Mitarbeiter/in Schulsekretariat Pflegeschule

Vollzeit oder Teilzeit | Düsseldorf-Holthausen | ab sofort Sie sind das organisatorische Herz unserer Pflegeschule

Für unser Schulsekretariat suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene, engagierte und zuverlässige Mitarbeiterin bzw. einen Mitarbeiter (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit. Als zentrale Anlaufstelle unserer Pflegeschule sorgen Sie dafür, dass im Schulalltag organisatorisch und administrativ alles reibungslos funktioniert. Sie stehen im engen Austausch mit der Schulleitung, Lehrkräften, Auszubildenden, Praxispartnern und weiteren Ansprechpartnern.

Wir wünschen uns ausdrücklich eine Persönlichkeit, die bereits Berufserfahrung im Sekretariat bzw. in der Verwaltung mitbringt, sehr sicher mit Microsoft Office arbeitet und auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick behält.

Ihre Aufgaben

Organisation und Koordination des Sekretariats

Administrative Betreuung unserer Schülerinnen und Schüler bzw. Auszubildenden vom Eintritt bis zum Abschluss

Unterstützung bei allen administrativen, organisatorischen und koordinierenden Aufgaben

Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und schulischen Abläufen

Bearbeitung und Pflege von Schüler-, Ausbildungs- und Verwaltungsunterlagen

Pflege von Stammdaten, Fehlzeiten, Anwesenheiten und weiteren schulrelevanten Daten

Erstellung von Bescheinigungen, Schreiben, Listen, Statistiken und sonstigen Dokumenten

Unterstützung bei der Vorbereitung und Organisation von Prüfungen

Telefonische, schriftliche und persönliche Korrespondenz

Kommunikation mit Schülerinnen und Schülern, Lehrkräften, Praxispartnern, Behörden und weiteren Kooperationspartnern

Organisation und Ablage von Dokumenten sowie Pflege der digitalen und analogen Schulakten

Allgemeine Büro-, Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten

Das bringen Sie mit

Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Ausbildung

Berufserfahrung im Sekretariat, in der Verwaltung oder im Office Management

Idealerweise bereits Erfahrung in einem Schulsekretariat, bei einem Bildungsträger oder im Gesundheits- bzw. Pflegebereich

Eine sehr strukturierte, ordentliche und äußerst sorgfältige Arbeitsweise ist für diese Position zwingend erforderlich. Sie legen großen Wert auf Ordnung, Verlässlichkeit und eine fehlerfreie Dokumentation

Sehr sichere und umfassende Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Word, Excel und Outlook

Sehr gute allgemeine EDV-Kenntnisse und eine hohe digitale Affinität

Wünschenswert sind Kenntnisse in PlanACAD oder einer vergleichbaren Schulverwaltungssoftware

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Ausgeprägtes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten

Freundliches, professionelles und verbindliches Auftreten

Hohe Kommunikations- und Serviceorientierung

Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Daten

Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative