Administratief medewerker planning & operations

Welcome at LGI Group - we stand for innovative strength, transparent communication and short decision-making processes. To drive our company forward, we are looking for people who can see things from a different perspective and thus develop exciting ideas. Because that's the only way we can make a difference! Do you want to make a difference with us?

Administratief Medewerker Planning & Operations

Fulltime / 40 uur – locatie Ruurlo

LGI Technical Logistics is gespecialiseerd in logistieke dienstverlening tot op gebruikerslocatie van kwetsbare apparatuur in Europa. Wij bieden onze opdrachtgevers een totaalconcept: van pré-installatie en warehousing tot (retouren)logistiek, installatie on site en gebruikersinstructie.

In verband met de verdere groei van onze organisatie zijn wij op zoek naar een Administratief Medewerker Planning & Operations.

Een functie voor iemand die energie krijgt van structuur, cijfers, administratie en het verbeteren van processen, maar die zich tegelijkertijd thuis voelt binnen een dynamische logistieke planningsomgeving.

Je wordt onderdeel van het team Planning en werkt nauw samen met onze planners, coördinatoren, chauffeurs, Customer Service, Finance en andere interne afdelingen. Jouw belangrijkste focus ligt op de administratieve ondersteuning en verwerking rondom de planning, waaronder urenverwerking, controle en voorbereiding van facturatie en het bewaken van de administratieve kwaliteit.

Daarnaast krijg je een belangrijke rol in het verder professionaliseren van de planningsadministratie. Je kijkt kritisch naar de huidige werkwijze, signaleert waar informatie ontbreekt of dubbel wordt verwerkt en denkt actief mee over hoe processen slimmer, overzichtelijker en efficiënter kunnen worden ingericht.

De functie

Als Administratief Medewerker Planning & Operations ben je een belangrijke schakel binnen het planningsteam. Je zorgt ervoor dat de administratieve processen rondom de dagelijkse operatie correct, volledig en tijdig worden uitgevoerd.

Een belangrijk onderdeel van jouw werkzaamheden is de urenverwerking. Je controleert geregistreerde uren, ritten en werkzaamheden, signaleert afwijkingen en stemt deze waar nodig af met planners, chauffeurs en andere betrokkenen.

Ook ondersteun je bij de facturatievoorbereiding. Je zorgt ervoor dat de juiste informatie beschikbaar is, controleert gegevens en signaleert eventuele afwijkingen voordat deze richting facturatie gaan.

Daarnaast wordt van jou verwacht dat je verder kijkt dan alleen het verwerken van administratie. Je krijgt nadrukkelijk de ruimte om de administratieve organisatie binnen Planning naar een hoger niveau te brengen.

Denk hierbij aan:

het verbeteren en standaardiseren van administratieve werkprocessen;

het inzichtelijk maken van verantwoordelijkheden binnen de planning;

het verminderen van handmatige en dubbele administratieve handelingen;

het verbeteren van de volledigheid en betrouwbaarheid van gegevens;

het bewaken van deadlines rondom urenverwerking en facturatie;

het ontwikkelen en verbeteren van overzichten, controles en rapportages;

het signaleren van afwijkingen en structurele knelpunten;

het verbeteren van de informatieoverdracht tussen Planning, Customer Service en Finance;

het meedenken over verdere digitalisering en automatisering;

het creëren van meer structuur en uniformiteit in de planningsadministratie.

Je bent daarmee niet alleen bezig met “de administratie bijhouden”, maar hebt juist een actieve rol in het verbeteren van de administratie en processen rondom Planning.

Je werkt nauw samen met de planners en coördinator Planning. Je begrijpt wat er operationeel speelt en weet dit te vertalen naar een correcte en overzichtelijke administratie.

