Chargé(e) d'accueil et services (H/F)

Missions chargée d'accueil City One

Accueil physique et téléphonique

• -Accueil physique des visiteurs (renseigner, orienter, remplir fichier visiteurs, .)
• -Réception téléphonique
• -Traitement des fax/mails clients sur Salesforce
• -Traitement des mails sur Outlook Accueil et Intendance
• -Réception téléphonique des appels transférés du standard Carl en l'absence de l'agent d'accueil Carl
• -Relais fermetures en l'absence du binôme (18h)

Commandes et fournitures

• -Commande bouquet de fleur (naissance, décès) pour l'ensemble des sites
• -Commande plateaux repas, petits-déjeuners
• -Réservation restaurants pour les collaborateurs de passage et/ou internes
• -Distribution fournitures de bureau

Gestion des véhicules

• -Demande de devis et prise de rendez-vous pour le contrôle technique et la maintenance des véhicules des collaborateurs
• -Participation à la gestion des véhicules de pool : planning des réservations, entretien, restitution
• -Soutien BL Flotte auto, restitution et prise en charge des véhicules de fonction
• -Gestion des révisions et nettoyage des véhicules en collaboration avec BL Flotte

Support logistique et Evènements

• -Réservation / validation réservation de salles de réunion tous sites
• -Préparation thermos café sur demande
• -Demande impression de document (prestataire externe)
• -Traitement de livraisons diverses (colis, légumes, repas collaborateurs etc.)
• -Réservation de taxi / coursier
• -Services de conciergerie à développer (box pressing)

Gestion administrative et Reporting

• -Suivi du budget (saisie et validation factures SGE)
• -Gestion des problèmes sur les factures fournisseurs (signalement aux référents sur site, demande avoir, relance fournisseur.)
• -Mise en place et mise à jour des procédures liées au poste d'accueil
• -Création et modification d'articles concernant SGE dans BL BOT
• -Réception livraisons (réception des colis + envoi message destinataires)
• -Relais mise à jour affichage obligatoire

Sécurité et maintenance

-Relais demandes d'interventions auprès des prestataires

Relais

• -Relais ouvertures en l'absence cumulée de deux collaborateurs
• -Relais fermetures en l'absence du binôme
• -Relais courrier entrant et sortant en l'absence des préposés au courrier
• -Relais sur une partie de l'intendance
• -Relais Régie technique : aménagement de salles de réunion sur demande (placement des tables en U, des chaises en amphithéâtre, .)
• -Relais mise à jour de l'affichage obligatoire

Horaires

-de 9h00-13h00 & 14h00-17h20 du lundi au mercredi et 17h30 jeudis et vendredis

Salaire

• -Smic
• -Prise en charge de l'abonnement Tisséo à hauteur de 50%
• -Prise en charge de la mutuelle à hauteur de 50%