Office Manager & Assistant(e) de Direction

Horizon Trading Solutions est une FinTech à taille humaine (environ 150 collaborateurs), spécialisée dans la conception d’une plateforme de trading électronique multi-actifs. Présente en France et à l’international (Asie, Moyen-Orient, Amérique du Nord), l’entreprise évolue dans un environnement exigeant, innovant et en forte croissance.

Engagée pour une finance plus responsable, Horizon Trading Solutions est certifiée B-Corp depuis 2022 et mène des actions concrètes en faveur de l’impact environnemental et social.

Dans ce contexte, nous recrutons un(e) Office Manager & Assistante de direction en CDI , rôle central pour garantir la fluidité des opérations quotidiennes, la qualité de vie au travail et l’efficacité de la coordination interne depuis nos bureaux parisiens.

Votre rôle

Rattaché(e) au département Finance , vous êtes un pilier opérationnel du siège parisien et un point de coordination pour les autres bureaux.

Vous intervenez avec un haut niveau d’autonomie , dans un environnement international, et encadrez un(e) alternant(e).

Vos missions

Déplacements professionnels

Organiser les déplacements professionnels des équipes et de la Direction (transports, hébergements, logistique)

Gérer des déplacements complexes dans un environnement international

Assurer le suivi, le reporting et l’optimisation des coûts

Mettre en place et améliorer les process liés aux voyages

Gérer les assurances et coordonner avec les partenaires

Assistanat de direction

Gérer les agendas du CEO et de certains membres de la Direction

Organiser les réunions stratégiques (COMEX, conseils, offsites)

Assurer l’interface avec des interlocuteurs externes (actionnaires, fonds d’investissement, partenaires)

Coordonner la logistique et la préparation des instances de gouvernance

Manipuler des informations sensibles avec un haut niveau de confidentialité

Office Management & services généraux

Garantir la bonne tenue et le bon fonctionnement des bureaux parisiens

Accueillir visiteurs, candidats, prestataires et nouveaux collaborateurs

Gérer le courrier, les colis et les flux entrants

Créer et suivre les badges d’accès

Piloter les prestataires (maintenance, ménage, sécurité, équipements)

Participer aux projets d’aménagement et d’optimisation des espaces

Projets transverses & coordination

Gérer les commandes et le suivi des stocks (fournitures, consommables, etc.)

Sourcer et piloter les fournisseurs

Suivre les facturations en lien avec les équipes internes

Coordonner les sujets Office Management avec les bureaux internationaux

Contribuer à la structuration et à l’amélioration continue des process

Profil recherché

Expérience significative en assistanat de direction et assistanat d’équipe

Expérience en environnement type banque d’affaires, fonds d’investissement ou cabinet de conseil fortement appréciée

Expertise dans la gestion de déplacements professionnels complexes

Excellentes capacités d’organisation, d’anticipation et de priorisation

Aisance relationnelle et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés

Sens de la confidentialité, rigueur et fiabilité

Anglais professionnel courant (écrit et oral)

Pourquoi nous rejoindre ?

Un rôle central, transversal et visible dans une entreprise internationale à taille humaine

Un environnement structuré, exigeant mais bienveillant

Une entreprise engagée, certifiée B-Corp

Télétravail possible , selon l’organisation et les besoins du poste

Des bureaux idéalement situés à deux pas du Parc Monceau

Horizon is an equal opportunity employer. We promote diversity, multiculturalism, and inclusion.