Assistenz Projektleitung Teil- oder Vollzeit (m/w/d), SERVICE-REISEN Heyne GmbH & Co. KG

Assistenz Projektleitung Teil- oder Vollzeit (m/w/d) Reisen möglich machen mit Herz und Verstand - Willkommen bei SERVICE-REISEN! Als familiengeführtes Unternehmen mit über 50 Jahren Erfahrung verbinden wir Menschen durch Reisen und Schaffen gemeinsame Erinnerungen auf der ganzen Welt - dieses Miteinander leben wir gerne im Arbeitsalltag. Mit rund 170 Mitarbeitenden zählen wir zu den größten Dienstleistern im europäischen Paketreisebereich und machen Gruppenreisen für unsere B2B-Kunden so einfach wie möglich. Zur Unterstützung unserer IT-Projektleitung suchen wir eine engagierte Assistenz Projektleitung (m/w/d), die operative, organisatorische und administrative Aufgaben übernimmt und dafür sorgt, dass IT-Projekte strukturiert vorbereitet, dokumentiert und nachverfolgt werden. Sie arbeiten eng mit der Projektleitung sowie mit verschiedenen Fachbereichen, dem PMO, der IT und externen Partnern zusammen und übernehmen einen wichtigen Teil der täglichen Projektorganisation. Ihre Aufgaben Operative Projektunterstützung Unterstützung der Projektleitung bei der täglichen Organisation und Koordination laufender Projekte Vorbereitung und Pflege von Projektplänen, Aufgabenlisten, Meilensteinen und Terminübersichten Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und offenen Punkten Abstimmung von Terminen und Aktivitäten mit internen Fachbereichen sowie externen Partnern Unterstützung bei der Koordination mehrerer paralleler Projekte und Arbeitspakete Pflege und Aktualisierung von Projektinformationen und Statusübersichten Unterstützung bei der Vorbereitung von Projektabschlüssen und Lessons-Learned-Terminen Dokumentation & Administration Erstellung und Pflege von Projektdokumentationen Dokumentation von Meetings, Workshops, Entscheidungen und offenen Punkten Erstellung und Nachverfolgung von Protokollen Strukturierte Ablage und Pflege projektbezogener Dokumente Vorbereitung von Präsentationen, Statusberichten und Entscheidungsunterlagen Pflege von Projektlisten, Übersichten und administrativen Unterlagen Unterstützung bei der Dokumentation von Prozessen, Anforderungen und Änderungen Meetings & Kommunikation Organisation und Vorbereitung von Projektmeetings, Workshops und Abstimmungsterminen Erstellung und Abstimmung von Agenden Protokollierung von Ergebnissen, Entscheidungen und Aufgaben Nachbereitung von Meetings und Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen Kommunikation mit internen Ansprechpartnern, Dienstleistern und externen Partnern Sicherstellung, dass relevante Projektinformationen den beteiligten Personen rechtzeitig zur Verfügung stehen Projektcontrolling & Reporting Unterstützung bei der Erfassung und Aktualisierung des Projektstatus Pflege von Termin-, Ressourcen- und Budgetübersichten Unterstützung bei der Erstellung regelmäßiger Statusberichte Zusammenstellung relevanter Informationen für die Projektleitung und das Management Dokumentation und Nachverfolgung von Risiken, Abhängigkeiten und offenen Entscheidungen Unterstützung bei der Pflege von Projekt-KPIs und Projekt-Dashboards Prozesse & Digitalisierung Unterstützung bei der Aufnahme und Dokumentation bestehender Geschäftsprozesse Pflege von Prozessbeschreibungen und Arbeitsabläufen Unterstützung bei Digitalisierungs- und Prozessoptimierungsprojekten Mitarbeit bei der Einführung neuer Systeme, Tools und Arbeitsweisen Unterstützung bei der Organisation und Dokumentation von Tests, Abnahmen und Rollouts Offenheit für moderne Technologien und den praktischen Einsatz von Künstlicher Intelligenz zur Unterstützung von Projekt- und Verwaltungsaufgaben Ihr Profil Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation, z. B. in den