Auxiliar de Arquivo

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We provide expert, sustainable solutions in records and information management, digital transformation services, data centers, asset lifecycle management, and fine art storage, handling, and logistics. We proudly partner every day with our 225,000 customers around the world to preserve their invaluable artifacts, extract more from their inventory, and protect their data privacy in innovative and socially responsible ways.

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RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS

1. Controlar a entrada e saída de pesquisas através das solicitações recebidas por e-mails dos clientes, sistema interno ou sistema do cliente;

2. Cadastrar e pesquisar dados de documentos em sistema específico ou planilhas enviadas pelo cliente, quando não estão completas, conforme orientação do gestor;

3. Conferir e pesquisar documentos físicos, imagem ou por cópia dos clientes, conforme as solicitações recebidas;

4. Encaminhar documentos solicitados pelos clientes para a área de roteiro, para que o mesmo seja entregue ao local da solicitação, assim também como a devolução dos documentos recepcionados com divergência identificados no sistema;

5. Procurar e localizar caixas de documentos, seguindo instruções ou indicações de endereços (corredores, prateleiras, níveis, etc) estabelecidos pelos procedimentos vigentes ou instruções dadas pelo superior. Após os trabalhos de pesquisa, retornar estes volumes ao local inicial;

6. Preencher relatórios de suas atividades diárias (formulário OPLOG), conforme os modelos e procedimentos IMB, para avaliação e controle da produção individual e do departamento;

7. Quando não há trabalhos de sua função direta poderá auxiliar os demais departamentos e realizar tarefas correlatas de acordo com solicitação do gestor imediato.

8. Atualizar de planilhas com controles necessários, conforme determinado pelo cliente ou gestor, assim também com a inserção de dados no sistema interno ou do cliente em específico; Atividade exclusiva do setor GAA (Guarda de Arquivo Ativo), Organização de Arquivo (O.A), Pesquisa e Site Exclusivo (conforme contrato);

9. Atender aos clientes por telefone em suas solicitações de documentos e dar suporte sempre que solicitado em suas consultas via web;

10. Recepcionar e conferir os documentos físicos recebidos por malote dos clientes e dar baixa no sistema com a confirmação do recebimento. Atividade exclusiva do setor Organização de Arquivo (O.A);

11. Prestar Serviço externo nos clientes ou em outras Unidades da empresa, executando as tarefas de conferência, preparação, organização dos documentos para que sejam enviados para a guarda, sempre que necessário.

ESCOLARIDADE REQUERIDA

Ensino Médio Completo.

CONHECIMENTOS TÉCNICOS DESEJÁVEIS

Pacote Office, organização documental, atendimento ao cliente.

COMPETÊNCIAS REQUERIDAS

Atenção concentrada, agilidade, proatividade, organização do trabalho e Trabalho em equipe

Category: Operations Group