Dit ga je doen

Verwerken, controleren en bewaken van urenregistraties;

Controleren van ritten, werkzaamheden en administratieve gegevens;

Signaleren en corrigeren van afwijkingen in uren en ritgegevens;

Voorbereiden en controleren van gegevens ten behoeve van de facturatie;

Controleren of opdrachten administratief volledig zijn afgerond;

Ondersteunen van planners bij administratieve werkzaamheden;

Beheren en structureren van administratieve gegevens binnen de planning;

Opstellen en bijhouden van diverse overzichten en rapportages;

Bewaken van administratieve deadlines;

Verzorgen van een correcte en tijdige overdracht van informatie naar Finance en andere afdelingen;

Ondersteunen bij de administratieve verwerking van projecten en opdrachten;

Signaleren van knelpunten en ontbrekende informatie binnen administratieve processen;

Meedenken over en implementeren van verbeteringen binnen de planningsadministratie;

Standaardiseren en verder professionaliseren van administratieve werkwijzen;

Meedenken over digitalisering, automatisering en het slimmer inrichten van systemen;

Ondersteunen bij KPI-rapportages en managementinformatie;

Fungeren als administratieve vraagbaak binnen het planningsteam.

De uitdaging: Planning administratief naar een hoger niveau

Binnen LGI groeit de operatie en daarmee ook de hoeveelheid informatie die rondom transporten, projecten, uren en facturatie wordt verwerkt.

Daarom zoeken we iemand die niet alleen goed is in administratie, maar ook ziet waar dingen beter kunnen.

Je krijgt binnen deze functie de mogelijkheid om mee te bouwen aan een verdere professionalisering van de administratieve processen binnen Planning. Je onderzoekt hoe we informatie slimmer kunnen vastleggen, controleren en delen.

Je kunt bijvoorbeeld denken aan het ontwikkelen van een duidelijke structuur voor urencontrole, het verbeteren van controles vóór facturatie, het standaardiseren van werkwijzen tussen planners en locaties of het ontwikkelen van dashboards en rapportages.

Ook kijk je kritisch naar de vraag: kunnen we dit slimmer, eenvoudiger of automatisch laten verlopen?

Daarbij werk je samen met Planning, Finance, Customer Service en waar nodig IT. Je krijgt dus de ruimte om verbeteringen daadwerkelijk aan te dragen en – in overleg – te implementeren.

Je hebt kennis van

Administratieve processen binnen een operationele omgeving;

Urenregistratie en controleprocessen;

Facturatieprocessen of facturatievoorbereiding;

Excel en bij voorkeur andere administratieve/planningssystemen;

Het werken met gegevens, rapportages en controles;

Procesverbetering en het structureren van administratieve werkzaamheden;

Bij voorkeur enige kennis van transport, logistiek of planning.

Dit ben jij

MBO+/HBO werk- en denkniveau;

Je hebt aantoonbare ervaring met administratieve werkzaamheden;

Ervaring binnen transport, logistiek, planning, service of een vergelijkbare operationele omgeving is een pré;

Je bent sterk in cijfers, gegevens en controles;

Je werkt nauwkeurig en gestructureerd;

Je ziet snel wanneer informatie niet klopt of ontbreekt;

Je bent analytisch en vindt het leuk om zaken uit te zoeken;

Je kunt goed overweg met Excel en digitale systemen;

Je bent IT-minded en nieuwsgierig naar mogelijkheden voor digitalisering en automatisering;

Je hebt een goed gevoel voor processen en ziet waar verbeteringen mogelijk zijn;

Je kunt zelfstandig werken, maar zoekt actief de samenwerking met collega's;

Je bent communicatief vaardig en durft collega's aan te spreken wanneer informatie ontbreekt of niet klopt;

Je kunt goed prioriteiten stellen in een dynamische omgeving;

Je beheerst de Nederlandse taal goed in woord en geschrift;

Basiskennis van de Engelse taal is gewenst;

Je bent beschikbaar voor 5 dagen per week.

Wat breng je mee?

Je bent iemand die graag orde schept in informatie. Je vindt het prettig wanneer gegevens kloppen en processen goed zijn ingericht.

Je wacht niet af totdat iemand vertelt wat er moet gebeuren, maar ziet zelf waar zaken blijven liggen of beter kunnen.

Je bent:

Nauwkeurig en administratief sterk;

Gestructureerd en resultaatgericht;

Analy