Executive Assistant Direktionssekretariat (m/w/d)

Im Mittelpunkt unseres Handelns steht Ihre Zufriedenheit.

• Die Herrmann GmbH Office + IT Service ist seit über 30 Jahren auf die
• Vermittlung und Überlassung von Fach- und Führungskräften aus dem
• kaufmännischen und IT-Bereich spezialisiert.

• Nutzen auch Sie unsere hervorragenden Kontakte zu Konzernen und
• renommierten mittelständischen Unternehmen. Wir garantieren Ihnen
• eine kompetente und persönliche Betreuung sowie attraktive
• Konditionen in unserem Hause.

UNSER KUNDE

• Unser Kunde zählt zu den bedeutendsten Forschungs- und
• Technologieeinrichtungen Deutschlands und entwickelt innovative
• Lösungen für die Herausforderungen von morgen. Am Standort Bonn
• entstehen in interdisziplinären Teams anspruchsvolle Projekte und
• zukunftsweisende Lösungen in verschiedenen wissenschaftlichen und
• technologischen Bereichen.

• Seit vielen Jahren unterstützen wir unseren Kunden erfolgreich bei
• der Überlassung und Vermittlung qualifizierter Fachkräfte. Es
• erwartet Sie ein modernes Arbeitsumfeld mit innovativen Technologien,
• spannenden Aufgaben und langfristigen beruflichen Perspektiven in
• einer international anerkannten Forschungseinrichtung.

WIR BIETEN IHNEN

• •Einsatz bei einer der führenden Forschungs- und
• Technologieeinrichtungen Deutschlands in einem internationalen und
• innovativen Arbeitsumfeld
• •Flexible Arbeitsgestaltung mit der Möglichkeit zum mobilen
• Arbeiten nach Absprache bei mindestens drei Präsenztagen pro Woche am
• Standort Bonn-Oberkassel
• •Geregelte Arbeitszeiten von Montag bis Freitag in der Regel von
• 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr bei einer 39-Stunden-Woche
• •Vergütung nach Entgeltgruppe EG 8 TVöD-Bund
• •Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben im internationalen Umfeld
• einer renommierten Forschungs- und Technologieeinrichtung
• •Persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner sowie
• individuelle Unterstützung während des gesamten Einsatzes
• •Bis zu 30 Urlaubstage pro Jahr sowie die Möglichkeit zur
• Urlaubsnahme bereits während der Probezeit
• •Exklusive Mitarbeitervorteile über Corporate-Benefits mit
• Vergünstigungen bei zahlreichen namhaften Marken und Onlineshops
• •Prämien im Rahmen unseres Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programms

IHRE AUFGABEN

• •Sie verantworten die organisatorischen und administrativen Abläufe
• im Direktionssekretariat und unterstützen den Direktor zuverlässig
• bei der Koordination des Tagesgeschäfts
• •Das Termin- und Kalendermanagement liegt in Ihren Händen –
• interne und externe Termine planen, koordinieren und überwachen Sie
• auch im internationalen Kontext
• •Besprechungen, Tagungen und Videokonferenzen bereiten Sie
• organisatorisch vor und nach und sorgen für die rechtzeitige
• Bereitstellung aller benötigten Unterlagen
• •Sie erstellen und bearbeiten Präsentationen, Berichte und weitere
• Dokumente und führen Informationen aus unterschiedlichen
• Fachbereichen strukturiert zusammen
• •Die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz bearbeiten Sie
• selbstständig und behalten offene Vorgänge, Wiedervorlagen sowie
• relevante Fristen zuverlässig im Blick
• •Als zentrale Schnittstelle stehen Sie im regelmäßigen Austausch
• mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern aus
• Wissenschaft, Wirtschaft, Behörden und internationalen Organisationen
• •In- und Auslandsdienstreisen organisieren Sie von der Planung und
• Zusammenstellung der Reiseunterlagen bis zur anschließenden
• Reisekostenabrechnung
• •Sie koordinieren den Empfang nationaler und internationaler Gäste
• und kümmern sich um die organisatorische Vorbereitung der jeweiligen
• Besuche
• •Darüber hinaus unterstützen Sie bei der Verwaltung von Budgets,
• bearbeiten Bestellungen und Reiseanträge und sorgen für eine
• strukturierte Pflege von Akten, Dateien und digitalen Vorgängen
• •Im Rahmen des Bewerbungsmanagements koordinieren Sie eingehende
• Bewerbungen und übernehmen die organisatorische Abstimmung von
• Vorstellungsgesprächen

IHR PROFIL

• •Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische
• Berufsausbildung, beispielsweise als Kauffrau für Büromanagement
• (m/w/d), Europasekretärin (m/w/d), Fremdsprachenkorrespondentin
• (m/w/d) oder über eine vergleichbare Qualifikation
• •Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung, idealerweise als
• Direktionsassistentin (m/w/d), Geschäftsführungssekretärin (m/w/d),
• Executive Assistant (m/w/d) oder in einer vergleichbaren
• anspruchsvollen Assistenzfunktion, bringen Sie bereits mit
• •Die eigenständige Organisation eines Sekretariats oder
• Assistenzbereichs ist Ihnen vertraut und Sie verfügen über
• praktische Erfahrung im Terminmanagement, in der Korrespondenz sowie
• in der Organisation von Besprechungen und Geschäftsreisen
• •Mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen arbeiten Sie
• routiniert und erstellen Präsentationen, Dokumente und schriftliche
• Korrespondenz professionell und adressatengerecht
• •Ihre verhandlungssicheren Deutschkenntnisse und guten
• Englischkenntnisse in Wort und Schrift ermöglichen Ihnen eine
• souveräne Kommunikation mit nationalen und internationalen
• Ansprechpartnern
• •Ein sehr gutes schriftliches und mündliches
• Ausdrucksvermögen bringen Sie auch bei der Erstellung und
• redaktionellen Bearbeitung anspruchsvoller Unterlagen ein
• •Sie organisieren vorausschauend, setzen Prioritäten sicher und
• behalten auch bei parallelen Terminen, Fristen und Vorgängen stets
• den Überblick
• •Auch bei vertraulichen und sensiblen Vorgängen handeln Sie
• jederzeit umsichtig und wahren die erforderliche Diskretion
• •Im Austausch mit unterschiedlichen Gesprächspartnern kommunizieren
• Sie sicher und professionell und verstehen es, Ihre Anliegen
• verbindlich zu vertreten
• •Auch bei wechselnden Anforderungen und Prioritäten arbeiten Sie
• zuverlässig und schätzen die Zusammenarbeit im Team

IN NUR 2 MINUTEN ZU IHREM NEUEN JOB:

• Nutzen Sie unser Online-Formular und laden Ihre vollständigen
• Bewerbungsunterlagen (gerne inklusive aussagekräftigen Lebenslauf,
• Zeugnisse, Zertifikate, etc.) einfach hoch – ein Anschreiben ist
• nicht erforderlich.

Für Fragen stehen Ihne