Assistenz der Leitung (w/m/d)

Assistenz der Leitung (w/m/d)

Hochschulservice Internationales

Vollzeit

befristet bis zum 31.12.2027

Würzburg, Schweinfurt

Entgeltgruppe 8 TV-L

Bewerbungskennziffer:33.1.798

• Die Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS)ist eine der größten
• praxisorientierten Hochschulen in Bayern und deckt mit den Bereichen Technik,
• Sozial- und Wirtschaftswissenschaften, Gestaltung und Sprachen ein breites
• Fächerspektrum ab. Wir begleiten rund 9.300 Studierende in mehr als 70
• Studiengängen auf ihrem Bildungsweg. Seit 2022 ist die THWS durch das audit
• familiengerechte hochschule zertifiziert, um der Vielfalt an Lebensentwürfen
• und Familienformen gerecht zu werden sowie aktiv die Vereinbarkeit von Beruf
• und Familie ihrer Beschäftigten zu fördern.

• Bei uns in der Internationalisierung der THWS(Hochschulservice
• Internationales und Stabsstelle Internationale Projekte) gibt es kein Schema F
• •es ist immer alles in Bewegung. Wir bringen Menschen zusammen – wir gewinnen
• internationale Talente für ein Studium bei uns in Würzburg und Schweinfurt, wir
• betreuen die Austauschstudierenden unserer Partnerhochschulen während ihres
• Aufenthalts, vermitteln unsere Studierenden ins Auslandsstudium oder –praktikum
• und wir entwickeln gemeinsam mit starken internationalen Partnern immer neue
• Projekte, um die Internationalisierung unserer Hochschule nach vorn zu bringen.

Das kommt auf Sie zu:

• •Unterstützung der Leitung der Hochschulinternationalisierung bei der
• Umsetzung von deren Projekten
• •Durchführung von Recherchen sowie Aufbereitung von deren Ergebnissen zur
• weiteren Bearbeitung durch die Leitung der Hochschulinternationalisierung
• •Protokollführung bei internationalisierungsbezogenen Gremiensitzungen
• •inhaltliche Vorbereitung von Terminen (Erstellung Präsentationen,
• Tagesordnungen)
• •Kommunikation relevanter Themen an verschiedene Akteure innerhalb /
• außerhalb der Hochschule

• •allgemeine Administration
• •Begleitung von Personalgewinnungsmaßnahmen von der Stellenausschreibung bis
• zum Onboarding neuer Mitarbeitenden
• •Betreuung der studentischen Hilfskräfte, z. B. Prüfen der Stundenzettel;
• Kalenderbetreuung der Abteilung des HSIN, z. B. Urlaubsplanung
• •periodische Überprüfung der Einnahmen- und Ausgabenpositionen der
• Hochschulinternationalisierung
• •Abfrage von allgemeinen Kennzahlen in HSIN / Stabstelle und Fakultäten
• sowie deren Zusammenführung bzw. Auswertung

• •Koordination
• •von Terminen der Leitung (abteilungsintern, THWS-intern sowie mit externen
• Partnern); auch Terminvorbereitung
• •von Reisen (Reiseplanung und –organisation)
• •von Besuchen (Programmerstellung und Besuchsbetreuung)

• •Vorsortierung des E-Mail-Eingangs der Leitungen der Stabsstelle
• Internationale Projekte und des Hochschulservice Internationales

Das bringen Sie mit:

• •erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, bevorzugt im Verwaltungs- oder
• kaufmännischen Bereich, oder z. B. als
• Fremdsprachenkorrespondentin/Fremdsprachenkorrespondent, oder eine
• vergleichbare einschlägige Qualifikation
• •einschlägige Berufserfahrung im internationalen Hochschulkontext
• •Kenntnisse der internationalen Hochschullandschaft, vor allem im Bereich
• internationaler Hochschulbeziehungen sind wünschenswert
• •sehr gute MS Office-Kenntnisse, möglichst Kenntnisse von TYPO3, sicherer
• Umgang mit digitalen Kommunikationsmedien
• •verhandlungssichere Englischkenntnisse, idealerweise zusätzliche Kenntnisse
• einer weiteren modernen Fremdsprache
• •selbständiges, strukturiertes und effizientes Arbeiten, Entwickeln und
• Finalisieren
• •sehr gute soziale und serviceorientierte, kommunikative Kompetenzen sowie
• die Fähigkeit zum (interkulturellen) Perspektivenwechsel
• •verhandlungs- und entscheidungssicheres Auftreten, sowie die Fähigkeit,
• schnell fundierte Entscheidungen zu treffen
• •ausgeprägte Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit, in interdisziplinären
• Gruppen effektiv zu arbeiten

Für Sie wichtig:

• Die Einstellung und Vergütung richtet sich nach den einschlägigen Regelungen
• des Tarifvertrags der Länder mit allen im öffentlichen Dienst üblichen
• Leistungen. Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller Voraussetzungen in
• Entgeltgruppe 8 TV-L.

• Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt und grundsätzlich in Vollzeit
• (40 Stunden/Woche)zu besetzen; eine Besetzung in Teilzeit ist möglich, sofern
• durch Jobsharing die vollumfängliche Wahrnehmung der Aufgaben sichergestellt
• ist.

• Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im
• Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt
• eingestellt. Unsere Hochschule begrüßt es, wenn sich Frauen durch die
• Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.

• Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, erforderliche
• Qualifikationsnachweise, relevante Arbeitszeugnisse ect.) ausschließlich über
• unserOnline-Portal bis zum 04.10.2026.