
• - Méthodique dans le suivi des dossiers et des échéances.
• - À l'aise avec les outils informatiques et les logiciels de gestion.
• - Autonome et capable de prioriser votre activité.
• - À l'aise dans les échanges téléphoniques et écrits.
• - Doté(e) d'un bon relationnel et d'un véritable esprit d'équipe.

La connaissance de SAP constitue un réel atout.

• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et aimez le travail bien fait ?
• Rejoignez Melitta Professional France !