Assistenz der Geschäftsführung mit Schwerpunkt Buchhaltung (m/w/d)

Du behältst Zahlen, Termine und Aufgaben im Blick - und denkst einen Schritt voraus?

Wir sind ein Unternehmen aus dem Bereich der nachhaltigen Verwertung von Medizintechnik. Für unser Büro in Siek bei Hamburg suchen wir eine erfahrene, eigenständig arbeitende Persönlichkeit, die unsere Geschäftsführung sowohl kaufmännisch als auch organisatorisch unterstützt.

Als rechte Hand der Geschäftsführung hältst du die Abläufe im Hintergrund zusammen: Du bereitest Unterlagen und Entscheidungen vor, erstellst Geschäftsberichte und Auswertungen, koordinierst Termine und sorgst dafür, dass wichtige Aufgaben zuverlässig erledigt werden.

Deine Tätigkeit besteht zu etwa 50 % aus Buchhaltung und Finanzadministration sowie zu 50 % aus Assistenz- und Organisationsaufgaben für die Geschäftsführung. Wir suchen eine Vertrauensperson, die Verantwortung übernimmt, vorausschauend arbeitet und auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick behält.

### Deine Aufgaben

Buchhaltung und Finanzen - etwa 50 % deiner Arbeitszeit

Laufende Buchhaltung:

Rechnungsprüfung : Du prüfst Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf sachliche und rechnerische Richtigkeit, gleichst Rechnungen mit vereinbarten Leistungen ab und klärst Unstimmigkeiten.

Zahlungsverkehr : Du bereitest Zahlungsläufe vor, überwachst Zahlungsfristen und veranlasst Zahlungen nach entsprechender Freigabe.

Offene Posten und Mahnwesen : Du behältst Forderungen und Verbindlichkeiten im Blick, kontrollierst Zahlungseingänge und kümmerst dich um das Mahnwesen.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater : Du bereitest Unterlagen für Monats- und Jahresabschlüsse vor, beantwortest Rückfragen und stellst die erforderlichen Informationen vollständig und fristgerecht zusammen.

Assistenz und Organisation - etwa 50 % deiner Arbeitszeit

Unterlagen und Entscheidungen vorbereiten : Du recherchierst Informationen, holst Angebote ein, bereitest Vergleiche vor und stellst Unterlagen für Gespräche, Besprechungen und Entscheidungen übersichtlich zusammen.

Geschäftsberichte und Auswertungen erstellen : Du arbeitest in Abstimmung mit der Geschäftsführung Geschäftsberichte, betriebswirtschaftliche Übersichten und Präsentationen aus. Dazu bereitest du beispielsweise Umsätze, Kosten, offene Posten und Projektstände verständlich auf.

Termine und Aufgaben koordinieren : Du organisierst Termine und Besprechungen, bereitest diese vor und nach, dokumentierst Ergebnisse und verfolgst vereinbarte Aufgaben und Fristen bis zur Erledigung.

Korrespondenz und Abstimmung übernehmen : Du bereitest geschäftliche Schreiben und E-Mails vor und koordinierst in Abstimmung mit der Geschäftsführung die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten, Dienstleistern und Behörden.

Hotelbuchungen und organisatorische Vorbereitungen erledigen : Du buchst Hotels für die Geschäftsführung und unser Team, koordinierst Buchungsdetails und prüfst die zugehörigen Bestätigungen und Abrechnungen. Eigene Reisetätigkeiten sind mit der Position nicht verbunden.

Dokumente und Abläufe im Griff behalten : Du verwaltest wichtige Unterlagen, Verträge und Wiedervorlagen, behältst Fristen im Blick und bringst Vorschläge zur Verbesserung unserer kaufmännischen und administrativen Abläufe ein.

### Das bringst du mit

Fundierte Berufserfahrung : Du verfügst über mindestens fünf Jahre einschlägige Berufserfahrung - gerne zehn Jahre oder mehr. Dabei verbindest du praktische Erfahrung in der Buchhaltung mit Erfahrung in der Geschäftsführungsassistenz oder einer vergleichbaren kaufmännischen Position.

Eine passende Qualifikation : Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, eine Qualifikation im Rechnungswesen oder ein vergleichbares Studium.

Sicherheit im Umgang mit Zahlen und Software : Du arbeitest sicher mit MS Office, insbesondere Excel, Word und Outlook. Kaufmännische Zusammenhänge kannst du nachvollziehen und in aussagekräftigen Berichten und Übersichten darstellen.

Eigenständigkeit und Organisationsstärke : Du setzt Prioritäten, erkennst Handlungsbedarf und verfolgst Aufgaben zuverlässig bis zum Abschluss. Auch bei wechselnden Anforderungen arbeitest du eigenständig, strukturiert und sorgfältig.

Diskretion und Verbindlichkeit : Du gehst verantwortungsbewusst mit vertraulichen Informationen um und trittst gegenüber Geschäftspartnern und im Team freundlich, professionell und zuverlässig auf.

### Das bieten wir dir

Dich erwartet eine vielseitige, verantwortungsvolle Position mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung. Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag, eine gründliche Einarbeitung sowie einen Arbeitsplatz mit kurzen Entscheidungswegen und Raum für eigenständiges Arbeiten. Flexible Arbeitszeiten sind im Rahmen unserer betrieblichen Abläufe möglich.

### Arbeitsort und Arbeitsweise

Die Tätigkeit wird vor Ort in unserem Büro in Siek bei Hamburg ausgeübt . Durch die enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung ist uns eine regelmäßige persönliche Präsenz wichtig. Regelmäßiges Homeoffice ist nicht vorgesehen ; einzelne Ausnahmen sind nach Absprache möglich. Dienstreisen gehören nicht zu deinen Aufgaben .

### Wir freuen uns auf deine Bewerbung

Du suchst eine Position, in der du deine Erfahrung einbringen, Verantwortung übernehmen und die Geschäftsführung spürbar entlasten kannst?

Dann sende uns deinen Lebenslauf und relevante Zeugnisse unter Angabe deines frühestmöglichen Eintrittstermins an:

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