Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Unternehmen : villadata Systemhaus GmbH

Teamgröße : ca. 30 Mitarbeitende

Arbeitsbereich : IT-Dienstleistungen, Systemhaus, IT-Infrastruktur und IT-Security

Berichtslinie : direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung

• Ihre Aufgabe
• Als Assistenz der Geschäftsleitung halten Sie der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft den Rücken frei. Sie sorgen dafür, dass Informationen, Termine, Aufgaben und Entscheidungen zuverlässig vorbereitet, nachgehalten und umgesetzt werden.
• Sie sind eine zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Technik, Vertrieb, Buchhaltung und Kunden.

Ihre wichtigsten Aufgaben

• •Koordination und Vorbereitung von Terminen und Besprechungen
• •Führung und Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungen und offenen Punkten
• •Erstellung von Protokollen, Übersichten, Präsentationen und Auswertungen
• •Vorbereitung von Unterlagen für die Geschäftsleitung
• •Unterstützung bei internen Projekten und organisatorischen Themen
• •Koordination zwischen Technik, Vertrieb, Buchhaltung und Geschäftsleitung
• •Pflege von Fristen, Wiedervorlagen und wichtigen Unternehmensinformationen
• •Unterstützung bei Bestellungen, Verträgen, Rechnungen und administrativen Abläufen
• •Vorbereitung von Kennzahlen und einfachen Reports
• •Organisation von Reisen, Veranstaltungen und internen Terminen
• •Professionelle Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern
• •Verbesserung und Strukturierung wiederkehrender Abläufe

Das bringen Sie mit

• •Erfahrung in einer Assistenz-, Office-Management- oder kaufmännischen Rolle
• •Sehr gute Organisation und zuverlässige Arbeitsweise
• •Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word und Excel
• •Gute schriftliche und mündliche Kommunikation
• •Diskretion und ein vertrauensvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
• •Eigenständiges Arbeiten und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• •Freude daran, Ordnung und Klarheit in dynamische Abläufe zu bringen
• •Interesse an IT und technischen Themen – tiefgehende technische Kenntnisse sind nicht erforderlich

Das ist uns wichtig

• •Sie arbeiten vorausschauend und warten nicht nur auf Aufgaben.
• •Sie sprechen offene Punkte freundlich, aber konsequent an.
• •Sie können zwischen dringenden und wichtigen Themen unterscheiden.
• •Sie bleiben auch dann ruhig und strukturiert, wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen.
• •Sie gehen vertraulich mit Zahlen, Personalthemen, Kundeninformationen und strategischen Entscheidungen um.

Was Sie erwartet

• •Eine verantwortungsvolle Rolle mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• •Kurze Entscheidungswege und ein persönliches Arbeitsumfeld
• •Ein wachsendes Systemhaus mit rund 30 Mitarbeitenden
• •Die Möglichkeit, Strukturen und Prozesse aktiv mit aufzubauen
• •Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Organisation, Kommunikation und kaufmännischer Unterstützung
• •Ein Arbeitsplatz, an dem Ihre Arbeit unmittelbar zur Entlastung der Geschäftsleitung beiträgt
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• Erfolg in dieser Position bedeutet
• Nach kurzer Einarbeitung sind Termine, Aufgaben und offene Entscheidungen zuverlässig organisiert. Die Geschäftsleitung erhält die benötigten Informationen rechtzeitig, Wiedervorlagen werden konsequent nachgehalten und interne Abläufe werden spürbar klarer und verlässlicher.