Assistant.e administratif.ve vie scolaire (H/F)

• 1. FINALITÉ DE LA MISSION
• L'Assistant Administratif assure l'accueil physique et téléphonique. Il effectue la saisie, le contrôle et le transfert des éléments de suivi de l'activité du campus des Arènes.
• Il traite, exploite, suit et coordonne les flux d'informations relatifs au suivi des étudiant(e)s nécessaires au bon fonctionnement de l'école.
• Il assure la gestion des contrats d'alternance du campus auquel il appartient et participe aux actions de communication.
• Pour ce faire, certaines missions générales lui sont attribuées, nécessitant la mise en œuvre de compétences que le présent référentiel répertorie de façon non exhaustive.

2. MISSIONS

• Prendre en charge l'accueil physique ou téléphonique des interlocuteurs :
• Accueillir les visiteurs et répondre aux demandes d'informations
• Gérer l'envoi et la réception du courrier
• Répondre aux demandes d'informations des étudiant(e)s et transmettre les demandes spécifiques aux responsables concernés
• Identifier et transmettre l'ensemble des informations au bon interlocuteur et dans les délais compatibles avec le niveau d'urgence
• Alerter le N+1 de l'enseigne concernée de toutes anomalies, dysfonctionnements rencontrés par les interlocuteurs internes et/ou externes
• Assurer un accueil téléphonique ou physique de qualité et conforme à l'image de l'école (présentation soignée, courtoisie, .)
• Filtrer, prendre les messages et/ou orienter les correspondants vers les bons interlocuteurs

• Contribuer aux inscriptions des étudiants :
• Assurer la relation avec les parents et/ou les étudiant(e)s et répondre à toutes leurs questions (frais de scolarité, fonctionnement du campus .)
• Identifier le besoin de l'étudiant(e) et présenter la plaquette ou envoyer la documentation par courrier
• Inscrire les étudiant(e)s à la réunion d'information
• Réceptionner les documents d'inscription
• Inscrire les étudiant(e)s au concours
• Réceptionner les dossiers de candidatures et les transmettre au N+1
• Accueillir les étudiant(e)s venant passer les tests planifiés
• Fixer le rendez-vous soit avec le CF, soit avec le N+1
• Créer les codes d'accès aux tests

• Contribuer à l'animation de la vie scolaire des étudiants :
• Remettre les cartes étudiantes
• Traiter les documents relatifs à la sécurité sociale des étudiant(e)s
• Renseigner tous les éléments administratifs dans le CRM
• Editer les feuilles de présences et effectuer les mises à jour
• Editer et transmettre les attestations de scolarité demandées par les étudiant(e)s
• Recueillir et transmettre au service pédagogique tous les éléments relatifs à la gestion des absences des élèves
• Envoyer les bulletins de notes
• Rédiger et envoyer les courriers aux tuteurs
• Répondre aux questions/sollicitations des étudiant(e)s
• Gérer le prêt de matériel et de fournitures (recueillir la fiche « emprunt matériel » + copie carte identité de l'étudiant(e), donner le matériel, vérifier l'état du matériel au retour)
• Organiser et mettre à jour les données informatiques :
• Assurer la mise à jour des données des bases ou fichiers sur les logiciels indiqués
• Saisir les coordonnées des étudiant(e)s sur le CRM
• Saisir les données des étudiant(e)s en alternance dans le CRM
• Saisir ou mettre à jour tout fichier ou données nécessaires au bon fonctionnement de l'école
• Saisir et mettre à jour le CRM la base prospect après les salons

• Contribuer à l'organisation des actions évènementielles :
• Contribuer à l'organisation des salons
• Assurer la gestion administrative et logistique des salons
• Participer à l'organisation des JPO
• Contribuer à l'organisation des évènements internes du campus (Challenge Start'Up, Business Game, .)

• 3. COMPÉTENCES
• Compétences métier :
• Maitrise de l'outil téléphonique (appels entrants et sortants)
• Connaissances en techniques commerciales
• Connaissances de la réglementation et des procédures administra