Assistant(e) Exploitation

Rejoignez GROUPE M SERVICE, une entreprise dévouée au transport de personnes à mobilité réduite, en tant que Assistant(e) Exploitation. Située à Aulnay-sous-Bois, notre société opère dans l'industrie du transport terrestre de passagers et compte entre 201 et 500 employés engagés. Notre mission est d'assurer le transport des personnes en situation de handicap, en apportant une aide précieuse à ceux qui en ont besoin. En tant que assistant(e) exploitation, vous jouerez un rôle essentiel dans la coordination efficace de notre service de transport, garantissant une expérience fluide et ponctuelle pour nos clients. Nous recherchons des professionnels passionnés par l'assistance aux personnes vulnérables, capables de gérer les défis quotidiens avec compétence et bienveillance. Rejoignez-nous pour faire une différence significative dans la vie de ceux qui comptent sur notre engagement et notre expertise.

Vos missions

1.Gestion des appels et suivi des transports

Répondre aux appels des conducteurs, des usagers, des clients et des différents interlocuteurs.

Écouter les demandes, recueillir les informations et apporter une réponse adaptée.

Accompagner les conducteurs par téléphone tout au long de leur service.

Suivre les tournées et vérifier que les transports se déroulent correctement.

Gérer les imprévus : retards, absences, pannes, problèmes de circulation ou changements de dernière minute.

Modifier les tournées et répartir les courses si nécessaire.

Informer les usagers en cas de retard ou de changement.

Assurer une permanence téléphonique de 10h à 19h , selon l'organisation du service.

2. Assistance aux conducteurs

Répondre aux questions et aux demandes des conducteurs.

Leur transmettre les changements d'horaires, de trajets ou de prises en charge.

Organiser les remplacements en cas d'absence.

Vérifier les prises et les fins de service.

Faire le lien entre les conducteurs et le service Exploitation.

Veiller au respect des consignes et des règles concernant les temps de conduite, de travail et de repos.

3. Gestion des réservations

Enregistrer les demandes de transport.

Vérifier et valider les réservations selon les règles du service.

Ajouter les nouvelles demandes aux tournées.

Prendre en compte les annulations et les changements de dernière minute.

Adapter les horaires et les trajets pour organiser au mieux les transports.

Vérifier que les informations sont correctement enregistrées dans les outils de travail.

4. Relation avec les usagers et les clients

Répondre aux demandes par téléphone avec courtoisie et professionnalisme.

Informer les usagers en cas de retard, de changement ou de difficulté.

Traiter les demandes courantes et les réclamations simples.

Transmettre les situations particulières au responsable.

Noter et suivre les réclamations et les événements importants.

5. Suivi des incidents

Appliquer les consignes prévues en cas d'incident.

Évaluer la situation et contacter les secours si nécessaire.

Prévenir rapidement le responsable.

Suivre l'incident jusqu'à sa résolution.

Rédiger un compte rendu et conserver les informations nécessaires au suivi.

6. Gestion du stock de téléphones professionnels

Suivre le stock de téléphones de l'entreprise.

Réceptionner et enregistrer les nouveaux appareils.

Identifier chaque téléphone grâce à son numéro de ligne, son numéro de série et son IMEI.

Tenir à jour un tableau indiquant les téléphones disponibles, attribués, en panne, en réparation ou hors service.

Préparer les téléphones avant leur remise aux salariés et aux conducteurs.

Prévoir des téléphones de remplacement.

Anticiper les besoins lors des nouvelles embauches ou des changements de poste.

Profil recherché

Vous avez une formation en gestion, administration, transport ou organisation.

Vous êtes à l'aise au téléphone et vous vous exprimez clairement.

Vous aimez le contact avec les autres et savez répondre avec calme et courtoisie.

Vous savez gérer plusieurs demandes en même temps et garder votre calme en cas d'urgence.

Vous êtes organisé(e), sérieux(se), réactif(ve) et savez prendre des initiatives.

Vous êtes à l'aise avec l'informatique et les outils bureautiques, notamment Excel.

Vous apprenez facilement à utiliser de nouveaux logiciels et outils numériques.

Vous aimez travailler en équipe et communiquer avec différents interlocuteurs.

Une première expérience dans le transport, la régulation, la gestion des appels ou un service d'exploitation serait appréciée.

Les qualités importantes pour ce poste : le sens du contact, une bonne élocution, la réactivité, l'organisation, la patience et le sérieux.

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