METIS / IIMM
ASSISTANT.E ADMINISTRATIVE PEDAGOGIQUE (H/F)
13 - AUBAGNE
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- Seniority
- Mid level
- Country
- FR
- Work mode
- On-site / unstated
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- 9 Sept 2026
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- DEFINITION DU POSTE :
- Sous la responsabilité du / de la coordinateur-rice pédagogique, l'assistant-e pédagogique assure la mise en œuvre administrative, financière et logistique des activités de formation de l'IIMM. Interlocuteur-rice privilégié-e des apprenant-es pour les démarches administratives et pratiques, il/elle assure le suivi des inscriptions, des dossiers, des devis, de la facturation, des documents administratifs et de la logistique des formations. Il/elle renseigne et contrôle les données administratives dans DIGIFORMA et contribue à la fiabilité du suivi des parcours. Le poste n'a pas la responsabilité de définir, modifier ou valider les contenus pédagogiques, qui relèvent du/de la coordinateur-rice pédagogique.
- MISSIONS PRINCIPALES :
- > GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE
- - Informer les candidat-es et apprenant-es et accompagner les démarches d'inscription.
- - Constituer, vérifier et actualiser les dossiers ; recueillir les pièces et assurer les relances.
- - Préparer les devis, documents administratifs et éléments nécessaires à la facturation.
- - Suivre les règlements et échéanciers et effectuer les relances administratives.
- - Établir et transmettre attestations, certificats, justificatifs et documents de fin de formation.
- - Assurer la traçabilité et l'archivage des dossiers et échanges.
- > GESTION ET SUIVI DANS DIGIFORMA
- - Renseigner et mettre à jour les données administratives des apprenant-es.
- - Enregistrer les inscriptions et assurer le suivi administratif des parcours.
- - Contrôler la complétude et la cohérence des informations.
- - Effectuer les extractions et tableaux de suivi nécessaires à l'activité.
- - Signaler les anomalies ou informations manquantes au/à la coordinateur-rice pédagogique ou à la Direction.
- > COORDINATION LOGISTIQUE DES FORMATIONS
- - Mettre en œuvre les calendriers et plannings définis avec le/la coordinateur-rice pédagogique.
- - Organiser les réservations de salles et vérifier les conditions d'accueil.
- - Recueillir et suivre les besoins matériels des enseignant-es.
- - Transmettre les informations pratiques aux enseignant-es et apprenant-es.
- - Participer à l'organisation matérielle des cours, examens, master-classes, concerts et événements.
- - Anticiper les difficultés logistiques et en assurer le signalement.
- > RELATION AVEC LES APPRENANT.ES ET APPUI A LA COORDINATION
- - Assurer un accueil et un accompagnement de qualité au quotidien.
- - Répondre aux demandes administratives et pratiques et orienter les demandes pédagogiques vers le/la coordinateur-rice pédagogique.
- - Mettre en œuvre les décisions et consignes d'organisation.
- - Préparer les documents nécessaires aux réunions, examens et activités de formation.
- - Faire remonter les difficultés, besoins et situations particulières nécessitant un arbitrage.
- PÉRIMÈTRE DE RESPONSABILITÉ
- L'assistant-e pédagogique est responsable de la qualité, de la fiabilité et de la mise à jour des informations administratives, financières et logistiques relevant de son périmètre. Le/la coordinateur-rice pédagogique demeure responsable des contenus, programmes, objectifs, compétences visées, référentiels, modalités d'évaluation et orientations pédagogiques
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