Secrétaire d'Accueil (H/F)

Cette offre est ouverte aux bénéficiaires de l'obligation de l'emploi.

La Secrétaire d'Accueil (H/F) est chargée d'accueillir les visiteurs et de prévenir les personnes concernées de leur arrivée et de répondre au téléphone. Elle a également en charge la gestion du courrier et une mission d'information et de communication.

• Qualifications
• Accueil et standard :
• Distribuer les communications et prendre les messages en cas d'absence des correspondants,
• Communiquer les messages à leurs destinataires par tous supports disponibles (notamment intranet),
• Créer un répertoire contenant les adresses et numéros de téléphone des appels les plus fréquents, o Gestion du courrier :
• Distribuer le courrier extérieur (avant 10h30) à chaque service qui doit lui-même faire son tri,
• Gérer le courrier interne en prévenant les services en cas d'urgence,
• Vérifier toutes les heures la réception des fax et prévenir les intéressés en cas d'urgence,
• Taper les courriers de la Direction,
• Affranchissement du courrier,
• Préparer des mailings pour les écoles à la demande du service des Ressources Humaines,
• Suivi des visites médicales.
• Maintenir propre l'accueil entre les passages des entreprises de nettoyage.

• Information et communication :
• Tenir à jour les plannings des salles de réunion (tableaux nets),
• Tenir et mettre à jour un cahier des visites de l'entreprise,
• Recenser et archiver les journaux professionnels en mettant en place une revue de presse,
• Informer les intéressés sur le standard,
• Gérer les déplacements (trains, avions, hôtels).

• Administratif :
• Gérer diverses tâches administratives incombant à son poste.
• La Secrétaire d'Accueil s'engage enfin, à respecter toutes les nouvelles directives et/ou consignes énoncées par son supérieur hiérarchique et à accepter toutes les missions annexes qu'il pourrait lui confier, dans le cadre de ses compétences et de son expérience professionnelle.
• La Secrétaire d'Accueil occupe une fonction transverse. Il est donc primordial de veiller à ce que le lien créé avec les différentes parties prenantes soit fluide et optimal.