Secrétaire de Direction (H/F)

L'APEAJ est une association toulousaine à taille humaine engagée dans l'accueil et l'accompagnement des enfants et jeunes en difficultés âgées de 3 à 20 ans. À travers ses différentes actions et ses équipes, elle œuvre au quotidien pour favoriser l'inclusion, l'autonomie et le bien-être des personnes accompagnées. Afin de renforcer son équipe administrative, l'APEAJ recherche un(e) Secrétaire de direction qui soit un véritable appui de la Direction d'établissement.

• MISSIONS :
• Accueil et secrétariat administratif :
• - Assurer l'accueil téléphonique et physique de la Direction de l'association
• - Identifier les demandes, apporter un premier niveau de réponse et orienter les interlocuteurs vers les services ou professionnels concernés
• - Réceptionner, traiter et transmettre les courriers et courriels
• - Rédiger et mettre en forme les différents documents administratifs
• - Garantir la qualité de présentation, la confidentialité et la traçabilité des documents traités

• Secrétariat de la Direction Générale :
• - Assister la Direction au quotidien et faciliter son organisation
• - Organiser et préparer les réunions (convocations, ordre du jour, dossiers préparatoires, supports et documents nécessaires)
• - Assurer le suivi administratif des décisions et actions confiées par la Direction
• - Préparer et diffuser les courriers, notes et documents institutionnels
• - Assurer le suivi des échéances administratives et institutionnelles
• - Classer et archiver les dossiers de la Direction

• Secrétariat des instances associatives :
• - Préparer les réunions du bureau, du Conseil d'administration et de l'Assemblée Générale
• - Contribuer à l'élaboration et à la mise en forme des ordres du jour
• - Préparer et rassembler les documents nécessaires aux instances
• - Formaliser les comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• - Assurer la diffusion des documents auprès des administrateurs et interlocuteurs concernés
• - Tenir à jour les dossiers institutionnels et les documents de référence de l'association

• Missions transversales :
• - Participer à l'organisation d'évènements et de réunions institutionnelles
• - Gérer la commande des fournitures
• - Assurer l'accueil et le suivi des prestataires de services (société d'entretien, traiteurs, intervenants Apave,.)

• COMPETENCES ET PROFIL RECHERCHE
• Techniques et fonctionnelles :
• - Capacités rédactionnelles et orthographiques
• - Maîtrise des techniques de prise de notes et de rédaction de comptes rendus
• - Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, .)

• Relationnelles et comportementales :
• - Autonome et savoir prioriser ses activités
• - Réactive et capable de gérer plusieurs situations en même temps
• - Discrétion et respect de la confidentialité
• - Sens du service et de l'accueil
• - Polyvalent(e) et adaptable
• - Etre force de proposition

• QUALIFICATION ET EXPERIENCE
• Formation de niveau Bac à Bac + 2 exigé, en secrétariat ou gestion administrative
• Expérience d'au moins 5 ans sur un poste similaire
• Expérience dans le secteur du médico-social appréciée

• CONDITION D'EXERCICE DU POSTE
• - Poste à pourvoir en CDD à temps plein du 14/09/26 au 07/10/26, puis à temps partiel du 08/10/26 au 29/11/26
• - Congés à chaque période de vacance scolaire
• - Grille salariale CCN66 Technicien supérieur avec reprise possible de l'expérience
• - Majoration familiale
• -Proximité du métro Barrière de Paris
• - Possibilité de prendre le repas à la cantine