Bereichen Betriebswirtschaft, Wirtschaftsinformatik, Tourismusmanagement, Projektmanagement oder vergleichbar. Zeitliche Verfügbarkeit von mindestens 20 Stunden/Woche (Teilzeit), Vollzeit ist ebenfalls möglich. Interesse und Verständnis für die Arbeitsweise von KI-Tools und Erfahrung im Umgang mit KI-Tools Mindestens belegbare Grunderfahrungen im Projektmanagement und im Umgang mit Projektmanagement-Tools Confluence/Jira Hohes Interesse an Digitalisierung und modernen Technologien Sehr gutes Organisationsvermögen und eine strukturierte Arbeitsweise Freude an administrativen und organisatorischen Aufgaben Sehr sorgfältige und zuverlässige Dokumentation Fähigkeit, Termine, Aufgaben und offene Punkte konsequent nachzuverfolgen Sicherer Umgang mit Microsoft Office sowie digitalen Projekt- und Kollaborationstools Gutes Verständnis für Geschäftsprozesse und organisatorische Abläufe Gute analytische Fähigkeiten und schnelle Auffassungsgabe Selbstständige, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen Diskretion und verantwortungsvoller Umgang mit internen und vertraulichen Informationen Berufserfahrung in der Tourismus- oder Reisebranche wäre ein großer Vorteil, da Sie dadurch unsere Prozesse und die Zusammenarbeit mit Kunden und internationalen Partnern schneller verstehen können Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, da Sie auch mit internationalen Partnern und Dienstleistern kommunizieren Zusammenarbeit mit der Projektleitung Die Assistenz Projektleitung übernimmt insbesondere die operative und administrative Unterstützung, während die Projektleitung weiterhin die Gesamtverantwortung für Planung, Steuerung, Priorisierung und erfolgreiche Umsetzung der Projekte trägt. Projektleitung Projektziele und Prioritäten definieren Entscheidungen vorbereiten und treffen Stakeholder steuern Risiken bewerten Eskalationen übernehmen Gesamtverantwortung für Termine, Budget und Ergebnisse Assistenz Projektleitung Termine organisieren Meetings vorbereiten Protokolle erstellen Aufgaben nachverfolgen Dokumentationen pflegen Statusinformationen zusammentragen Präsentationen und Berichte vorbereiten Projektunterlagen organisieren Administrative Aufgaben übernehmen Was bieten wir? Teilhabe am Abteilungs- und Unternehmenserfolg Unbefristeter Vertrag Vereinbarkeit von Familie und Beruf Flexibles (nach Einarbeitung auch mobiles) und eigenverantwortliches Arbeiten Zuschüsse zur Altersvorsorge, Kinderbetreuung, Fahrt- und Internetkosten Zahlung von Urlaubsgeld Vergunstigungen bei touristischen Partnern Flache Hierarchien und Freiräume, um gute Ideen schnell und erfolgreich umzusetzen Aufstiegs- und Spezialisierungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens Attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten Regelmäßige Teamevents Teilnahme an Corporate Benefits Dienstrad-Leasing Freikarten für bestimmte Sportveranstaltungen Empfehlungsprogramm für Mitarbeitende Kostenlosen Firmenparkplatz Betriebliche Gesundheitsförderung und kostenloses Trinkwasser Kostenlose E-Ladesäulen für Autos und Fahrräder Egym Wellpass Entwicklungsperspektive Das Projekt ist aktuell bis Q2/2028 geplant. Die Position bietet die Möglichkeit, sich bis zum Projektende in Richtung einer eigenständigen Projektmanagement-Rolle weiterzuentwickeln. Assistenz Projektleitung -> Junior Projektmanager -> Projektleiter Mit zunehmender Erfahrung können eigenständige Arbeitspakete, Teilmodule und später komplette Module übernommen werden. Fühlen Sie sich angesprochen? Sie arbeiten gerne strukturiert, behalten auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick und möchten eine Projektleitung operativ und organisatorisch unterstützen? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung über unser Karriereportal.