Logistics Administrative Assistant

JLL empowers you to shape a brighter way .

Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.

Onze logistieke dienst is het centraal punt waaruit zaalschikkingen, verhuizingen, verdeling van post en pakketten en archivering worden aangestuurd. Deze vinden plaats op de site van onze klant te Beerse en Geel.

We zijn op zoek naar een gedreven medewerker die ons team aan de de centrale receptie zal versterken. Dit omvat dat u zal instaan voor het ontvangen van goederen, en de bedeling hiervan op de sites. U doet hiervan ook de administratieve afhandeling: registratie van de pakketten, telefonische contacten met bestemmeling, input en opvolging van gegevens in het centraal systeem, opvolging van de “mismatching” en voor de facturatie hiervan. U zorgt ervoor dat goederen op een juiste manier gematcht worden met een eindgebruiker en dat de facturatie en de levering op een juiste manier kan plaatsvinden. U beheert de algemene mailbox van de centrale receptie en zorgt ervoor dat inkomende mails op de juiste plaats of aan de juiste persoon worden toegewezen. U bent daarnaast ook inzetbaar als back-up voor ondersteunende taken in afwezigheid van uw collega’s, of daar waar de dienst hulp nodig heeft.

Wij zoeken iemand die :

• •Dienstverlening en collegialiteit op de eerste plaats zet
• •Zeer klantgericht is
• •Computervaardig en leergierig is
• •Een hands-on mentaliteit heeft
• •Geen moeite heeft met fysiek werk
• •Autonoom kan werken, zelfvertrouwen uitstraalt en een echte teamplayer is
• •Verantwoordelijkheid kan opnemen ook wanneer er veel werk is
• •Flexibel en multi-inzetbaar is
• •Zich goed kan organiseren en proactief te werk gaat
• •Goed kan communiceren in het Nederlands (vloeiend) en in het Engels (basis)
• •In het bezit is van een rijbewijs B Wij bieden:

Een functie in dagdienst: maandag 07:30-16:00 en dinsdag t.e.m. vrijdag 07:30-15:30.Permanentie binnen de dienst van dinsdag tot en met vrijdag tot 16:00 afwisselend in een beurtrol met je collega’s. Een bediendecontract met een aantrekkelijk salaris, aangevuld met extralegale voordelen

EN

Our logistics department is the central hub responsible for coordinating room setups, relocations, mail and parcel distribution, and archiving activities.

These activities take place at our client’s sites in Beerse and Geel.

We are looking for a motivated employee to strengthen our team at the central reception desk.

In this role, you will be responsible for:

• •receiving goods and distributing them across the sites.
• handling the related administrative tasks, including parcel registration, telephone communication with recipients, data input and follow-up in the central system, handling mismatches
• •supporting the invoicing process.
• •ensuring that goods are correctly matched with the end user and that invoicing and deliveries are completed accurately and efficiently.
• •Managing the general mailbox of the central reception and ensure that incoming emails are forwarded to the correct department or person.
• •In addition, you may act as a backup for supporting tasks during colleagues’ absences or whenever additional support is needed within the department.

We are looking for someone who:

• •Puts service orientation and teamwork first
• •Is highly customer-focused
• •Has good computer skills and is eager to learn
• •Has a hands-on mentality
• •Is comfortable with physical work
• •Can work autonomously, shows confidence, and is a true team player
• •Can take responsibility, even during busy periods
• •Is flexible and versatile
• •Is well organized and proactive
• •Communicates well in Dutch (fluent) and English (basic)
• •Holds a valid category B driving license

We Offer:

• •A daytime position with working hours:Monday: 07:30 – 16:00Tuesday to Friday: 07:30 – 15:30
• •Rotational duty coverage within the department from Tuesday to Friday until 16:00, shared with colleagues
• •An employee contract with an attractive salary package, supplemented by additional fringe benefits

FR

Notre département logistique est le centre névralgique chargé de coordonner les aménagements de salles, les déménagements, la distribution du courrier et des colis, ainsi que les activités d’archivage.

Ces activités ont lieu sur les sites de notre client à Beerse et Geel.

Nous recherchons un(e) collaborateur(trice) motivé(e) pour renforcer notre équipe à la réception centrale.

Dans ce rôle, vous serez responsable de :

• •la réception des marchandises et leur distribution sur les différents sites ;
• •la gestion des tâches administratives associées, notamment l’enregistrement des colis, la communication téléphonique avec les destinataires, l’encodage et le suivi des données dans le système central, ainsi que le traitement des anomalies ;
• •le soutien au processus de facturation ;
• •la garantie que les marchandises soient correctement attribuées à l’utilisateur final et que la facturation ainsi que les livraisons soient effectuées de manière précise et efficace ;
• •la gestion de la boîte mail générale de la réception centrale et l’orientation des e-mails entrants vers le bon département ou la bonne personne.

En outre, vous pourrez assurer un rôle de back-up pour certaines tâches de support lors des absences de collègues ou lorsque le département nécessite un soutien supplémentaire.

Nous recherchons une personne qui :

• •accorde une grande importance au service et à l’esprit d’équipe ;
• •est fortement orientée client ;
• •possède de bonnes compétences informatiques et a envie d’apprendre ;
• •a une mentalité pratique et proactive ;
• •est à l’aise avec le travail physique ;
• •peut travailler de manière autonome, fait preuve d’assurance et possède un véritable esprit d’équipe ;
• •sait prendre des responsabilités, même en période de forte activité ;
• •est flexible et polyvalente ;
• •est organisée et proactive ;
• •communique aisément en néerlandais (courant) et en anglais (niveau de base) ;
• •possède un permis de conduire catégorie B valide.

Nous offrons :

• •un poste de jour avec les horaires suivants : lundi : 07h30 – 16h00 mardi à vendredi : 07h30 – 15h30
• •une permanence tournante au sein du département du mardi au vendredi jusqu’à 16h00, partagée avec les collègues ;
• •un contrat employé avec un package salarial attractif, complété par des avantages extralégaux.

Location:

On-site –Antwerp, BEL

If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements. We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!

At JLL, we harness the power of artificial intelligence (AI) to efficiently accelerate meaningful connections between candidates and opportunities. Using AI capabilities, we analyze your application for relevant skills, experiences, and qualifications to generate valuable insights about how your unique profile aligns with the specific requirements of the role you're pursuing.

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