Assistenz der Geschäftsführung / kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) - Hochbau, Darmstadt

KREBS+KIEFER entwickelt anspruchsvolle Ingenieurlösungen für den gesamten Lebenszyklus von Bauprojekten. Rund 800 Mitarbeitende an 16 Standorten stehen für Innovation, fachliche Kompetenz und nachhaltige Lösungen. Für unseren Fachbereich Hochbau in Darmstadt suchen wir Sie als Assistenz der Geschäftsführung / kaufmännische Teamassistenz (m/w/d). Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführerin zusammen und unterstützen das Team insbesondere bei der Abwicklung von Prüfaufträgen im Stahl- und Metallbau. Ihre Aufgaben Organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung (Terminkoordination, Vorbereitung von Besprechungen, allgemeine Korrespondenz und Reiseplanung) Allgemeines Büromanagement Administrative Unterstützung im Projektgeschäft Unterstützung in formaler Hinsicht bei der Erstellung und Qualitätssicherung von Prüfberichten Erstellung und Pflege von Dokumentenvorlagen und interner Leitfäden Pflege der Referenzdatenbank und der Projekt-CVs Unterstützung in der Akquise (Aufbereitung von Unterlagen und Erstellung von Präsentationen) Einsatz digitaler Werkzeuge und firmeneigener KI-Assistenten Kaufmännische Projektunterstützung und internes Controlling Erstellung von Rechnungen, Honorarkontrolle und Überwachung von Zahlungseingängen Unterstützung bei Liquiditätsplanung, Auswertungen und Berichten Ihr Profil Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise in einem Ingenieurbüro, Bau- oder Dienstleistungsunternehmen Zahlenaffinität und gutes Verständnis kaufmännischer Zusammenhänge Erfahrung in der Rechnungsstellung Strukturierte, sorgfältige, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Word und PowerPoint Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Kenntnisse im Bauordnungs- oder Bauvertragsrecht sind von Vorteil Unsere Benefits Ein Arbeitsplatz in einem engagierten Team mit angenehmen Betriebsklima, kollegialem Umgang und flachen Hierarchien Work-Life-Balance - flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, 30 Tage Urlaub sowie Überstundenausgleich und ein attraktiver Bürostandort mit sehr guter ÖPNV-Anbindung Ein modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Tools und zunehmend KI-gestützten Prozessen. Gesundheit - Betriebssport, Firmenläufe, betriebsärztliche Untersuchungen, Zuschüsse zu Arbeitsplatzbrillen Familienfreundlich - Lösungen für ein erfolgreiches Arbeits-Leben (z.B. Unterstützung bei der Kita-Suche) Unternehmenseigene Akademie - mit zahlreichen fachlichen und persönlichen Weiterbildungsangeboten Nachhaltigkeit & Engagement - soziales Engagement und nachhaltige Unternehmensführung, Prämienprogramm "Mitarbeitende werben Mitarbeitende" Weitere Benefits - Kaffee, weitere Getränke, Obst, Firmenfeiern und -events Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Ihr KREBS+KIEFER Recruitingteam