OFFICIER LOGISTIQUE

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.

DESCRIPTIF DU POSTE

Sous la supervision du Supply Chain Manager, l’Officier(e) Logistique basé à Niania aura comme tâches d’appuyer le département Supply Chain dans ses activités journalières des équipes mobiles dans le cadre du projet OCHA-USA mis en œuvre dans la province de l’Ituri.

RESPONSABILITES CLES

Activités Procurement

• •Centraliser et traiter les demandes d’achat (items forecast) des services et des biens non médicaux approuvées à travers le logiciel de traitement des approvisionnements (Integra);
• •En collaboration avec les demandeurs et le comité d’achat, préparer, publier et gérer les documents critiques d’approvisionnements y compris les RFQ et les RFP, les grilles d'analyses des offres, conformément aux procédures de IRC et des bailleurs de fonds;
• •Mener les négociations transparentes et documentées auprès des fournisseurs pour assurer qu’IRC est en train d’acheter au prix le plus réaliste possible
• •Préparer les bons de commande dans Integra, obtenir toutes les validations et/ou approbations internes et contractualiser par la suite avec les fournisseurs
• •Informer les différents départements sur l’évolution de traitement de leurs demandes d’achat ;
• •Contrôler la compliance des dossiers d’achat et élaborer les demandes de paiements avant transmission à la finance, s’assurer que l'ensemble des pièces sont valides quantitativement et qualitativement conformément à la check list;
• •A la réception de chaque demande d’achat (IF ou PR), assurer que son dossier est systématiquement créé sous box dans le dossier dédié à cette fin;
• •Assurer qu’à chaque étape du traitement du dossier d’achat, la documentation est archivée sous Box dans le dossier convenable;
• •Assurer que les fournisseurs sont payés en temps;
• •Assurer que toutes les commandes sont convenablement clôturées dans le système de gestion Integra et tenir à jour l’archivage des dossiers d'achats sur Box conformément au SOP en place;
• •Assurer que le dossier de tout fournisseur qui contractualise avec l’IRC contient les diligences raisonnables à jour et valides obligatoires entre autres : l’ATC, le SamGov, check liste des fournisseurs radiés IRC, check publique, check références, rapports des visites, P16 et P42 remplis et signés;
• •Assurer que tous les fournisseurs couramment utilisés et à utiliser dans un futur proche sont déjà configurés comme tels sur la liste des vendors dans Integra sinon demander sa création conformément à la procédure en place;
• •Lancer et conduire le processus des demandes d’information en amont des lancements des MPA/MSA ou toute autre processus d’appel d’offre;
• •Tenir la liste des fournisseurs issus des études du marché par catégorie d’items (au minimum 3 par catégorie) ; ainsi que la liste des prix issus des études du marché;
• •Actualiser, une fois par an, la liste des prix.

Activités Gestion du charroi automobile

• •Elaborer le planning des déplacements en affectant les voitures conformément aux planifications des programmes et des opérations et/ou en fonction des besoins des projets;
• •S´assurer du ravitaillement des voitures en carburant à chaque fois que le niveau du réservoir baisse à ½ ou quel que soit le niveau si la voiture effectuera une mission sur terrain;
• •Mettre en place et suivre les consommations moyennes en carburant pour chaque voiture entre deux pleins et chaque dernier jour du mois;
• •Tenir un registre de suivi des validités et des renouvellements des documents des voitures : assurances, contrôles techniques, vignettes, voiries urbaines, permis de conduire chauffeurs;
• •Assurer le suivi des maintenances des voitures et que ce dernier respecte le cycle ABACA et que les étiquettes de suivi des kilométrages des maintenances pour chaque voiture est accroché au volant;
• •Tenir le registre (fichier Excel) de suivi des couts de fonctionnement de chaque voiture sur la base et assure de suivi régulier de ce dernier : couts de maintenance, des réparations, de lavage, des pneumatiques;
• •Remonter toute information sur les pannes des voitures au Supply Chain Manager de Kalemie et se rassurer que les réparations soient faites dans les délais;
• •Assurer que chaque voiture possède un kit d’outillage de secours, des roues des secours, les kits de désembourbèrent, des kits de premiers secours et que la limitation des vitesses est accrochée au tableau de chaque tableau de bord;
• •Assurer de l’existence des logbooks et des livrets des maintenances ainsi que de leurs correctes complétudes;
• •Superviser les chauffeurs en assurant que ceux-ci conduisent aient leurs objectifs et évaluations des performances, un plan de congé, un plan de rotation.

Gestion des assets et des entrepôts

• •Superviser le gestionnaire des inventaires, il assure la sûreté et la sécurité des entrepôts, la gestion des actifs (maintenance, réparation, évaluation, ventes aux enchères et donations) et supervise la sélection du site d'entrepôt suivant les règles du bailleur et les procédures d’IRC;
• •En collaboration avec les programmes, Il (elle) approuve les stocks tampons, s`assure que la gestion du stockage des médicaments et les stocks CIK ainsi que les plans de distribution se fassent selon les procédures GSC en place;
• •Avec le support du Coordinateur Supply Chain, il (elle) s`assure que la destruction des stocks expirés est faite selon les procédures d`élimination des stocks en place;
• •Il (Elle) supervise le comptage cyclique des inventaires et coordonne le processus de réconciliation avec les équipes d’inventaires;
• •Il (elle) revoie et approuve tous les rapports de comptage avant une transmission auprès de son superviseur et justifie les écarts des comptages, le cas échéant;
• •Il (elle) s`assure que tous les actifs sont couverts par une assurance valide.

PROFIL REQUIS

• •Diplôme universitaire de Graduat ou Licence en logistique, économie, comptabilité ou équivalent;
• •Bonnes capacités rédactionnelles et communicationnelles en français ;
• •Avoir au moins deux ans d’expérience en tant que Logistics Officers une ONG;
• •Connaissance de l’environnement et de la longue locale est un atout ;
• •Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) ;
• •Capacité à travailler en équipe et de fois sous pression, sens des responsabilités, sens de l’organisation sens de la discrétion et de la confidentialité ; intégrité, honnêteté, franchise;
• •Faire preuve d’ada