Administrative Assistant

Titre interne officiel:

Secrétaire

Statut:

Régulier

Sommaire:

En tant que secrétaire, votre rôle consiste à assurer un support à l'équipe dans l'exécution des tâches administratives variées pour maintenir l'efficacité des opérations.

Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes :

Transcrit et rédige des lettres, des textes, des tableaux ou des présentations à partir de notes, d’enregistrements ou de manuscrits.

Aide à la préparation des budgets et effectue la saisie informatique des données.

Conçoit certains rapports, en assure leur mise à jour, les imprime et les distribue.

Reçoit et achemine les appels téléphoniques, fournit les renseignements d’usage, s’il y a lieu, prend en note les messages et accueille les visiteurs.

Assiste à des comités, rédige les comptes rendus et voit à la planification et au suivi des divers comités.

Prépare les comptes de dépenses et les autorisations de débours.

Tient à jour l’agenda du directeur, les dossiers et les registres.

Assure la logistique d’événements spéciaux de la direction.

Reçoit, ouvre, trie et distribue le courrier.

Saisit les permis d’absences de tous les employés de la direction.

Maintient un inventaire suffisant de matériel, d’articles de bureau et informatiques nécessaires au bon fonctionnement du service.

Effectue le classement des dossiers et documents de la direction.

Vos talents et vos qualifications :

Diplôme d’études collégiales en technique bureautique ou l’équivalent.

Douze (12) mois d’expérience pertinente.

Maîtrise de la langue française tant parlée qu’écrite. Les candidats devront se soumettre à un test de français.

Beneva souscrit au programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage les membres des groupes visés à savoir les femmes, les personnes handicapées, les autochtones et les minorités visibles, à soumettre leur candidature.

Raison d'être : Les gens sont au cœur de nos actions. Nous les accompagnons dans leurs projets de vie en leur apportant la tranquillité d'esprit et nous contribuons au bien-être de la collectivité.

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