Assistant Supervisor, Procurement Region Kalteng Kalbar

We value our people and encourage everyone to grow professionally. If you think this opportunity is right for you, we encourage you to apply!

Job Description:

1. OPEX Procurement & Purchase Order Management

· Melaksanakan proses pengadaan barang dan jasa OPEX untuk memenuhi kebutuhan operasional Estate, Mill, Regional Office dan OU lainnya di Region KTB.

· Memeriksa kelengkapan PR, spesifikasi barang/jasa, SAP Material Code, quantity dan delivery requirements sebelum proses pengadaan.

· Melaksanakan sourcing, permintaan quotation, evaluasi penawaran dan negosiasi harga dengan vendor sesuai kewenangan.

· Menyiapkan quotation comparison dan rekomendasi pengadaan untuk proses review serta persetujuan sesuai Level of Authority (LoA).

· Memproses penerbitan PO berdasarkan PR dan penawaran yang telah disetujui.

· Memantau outstanding PR/PO, procurement lead time dan delivery status untuk memastikan pemenuhan kebutuhan OU secara tepat waktu.

2. Vendor Management & Prequalification (Pre-Q)

· Melaksanakan proses Vendor Pre-Q sesuai persyaratan Supply Chain Minamas Plantation.

· Memeriksa kelengkapan dokumen administrasi, legalitas dan persyaratan vendor sesuai ketentuan perusahaan.

· Mengoordinasikan proses registrasi, pembaruan data dan tindak lanjut hasil Pre-Q dengan vendor serta fungsi terkait.

· Memantau status dan masa berlaku Pre-Q serta memastikan pelaksanaan pembaruan secara berkala.

· Mendukung sosialisasi persyaratan Procurement kepada vendor, termasuk Code of Business Conduct (COBC), Conflict of Interest (COI) dan ketentuan tender yang berlaku.

3. SAP Material Code Management

· Menerima dan memantau permintaan pembuatan atau pembaruan SAP Material Code dari OU di Region KTB.

· Memeriksa kelengkapan informasi material, termasuk deskripsi, spesifikasi dan data pendukung sesuai kebutuhan sistem.

· Berkoordinasi dengan pihak terkait untuk memproses permintaan pembuatan atau pembaruan kode material.

· Memantau outstanding material code request dan memastikan penyelesaian sesuai target waktu.

· Menginformasikan status dan hasil penyelesaian permintaan kepada OU terkait.

4. CAPEX Procurement & Cost Saving Support

· Mendukung monitoring realisasi pengadaan Capital Expenditure (CAPEX) sesuai approved budget dan procurement schedule.

· Memantau outstanding CAPEX procurement serta berkoordinasi dengan user dan vendor untuk percepatan realisasi.

· Mendukung proses Regional Tender Committee (RTC) melalui penyiapan dokumen pengadaan, quotation comparison dan data pendukung.

· Mengidentifikasi peluang cost saving melalui evaluasi harga, negosiasi dan perbandingan penawaran vendor.

· Menyiapkan laporan progres pengadaan CAPEX dan pencapaian cost saving untuk evaluasi Manager Procurement.

5. Procurement Transaction, Contract & Consignment Monitoring

· Memantau status transaksi Procurement pada SAP dan sistem terkait, termasuk kelengkapan dokumen PR/PO.

· Melaksanakan monitoring dan validasi administrasi invoice pada workflow system sesuai prosedur.

· Mendukung monitoring masa berlaku kontrak pengadaan dan pembaruan informasi pada Contract Management System (CMS).

· Berkoordinasi dengan Warehouse, vendor dan OU untuk memantau pemenuhan kebutuhan material melalui mekanisme consignment warehouse.

· Menindaklanjuti permasalahan transaksi, keterlambatan pengadaan dan ketidaksesuaian dokumen bersama pihak terkait.

6. Procurement Compliance, Performance Monitoring & Reporting

· Memastikan pelaksanaan pekerjaan sesuai Procurement SOP, LoA, COBC dan kebijakan Minamas Plantation.

· Menjaga kelengkapan dokumen pengadaan, vendor Pre-Q, PO dan transaksi untuk kebutuhan monitoring serta audit.

· Menyiapkan laporan berkala terkait realisasi pengadaan OPEX, status vendor Pre-Q, SAP Material Code dan outstanding procurement.

· Memantau pencapaian KPI Procurement yang menjadi tanggung jawabnya serta mengidentifikasi penyimpangan untuk ditindaklanjuti.

· Berkoordinasi dengan Manager Procurement, Supervisor Procurement, OU dan fungsi terkait untuk menyelesaikan permasalahan pengadaan.

To apply, please submit your resume and cover letter outlining your interest for this role.