Gestionnaire de bureau | Office Manager

Our associates celebrate lives. We celebrate our associates.

• Diriger et coordonner les opérations d’une maison funéraire, d’un cimetière ou d’un crématorium. Assurer la qualité des services et des produits, pour satisfaire les besoins des familles clientes, pour maximiser les profits prévus au budget de la succursale et maintenir une atmosphère positive pour les employés.
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• Manages and coordinates the operational activities of a funeral home, cemetery and/or crematory operation. Ensures the highest quality services and products, to satisfy the need of any client family, to maximize budgeted profit plans for the location, and maintain a positive employee relations atmosphere.

RESPONSABILITÉS DU POSTE

Supervision de la comptabilité

Collecter tous les comptes fournisseurs

Vérifier et payer toutes les factures et les comptes

Gérer les factures et les dépôts

Maintenir le compte de petite caisse et s'assurer du bon roulement selon les politiques et les procédures de l'entreprise.

Rapprochement de comptes.

Chèques d'avance de fonds.

Demandes de chèque « Same Day Check »

Dépôts à la banque

Vérification des rapports de dépenses

Suivre les Autorisations de dépenses d’investissements (CEAs)

Activités d’opérations

Faire les commandes de fournitures de bureau et effectuer l’inventaire.

Coordonner les commandes et la réception de toute marchandise incluant les souvenirs et les cercueils et maintenir les stocks de voûtes, de marqueurs, d’urnes et de cercueil.

Superviser les procédures d’installation des commandes funéraires auprès des départements de terrains et d'entretien.

Fournir un soutien à direction de la succursale pour s'assurer que tous les contrats et les demandes sont complétés dans un délai raisonnable avec la documentation adéquate.

Remplir des rapports de funérailles ou de cimetière et les archiver adéquatement.

Fournir un soutien au département des Ventes au besoin, compréhension de JD Powers.

Assurer le respect de toutes les politiques et procédures de l’Entreprise, incluant :

Les vérifications fiscales (SOX)

Les formations de l’Université Dignité (DU)

Les vérifications de formations d'enterrement (IVT)

Les « Day Sales Outstandings (DSO) » en lien avec les finances et l’administration

Aider à la préparation ou à la supervision de tout formulaire concernant les funérailles ou le cimetière.

Vérifier les feuilles de temps et appliquer les politiques et les procédures de l'entreprise.

Appliquer les procédures de ressources humaines locales incluant les documents d’embauche, la vérification de permis de ventes de préarrangements, la gestion du dossier de l’employé et autre documentation confidentielle.

Effectuer les rencontres d’orientation aux nouveaux employés.

Produire un rapport mensuel de la succursale et un rapport de classement des indicateurs de performance clés.

Maintenir à jour les dossiers des véhicules et les permis.

Traiter les rapports de dépenses.

Mettre à jour la Liste de prix générale.

Faire fonctionner le système d'alarme et connaitre les codes et les procédures du système.

Aider lors des services funéraires et avec les présentations « Honneur & Mémoires », au besoin.

Coordonner les activités quotidiennes avec l’unité d'affaires et les autres départements.

Former les employés à l'application des politiques et procédures de l'entreprise.

Servir la clientèle et les familles avec professionnalisme et compassion.

Maintenir les dossiers clients à jour.

Mettre à jour le site web de l’entreprise, publier les avis de décès sur le site et dans les journaux.

Offrir un environnement de travail collaboratif et productif pour assurer la croissance et l’épanouissement de l'entreprise et ses employés, procurant un sentiment de fierté et d'appartenance, menant à surpasser les attentes.

Agir avec solidarité pour enrichir l'environnement de travail.

Se servir des commentaires de la clientèle en collaboration avec le département des Ventes pour améliorer l'administration locale et accroître la performance des employés.

Exécuter d'autres tâches requises.

Exigences MINIMALES

Formation

Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent

Diplôme ou formation d’un collège ou une école technique, de préférence

Expérience

Deux (2) ans d’expérience en tenue de livres, en administration générale, en comptabilité et comptes fournisseurs.

Connaissances, compétences et aptitudes

Maîtrise solide de l’informatique, d’une machine à écrire, de MS Office, des courriels, d’internet et des outils de bureau de base.

Excellentes compétences de communication écrite et verbale.

Grand sens de la compassion, de l’intégrité et de la confidentialité.

Capacité à résoudre des problèmes.

Capacité à faire des tâches multiples et à établir ses priorités.

Avoir une attention au détail.

Être flexible et être capable de travailler à un bon rythme.

Conditions de travail

En considérant l'environnement de travail associé à ce poste, les facteurs suivants peuvent s'appliquer :

Environnement de travail

Tenue professionnelle exigée lors des contacts avec les familles.

Postures de travail

Position assise continue pendant plusieurs heures par jour, jusqu'à 6 heures par jour.

Monter fréquemment des escaliers pour accéder aux bâtiments.

Exigences physiques

Effort physique exigeant une dextérité manuelle, y compris l’utilisation de documents, de calculatrices, d’ordinateurs et du téléphone

Heures de travail

Travailler au-delà des heures « normales » selon les besoins

Un minimum de voyage requis

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JOB RESPONSIBILITIES

Accounting Function Oversight

• •Collections of all accounts receivable
• •Verifications and payments of all accounts payable invoices
• •Controls of receipt and deposit of cash payments received
• •Maintains petty cash account and disburses the same in accordance with company policies and procedures
• •Reconciliations of all accounts
• •Cash advance checks
• •Same Day Check requests
• •Bank deposits
• •Verifies/audits cash disbursement reports
• •Tracks Capital Expenditure Authorizations (CEAs)

Operational Activities

• •Orders supplies for the office and completes inventory counts
• •Coordinates the processing of orders and receipt of all merchandise orders including memorials and caskets and the control of storage inventory for vaults and markers, urns and caskets
• •Oversees the processing of installation funeral-related orders and orders to the grounds and maintenance departments
• •Supports location management to ensure all contracts and work orders are completed in a timely manner with proper documentation
• •Schedules incoming orders and drivers for the ambulate service
• •Completes various funeral/cemetery reports and files accurately
• •Supports Sales as necessary requiring an understanding of JD Powers
• •Assures compliance with all Company policies and procedures to include
• •Sarbanes Oxley (SOX) audit
• •Dignity University (DU) training
• •Interment Verification Training (IVT) audits
• •Day Sales Outstanding’s (DSO) related to financial and administrative areas

• •Assists in preparing and/or overseeing all funeral/cemetery-related forms
• •Reviews time cards and administers corporate payroll policies and procedures
• •Administers local Human Resources (HR) processes such as processing new hire paperwork, verifying pre-need sales licenses, maintaining employee files and other confidential files (I9’s, etc.).
• •Ensures new associates receive new hire orientation
• •Pulls monthly reports from reporting site and create stack ranking reports for key performance indicators
• •Maintains vehicle records/licenses
• •Processes expense reports
• •Updates General Price Lists (GPLs)
• •Manages all