Assistenz im Büro des Staatssekretärs für Europaangelegenheiten und Internationales (m/w/d)

• Die Staatskanzlei als Behörde des
• Ministerpräsidentendes Landes Nordrhein-Westfalen
• sucht für das Büro des Staatssekretärs für Europaangelegenheiten und Internationales zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz (w/m/d)

Werden Sie als Assistenz Teil des Teams und unterstützen Sie den Staatssekretär bei all seinen Aufgaben rund um die Terminkoordination, Korrespondenz und Büroorganisation. Sie kommunizieren gerne mit Menschen, kümmern sich gerne um Anliegen und können gut organisieren? Dann sind Sie bei uns genau richtig.

• Was den Arbeitsplatz besonders macht:
• Aufgabe der Staatskanzlei ist es, den Regierungschef bei der Umsetzung der politischen Ziele, bei der Koordinierung der Arbeit der Ministerien im Rahmen des Ressortprinzips, bei seinen fachlichen Aufgaben sowie in seiner Funktion als Repräsentant des Landes zu unterstützen.
• Der Staatssekretär für Europaangelegenheiten und Internationales unterstützt den Minister für Bundes- und Europaangelegenheiten, Internationales sowie Medien des Landes Nordrhein-Westfalen in der Europapolitik des Landes und bei der Pflege der Beziehungen zu internationalen Partnerinnen und Partnern.
• Als Regierungssprecher verantwortet er zudem die Kommunikation zwischen der Landesregierung und den Medien sowie Bürgerinnen und Bürgern. Das Landespresse- und Informationsamt ist Ansprechpartner bei Presse- sowie Bürgeranfragen, erläutert die Arbeit des Ministerpräsidenten sowie des Kabinetts und konzipiert die übergreifende Öffentlichkeitsarbeit der Landesregierung. In einem modern arbeitenden Newsroom laufen die Fäden der Kommunikation zusammen. Von dort wird über das Land Nordrhein-Westfalen, die Arbeit der Landesregierung und im Besonderen über die Aufgaben und die Arbeit des Ministerpräsidenten informiert – sowohl in den digitalen Medien als auch als direkter Ansprechpartner für Journalistinnen und Journalisten. Darüber hinaus koordiniert der Regierungssprecher die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der Landesministerien.
• Sitz des Ministerpräsidenten ist das geschichtsträchtige Landeshaus am Rheinufer.
• Weitere Informationen zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten können Sie unter „Infos zum Arbeitgeber“ finden.
• Die Schwerpunkte Ihrer Arbeit ergeben sich aus den Tätigkeitsschwerpunkten der Landesregierung sowie aus tagesaktuellen politischen und gesellschaftlichen Entwicklungen. In einem spannenden und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld ergibt sich für Sie die Chance, an entscheidender Stelle zur positiven Entwicklung Nordrhein-Westfalens beizutragen.

An diesem Arbeitsplatz sind insbesondere folgende Aufgaben wahrzunehmen:

• •Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten
• •Bearbeitung und Weiterleitung des Postein- und Postausgangs, auch im Rahmen des Digitalen Dienstweges (E-Laufmappe)
• •Terminmanagement
• •Eigenverantwortliches Fertigen von diversem Schriftgut
• •Durchführung von Recherchen sowie das Einholen von Auskünften und Informationen im Internet/Intranet zur Vorbereitung von Terminen und Gesprächen
• •Besprechungsassistenz (Vor- und Nachbereitung von Terminen, Raumreservierung, Catering organisieren, Besucher empfangen, Vorbereitung von Video- und Telefonschaltkonferenzen)
• •Zusammenstellung von digitalen und analogen Terminmappen
• •Datenmanagement (u.a. Führen des Terminkalenders, Wiedervorlagen, Erstellung und Pflege der Kontaktdatenbank und der E-Mail-Verteiler)
• •Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen (Buchung von In- und Auslandsflügen, Hotelreservierung, Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnung)
• •Materialmanagement

• Was bringen Sie mit?
• Folgende fachliche Anforderungen müssen Sie erfüllen:

• •abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kaufleute für Bürokommunikation/ Büromanagement, Justizfachangestellte bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, Verwaltungsfachangestellte) oder alternativ eine mindestens dreijährige einschlägige hauptberufliche Tätigkeit im Bereich der büroorganisierenden Verwaltung, insbesondere im Vorzimmerdienst oder als Assistenz der Geschäftsführung
• •gute Anwenderkenntnisse in MS Office 2021, insbesondere in Word, Excel, Outlook
• •sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung
• •professionelle Anwenderkenntnisse im Bereich der modernen Kommunikationstechnik (TelKo/ViKo)

• Hinweis: Bewerbungen von Personen mit einem Bachelor-/Masterabschluss oder einer vergleichbaren Qualifikation, die diese für eine höhere Funktionsebene (vgl. Laufbahngruppe 2.1 oder 2.2.) qualifiziert, können für diese Stelle nicht berücksichtigt werden.
• Von Vorteil sind:

• •hauptberufliche Tätigkeit im Bereich Sekretariatswesen/Vorzimmerdienst in einem Leitungsbüro
• •Kenntnisse in der Anwendung der digitalen Akte und der E-Laufmappe
• •Kenntnisse der Struktur und Arbeitsweise der Landesverwaltung

Daneben werden insbes. folgende übergreifende Kompetenzen erwartet:

• •ausgeprägte Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise
• •gute Kommunikationsfähigkeit
• •Zuverlässigkeit und Arbeitsgenauigkeit
• •freundliches und verbindliches Auftreten
• •gute Organisationsfähigkeit
• •Serviceorientierung und Teamfähigkeit, insbesondere in Koordination mit mehreren Kolleginnen und Kollegen
• •zeitliche Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung
• •Offenheit für das Arbeiten mit digitalen Tools und das Kennenlernen neuer digitaler Arbeitsweisen

Was wir bieten:

• •einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
• •flexible Arbeitszeiten
• •tarifvertragliche Vergütung (TV-L); auf diesem Arbeitsplatz Entgeltgruppe 9a TV-L
• •Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
• •sichere Arbeitsplätze in verlässlichem Rahmen mit Weiterentwicklungs- und diversen Fortbildungsmöglichkeiten
• •moderne technische Ausstattung
• •attraktives Umfeld der Dienststelle mit guter Anbindung an den ÖPNV
• •gutes Arbeitsklima mit attraktiven Gemeinschaftsangeboten

• Unsere Leitlinien im Auswahlverfahren:
• Leistung, Befähigung und fachliche Eignung sind ausschlaggebend für die Besetzung.
• Als Staatskanzlei ist es uns ein wichtiges Anliegen, die Gleichstellung von Frau und Mann voranzubringen. Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. In den Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
• Das Land Nordrhein-Westfalen sieht sich der Gleichstellung von schwerbehinderten und nicht schwerbehinderten Beschäftigten in besonderer Weise verpflichtet und begrüßt deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Bei gleicher Eignung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen - und diesen gleichgestellte behinderte Menschen - vorbehaltlich gesetzlicher Regelungen bevorzugt berücksichtigt.
• Eine Abbildung der Vielfalt in unserer Gesellschaft bei unseren Beschäftigten ist uns wichtig.
• Die Ausschreibung erfolgt vorbehaltlich einer späteren Entscheidung darüber, ob die Stelle im Rahmen eines Umsetzungs- oder Versetzungsverfahrens oder im Rahmen einer Neueinstellung oder Förderung besetzt wird.

• Wie können Sie sich bewerben?
• Eine Vorauswahl erfolgt auf Grundlage der eingereichten Unterlagen.
• Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe des Stichwortes VZ Sts EI-2026 bis zum 20. November 2026

• •vorzugsweise per Mail an: [email protected]
• •bzw. auf dem Postweg an dieStaatskanzlei des Landes Nordrhein-WestfalenReferat I 2 – Personalangelegenheiten40190 Düsseldorf

Der Bewerbung sind mindestens beizufügen:

• •Anschreiben
• •aktueller Lebenslauf
• •Abschlusszeugnisse, durch die das Vorliegen der geforderten Ausbildung nachgewiesen wird
• •Arbeitszeugnisse
• •eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte (wenn Sie im öffentlichen Dienst tätig sind oder waren)
• •ggf. ein Nachweis über eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung i.S.d. § 2 SGB IX
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