Assistenz (m/w/d) für den Bereich Forschungskoordination

Für den Bereich Forschungskoordination suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt - befristet für zwei Jahre - eine Assistenz (m/w/d) für Aufgaben in den beiden Abteilungen Forschungsförderung und Forschungskoordination in Vollzeit. Die Vollzeitstelle (39 h/Woche) ist grundsätzlich auch teilbar.

Chancengleichheit ist wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Wir möchten deshalb qualifizierte Männer ausdrücklich dazu ermutigen, sich zu bewerben.

Ihre Aufgaben

Für beide Abteilungen:

• •Administrative und organisatorische Unterstützung des Forschungsmanagements im Tagesgeschäft
• •Schnittstellenmanagement und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner:innen
• •Professionelles Office Management einschließlich deutsch- und englischsprachiger Korrespondenz, Dokumenten-, und Ablagemanagement sowie Archivierung und Organisation von Beschaffungsprozessen
• •Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen einschließlich Abrechnung

Für die Abteilung Forschungskordination:

• •Organisatorische und administrative Aufgaben im Rahmen der Vor- und Nachbereitung der halbjährlichen Sitzungen des technisch-wissenschaftlichen Beirats (TWB) sowie weiterer Sitzungen und Veranstaltungen
• •Recherche, Koordination und administrativen Begleitung von Wissenschaftspreisen und Ausschreibungen
• •Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Protokollen, Präsentationen und weiteren Unterlagen in deutscher und englischer Sprache
• •Professionelle Aufbereitung und Bereitstellung von Sitzungs- und Präsentationsunterlagen
• •Unterstützung bei internen & externen Abfragen sowie bei der Aufbereitung von Informationen

Für die Abteilung Forschungsförderung:

• •Pflege und Weiterentwicklung von Web- und Intranet-Inhalten im CMS Imperia einschließlich technischer Umsetzung und Dokumentation von Web-Updates
• •Administrative Bearbeitung und Begleitung von EU-Antragsprozessen im Funding & Tenders Portal
• •Beratung und Unterstützung von Forschenden bei Portal- und Förderfragen
• •Pflege von Projekt-, Antrags- und Controllingdokumenten
• •Organisation von Netzwerktreffen, Informationsveranstaltungen und Schulungen zur Forschungsförderung

Ihr Profil

Fachlich

• •Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation im Office-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich
• •Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz-, Verwaltungs- oder Koordinationsfunktion inkl. Büroorganisation und Veranstaltungsplanung
• •Kenntnisse im Umgang mit CMS-Systemen, insbesondere Imperia, sowie mit Datenbankanwendungen, vorzugsweise FileMaker, sind von Vorteil
• •Kenntnisse der nationalen und europäischen Forschungsförderung sowie ein Verständnis für Informations- und Förderstrukturen sind von Vorteil
• •Technisches Verständnis für Webanwendungen, Datenbanken und digitales Informationsmanagement
• •Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
• •Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Persönlich

• •Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Organisationsgeschick
• •Ausgeprägte Serviceorientierung und Verlässlichkeit auch in arbeitsintensiven Situationen
• •Hohe Eigeninitiative sowie die Fähigkeit, Aufgaben vorausschauend und lösungsorientiert zu bearbeiten
• •Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, sicheres Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner:innen
• •Teamgeist, Loyalität, Diskretion und ein hohes Verantwortungsbewusstsein

Unser Angebot

• •eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem Forschungszentrum mit mehr als 1.100 Beschäftigten aus rund 50 Nationen
• •6 Wochen Urlaub im Jahr; Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr
• •Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes und Vergütung bis zur Entgeltgruppe 9a nach EntgO Bund
• •sehr gute Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben; Angebote von mobiler und flexibler Arbeit
• •gut angebundener Forschungscampus (ÖPNV) und beste Möglichkeiten zur Vernetzung, Zuschuss zum Deutschlandticket bei vorliegenden Voraussetzungen (Jobticket), Lademöglichkeiten für E-Fahrzeuge
• •individuelle Möglichkeiten zur Weiterbildung
• •hervorragende technische Infrastruktur und moderne Arbeitsplatzausstattung
• •Betriebliche Gesundheitsförderung, z. B. Employee Assistance Program (EAP)
• •Corporate Benefits
• •abwechslungsreiches Kantinenangebot

• Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte behinderte Personen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.
• Bitte bewerben Sie sich mit Ihrem vollständigen Bewerbungsprofil (Lebenslauf, Motivationsschreiben, sonstige Referenzen) über unsere Karriereseite.