Assistenz der Geschäftsführung & Office Manager*in (m/w/d)

Assistenz der Geschäftsführung & Office Manager\*in (m/w/d) Teilzeit oder Vollzeit (20-40 Stunden/Woche) 

Standort: Konstanz

Eintritt: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Die Verteilung der Arbeitszeit stimmen wir gemeinsam mit dir ab.

Du hältst uns den Rücken frei

• Wir bei isea tec sind ein Ingenieurbüro mit Spezialisierung auf Tragwerksplanung, Baudynamik, Messtechnik und Monitoring von Bauwerken. Mit unserem Know-how begleiten wir anspruchsvolle Projekte im In- und Ausland – persönlich, partnerschaftlich und mit höchsten Qualitätsansprüchen.
• Als kleines, engagiertes Team arbeiten wir mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und einer Kultur der gegenseitigen Wertschätzung.
• Bei uns bist du nicht nur Teil der Verwaltung – du bist eine wichtige Stütze für die Geschäftsführung und unser gesamtes Team. Mit deiner Organisation sorgst du dafür, dass sich unsere Ingenieurinnen und Ingenieure auf das konzentrieren können, was sie am besten können: anspruchsvolle Projekte erfolgreich umsetzen.

Deine Aufgaben

• •Du sorgst dafür, dass unser Büroalltag organisiert, strukturiert und effizient abläuft. Dabei übernimmst du unter anderem folgende Aufgaben:
• •Du bist die erste Anlaufstelle für Anrufe und unsere zentrale E-Mail-Adresse. Du koordinierst eingehende Anfragen und sorgst dafür, dass sie schnell und zuverlässig bei den richtigen Ansprechpartner\*innen ankommen.
• •Du organisierst Besprechungen, Schulungen, Dienstreisen und unsere Team-Events – und sorgst dafür, dass im Büro alles rundläuft.
• •Du unterstützt die Geschäftsführung und unsere Projektteams bei administrativen Aufgaben – von der Angebotserstellung über die Vertragsverwaltung bis hin zur Verrechnung und Projektdokumentation.
• •Du bereitest gemeinsam mit der Geschäftsführung die Unterlagen für die Buchhaltung und den Steuerberater vor und bist hierfür eine wichtige Ansprechperson.
• •Du unterstützt bei der Pflege unserer Homepage und unserer Social-Media-Kanäle und koordinierst kleinere Inhalte und Aktualisierungen.
• •Du übernimmst allgemeine organisatorische und administrative Aufgaben und hältst unserem Team den Rücken frei.
• •Du bringst dich aktiv bei der Weiterentwicklung unserer Büroorganisation und internen Abläufe ein.

Das bringst du mit

• •Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und idealerweise bereits Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer organisatorischen oder kaufmännischen Tätigkeit.
• •Du gehst sicher mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint und Outlook) um; Erfahrung mit ERP-Systemen ist von Vorteil.
• •Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und selbstständig und verfügst über ein ausgeprägtes Organisationstalent.
• •Du trittst freundlich und serviceorientiert auf und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Menschen zusammen.
• •Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen sind für dich selbstverständlich.
• •Du interessierst dich für technische Themen und möchtest mit deiner Arbeit zum Erfolg anspruchsvoller Ingenieurprojekte beitragen.
• •Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind für unsere internationalen Projekte von Vorteil.

Das erwartet dich

• •Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit viel Gestaltungsspielraum.
• •Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld in einem motivierten und kollegialen Team.
• •Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege.
• •Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten.
• •Ein individuelles Benefit-Budget, das du nach deinen Bedürfnissen nutzen kannst – z. B. für JobRad.
• •Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
• •Eine leistungsgerechte Vergütung, die deiner Qualifikation, Berufserfahrung und Verantwortung entspricht.

Wir freuen uns auf dich!

• Du arbeitest gerne strukturiert, behältst auch bei vielen Themen den Überblick und hast Freude daran, Menschen zu unterstützen? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen und mehr über dich zu erfahren.
• Sende deine Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf und relevante Zeugnisse) mit Angabe deines frühestmöglichen Eintrittstermins und deiner Gehaltsvorstellung einfach per E-Mail an deinen Ansprechpartner.
• Dein Ansprechpartner: Dr.-Ing. Andrei Firus | Geschäftsführer | 📧 [email protected] | 📞 0176 97322716