Verwaltungsfachangestellte/r - Bundesverwaltung

• Ihre Aufgaben
• Ihr Schwerpunkt liegt in der Forschungsadministration, wo Sie die Qualität der administrativen
• Abläufe sicherstellen. Nach einer strukturierten Einarbeitung übernehmen Sie Ihren
• Aufgabenbereich eigenständig und bringen sich langfristig in die Weiterentwicklung dieser
• Funktion ein. Zu Ihren Aufgaben zählen:
• º Administrative Begleitung von Forschungsprojekten: Sie begleiten unsere
• Forschenden bei Antrags- und Auftragsprojekten
• º Schnittstellen- und Informationsmanagement: Sie koordinieren den
• Informationsfluss zwischen Departmentleitung, Instituten sowie zentralen
• Serviceeinrichtungen und unterstützen die interne Abstimmung im Bereich Forschung.
• Zudem geben Sie erste administrative Orientierung, etwa bei Fragen zu Open Science,
• Open Access oder Forschungsdatenmanagement
• º Prüfung und Aufbereitung von Unterlagen: Sie prüfen Projekteinreichungen formal
• (Kostenkalkulationen, Fördervorgaben etc.), bereiten Unterlagen strukturiert auf und
• erstellen präzise Datenauswertungen in Excel
• º Projektabrechnung und Audit-Support: Sie wirken bei Projektabrechnungen und
• externen Finanzprüfungen mit und stimmen sich dabei mit den zuständigen
• Serviceeinrichtungen ab
• º System- und Prozessunterstützung: Sie unterstützen bei internen Abläufen und bei
• der Anwendung universitärer Tools wie FIS und ArgeData
• º Organisation im Departmentmanagement: Sie koordinieren organisatorische und
• administrative Abläufe, insbesondere Besprechungen, Veranstaltungen und weitere
• laufende Aufgaben, dokumentieren Ergebnisse und stellen die strukturierte
• Nachverfolgung von Themen, Fristen und Unterlagen sicher

• Ihr Profil
• º Qualifikation: Abgeschlossenes Studium oder eine abgeschlossene höhere
• Schulausbildung mit Matura (z. B. HAK, HLW oder gleichwertiger Schulabschluss)
• jeweils mit relevanter Berufs- bzw. Praxiserfahrung. Bewerbungen aus dem
• kaufmännischen oder administrativen Bereich sind uns ebenso willkommen wie aus
• dem Wissenschafts- oder Universitätsumfeld
• º Arbeitsweise und Selbstorganisation: Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige
• Arbeitsweise; Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu organisieren und Prioritäten zu
• setzen. Ideen zur Weiterentwicklung administrativer Abläufe bringen Sie gerne ein
• º Zahlen und strukturiertes Denken: Ausgeprägtes Zahlenverständnis und Freude an
• der Datenorganisation; Bereitschaft, sich rasch in neue Sachverhalte einzuarbeiten
• und Zusammenhänge strukturiert zu erfassen
• º IT-Kompetenz: Sehr gute IT-(Anwender*innen-)Kenntnisse (insbesondere MS Office)
• º Kommunikation und Teamkultur: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort
• und Schrift; serviceorientierte, wertschätzende Kommunikation sowie Offenheit für
• unterschiedliche Perspektiven, Erfahrungen und Hintergründe
• º Von Vorteil, aber keine Voraussetzung: Kenntnisse universitärer Strukturen und
• Abläufe, Erfahrung in der administrativen bzw. finanziellen Abwicklung
• wissenschaftlicher Projekte (inklusive Projektabrechnung), Kenntnisse der
• österreichischen und internationalen Förderlandschaft sowie Grundkenntnisse in SAP
• bzw. im Rechnungswesen

• Erscheinungstermin: 01.09.2026
• Bewerbungsfrist: 15.09.2026

• Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inkl.
• º Motivationsschreiben
• º Lebenslauf
• º Zeugnisse (Abschlusszeugnisse, Dienstzeugnisse)
• º Kurzübersicht absolvierter Kurse/Schulungen
• º Informationen zu Rahmenbedingungen/Unterstützungshilfen (sofern benötigt)
• º Bitte fügen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen in einer einzigen PDF-Datei zusammen
• und benennen Sie diese nach folgendem Muster: "Nachname_Vorname.pdf"
• an das Personalmanagement, Referenznummer 171, der Universität für Bodenkultur,
• Peter-Jordan-Straße 70, 1190 Wien; E-Mail: [email protected]. Bitte Referenznummer
• unbedingt anführen!

• Die Bewerber*innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung aufgelaufener Reise- und
• Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.

www.boku.ac.at