Administration & Logistic Officer

With 75 years of experience, our focus is on helping the most vulnerable children overcome poverty and experience fullness of life. We help children of all backgrounds, even in the most dangerous places, inspired by our Christian faith.

Come join our 31,000+ staff working in nearly 100 countries and share the joy of transforming vulnerable children’s life stories!

Employee Contract Type:

Local - Fixed Term Employee (Fixed Term)

Job Description:

World Vision République démocratique du Congo (WVDRC) intervient dans 13 des 26 provinces de la RDC. Fondée dans les années 1980 en tant qu'organisation d'aide d'urgence, WVDRC est devenue l'une des plus importantes ONG internationales du pays, œuvrant pour le développement transformateur, l'aide humanitaire et le plaidoyer en faveur du bien-être des enfants et de leurs familles. Malgré ses abondantes ressources naturelles, des décennies d'exploitation et de mauvaise gouvernance en RDC ont engendré des conflits violents et prolongés pour le pouvoir politique et les ressources. De ce fait, 73,5 % des quelque 112,8 millions de Congolais vivent dans l'extrême pauvreté avec moins de 2,15 dollars par jour.

En 2025, l'effectif total de World Vision RDC était d'environ 500 personnes. Ses principaux domaines d'intervention sont l'éducation, la protection de l'enfance, l'eau, l'assainissement et l'hygiène (WASH), la résilience et les moyens de subsistance, la santé et la nutrition, ainsi que l'aide d'urgence. Des programmes de développement à long terme et d'urgence sont mis en œuvre dans les 13 provinces où WV est présente, réparties en 3 grandes régions ou zones : Est, Ouest et Sud. Parmi les principaux donateurs figurent le Département d'État, les agences des Nations Unies (PAM, UNICEF, UNOCHA), le FCDO, l'UE, l'Alliance néerlandaise de secours, le Rotary, le DFAT (ANCP), l'ADH, ENABEL, le PNUD (projet du Fonds mondial), ECW.

World Vision recrute Un(E) (01) Administration & Logistic Officer, basé(e) à Kinshasa.

Description du poste :

Assurer un appui efficace et intégré aux opérations administratives et logistiques du bureau et des différents clusters de la Zone Ouest, en veillant à la disponibilité des services, des biens, des équipements et des moyens logistiques nécessaires à la mise en œuvre des activités. Le/la titulaire assure notamment le suivi de la flotte, des générateurs, des actifs, des contrats et baux, des mouvements ainsi que de la réception et de l’expédition des biens, et apporte un appui aux clusters de Kinshasa, Kenge, Kongo Central, Gemena et Gbadolite, conformément aux politiques de World Vision et à la réglementation nationale.

Principales responsabilités :

Fleet & Generator Management

Coordonner et suivre la maintenance préventive et corrective des véhicules, motos et générateurs.

Organiser et suivre l’approvisionnement en carburant des véhicules et générateurs conformément aux procédures approuvées.

Coordonner les mouvements et affectations des véhicules selon les besoins des activités.

Veiller à la mise à jour des documents des véhicules : assurances, cartes grises, contrôles techniques, autorisations, carnets de bord, etc.

Assurer le suivi du kilométrage, de la consommation, des réparations et des coûts de maintenance.

Apporter un appui aux clusters dans le suivi de la flotte et la résolution des problèmes liés aux véhicules.

Asset Management

Coordonner et/ou appuyer les inventaires physiques périodiques des actifs.

Assurer le suivi des mouvements, transferts, affectations et retours des actifs.

Assurer l’étiquetage et l’identification correcte des actifs.

Appuyer les processus de disposition, déclassement et vente aux enchères des actifs.

Mettre à jour régulièrement les données des actifs dans les systèmes et outils appropriés.

Appuyer les clusters dans la gestion, la traçabilité et la régularisation des actifs.

Administration (Hébergement, Billet d’avion, contrats et baux

Réservation des billets d’avion, hotel et planification des mouvements des staffs

Assurer le suivi administratif des contrats de location et autres contrats relevant de l’administration.

Supervision des chauffeurs et cleaners du bureau de la zone

Mettre à jour régulièrement le fichier de suivi des contrats et des échéances.

Appuyer la préparation des contrats, avenants, renouvellements et clôtures de contrats.

Assurer le suivi du paiement des loyers des différents bureaux/clusters.

Préparer et/ou suivre les éléments nécessaires au paiement des taxes liées aux locations, notamment l’IRL.

Suivre l’entretien et la maintenance des bureaux et installations.

Assurer le suivi de la maintenance des générateurs et équipements de support.

Recevoir les biens commandés auprès des fournisseurs conformément aux procédures.

Logistics & Supply Chain Support

Vérifier les quantités, la qualité et la conformité des biens reçus.

Préparer et faire valider les Goods Received Notes (GRN).

Coordonner la préparation et l’expédition des biens vers les différents clusters, bureaux et sites.

Préparer les waybills, Goods Issue Notes et autres documents d’expédition.

Assurer le suivi de la réception des biens expédiés et obtenir les preuves de livraison.

Transmettre les factures des fournisseurs aux départements concernés pour traitement.

Appui aux clusters de la Zone Ouest

Apporter un appui administratif et logistique aux clusters de Kinshasa, Kenge, Kongo Central, Gemena et Gbadolite.

Appuyer les clusters dans la réception, la vérification, le stockage et l’expédition des biens.

Assurer le suivi des demandes relatives aux véhicules, équipements, biens et installations.

Assurer le suivi des paiements de loyers, taxes et autres obligations administratives des clusters.

Appuyer les clusters dans la résolution des difficultés administratives et logistiques.

Effectuer des missions ponctuelles dans les différents clusters selon les besoins.

Communication Support

Appuyer le personnel dans l’obtention et la gestion des moyens de communication officiels.

Assurer le suivi et l’allocation des crédits de communication mensuels.

Reporting & Compliance

Préparer les rapports périodiques relatifs à la flotte, aux générateurs, aux actifs et aux activités administratives/logistiques.

Maintenir une documentation administrative et logistique complète et accessible.

Veiller au respect des politiques, procédures et exigences légales applicables.

Collaborer avec Finance, Supply Chain, Programmes, People & Culture, Security et les autres fonctions support.

Exécuter toute autre tâche administrative ou logistique pertinente confiée par le superviseur.

Qualifications et compétences requises

Ces compétences peuvent être acquises à travers une combinaison de formation formelle ou autodidacte, d’expérience professionnelle ou de formation sur le terrain.

• •Diplôme universitaire en humanitaire, développement ; logistique ou domaine similaire.
• •Au moins trois (3) années d’expérience pertinente dans l’administration, la logistique ou un domaine connexe ;
• •Bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Internet) ; capacité à travailler en équipe, à s’adapter à différents environnements opérationnels et à effectuer des déplacements sur le terrain.
• •La connaissance des procédures administratives, logistiques, de gestion de flotte, d’actifs et de chaîne d’approvisionnement constitue un atout.

Une bonne maîtrise du français est obligatoire pour ce poste, la connaissance de l’anglais est atout pour ce poste.

• •Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• •Capacité démontrée à travailler dans un environnement multiculturel.

Constitution du dossier de candidature :

Envoyer votre dossier de candidature (lettre de motivation portant mention du numéro de l’offre, CV avec 3 personnes de références des employeurs précédents dont une référence ecclésiastique, le casier judiciaire, une copie carte de demandeur