Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Schwerpunkt Immobilien & Buchhaltung

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Schwerpunkt Buchhaltung & Immobilien

Wir sind eine kleine, wachsende Unternehmensgruppe mit Fokus auf Bildungsdienstleistungen, Immobilienverwaltung und Pflegeunterstützung. Unser Team besteht aus engagierten Gründern und externen Partnern – und wir suchen jetzt Verstärkung für die kaufmännische und administrative Steuerung unserer Immobilien und Gesellschaften.

• Deine Rolle:
• Du unterstützt die Geschäftsführung als rechte Hand für Immobilienverwaltung, Unternehmensführung, Buchhaltung und Büroorganisation – von der Betriebskostenabrechnung über Mieterkommunikation bis zur Vorbereitung von Umsatzsteuervoranmeldungen. Die Stelle ist in Koblenz.

• Deine Aufgaben:
• ✔ Immobilienverwaltung für unser Portfolio:

• •Betriebskostenabrechnungen erstellen und mit Mietern kommunizieren
• •Mietverträge, Mietanpassungen und Übergabeprotokolle verwalten
• •Besichtigungen koordinieren (ggf. mit Unterstützung der Geschäftsführung)
• •Hausmeister und Handwerker disponieren (Instandhaltung, Reparaturen)

✔ Buchhaltung (Lexoffice) für mehrere Gesellschaften:

• •Belege kontieren, Zahlungsläufe vorbereiten
• •Umsatzsteuervoranmeldungen vorbereiten (umsatzsteuerbefreite und -pflichtige Vorgänge)
• •Offene-Posten-Listen führen, Mahnläufe koordinieren
• •Ggf. Lohnabrechnung (nach Einarbeitung)

✔ Büroorganisation & Post:

• •Eingangspost der Gesellschaften und der Geschäftsführung digitalisieren und bearbeiten
• •Fristen überwachen (Mietverträge, Steuertermine, Versicherungen)
• •Gesellschafterkommunikation (Terminabstimmung, Protokolle)
• •Kommunikation mit Geschäftspartner\*innen und Institutionen

✔ Vertragsmanagement:

Mietverträge, Dienstleisterverträge und Übergabeprotokolle erstellen/aktualisieren

• Dein Profil:
• ✅ Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau, Immobilienkauffrau, Steuerfachangestellte, Rechtsanwaltsfachangestellte) oder vergleichbare Qualifikation
• ✅ Oder abgeschlossenes kaufmännisches Studium (z.B. BWL, Rechtswissenschaft)
• ✅ Erfahrung mit Buchhaltungssoftware (Lexoffice ideal, aber nicht zwingend – wir schulen ein!)
• ✅ Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise – du arbeitest selbstständig im Home-Office und organisierst dich selbst
• ✅ Führerschein Klasse B und Bereitschaft für gelegentliche Außer-Ort-Termine
• ✅ Sorgfalt im Umgang mit sensiblen Daten (Kund\*innen-, Mieter\*innen-, Finanz- und Gesellschafterinformationen)
• ✅ Nice-to-have:

• •Erfahrung mit Betriebskostenabrechnungen oder Mietrecht
• •Kenntnisse in Umsatzsteuer (insb. §4 UStG – umsatzsteuerbefreite Leistungen)
• •Affinität für digitale Tools (Cloud-Speicher, E-Signatur, Ticketsysteme)

• Wir bieten:
• 🔹 Abwechslungsreiche Aufgaben in einer wachsenden Unternehmensgruppe
• 🔹 Faire Bezahlung von 18–22 €/Stunde (je nach Erfahrung)
• 🔹 Einarbeitung & Mentoring durch Teamleitung und Geschäftsführung
• 🔹 Moderne Arbeitsmittel (Lexoffice, Cloud-Speicher, Kollaborationssoftware)
• 🔹 Perspektive: Bei guter Zusammenarbeit Möglichkeit zur Aufstockung der Stunden oder Übernahme weiterer Verantwortung

Rahmenbedingungen:

• •Umfang: 30 Stunden/Woche (flexible Zeiteinteilung, Kernzeiten nach Absprache)
• •Vertrag: Teilzeit-Anstellung (zunächst 3 Monate Probezeit als Minijob möglich)
• •Start: Ab sofort oder nach Vereinbarung

• Interessiert?
• Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung (Anschreiben + Lebenslauf) per E-Mail an [email protected].