Auxiliar de Operaciones

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

CONTEXTO IRC:

Nuestra organización responde a las peores emergencias humanitarias del mundo y ayuda a las personas afectadas por crisis humanitarias, incluida la crisis climática, a sobrevivir, recuperarse y reconstruir sus vidas. Fundada en 1933 a pedido de Albert Einstein, la organización trabaja en más de 50 países para generar un impacto duradero al brindar atención médica, ayudar a los niños a aprender y empoderar a las personas y comunidades para que sean autosuficientes, siempre buscando abordar las desigualdades que enfrentan las mujeres y las niñas.

La crisis humanitaria en Venezuela continúa intensificándose. Los venezolanos enfrentan una hiperinflación, que los pone fuera del alcance de los bienes y servicios básicos, incluida la atención médica y la alimentación. La escasez de suministros médicos hace que sea difícil diagnosticar y tratar las enfermedades transmisibles y las necesidades de salud sexual y reproductiva, entre otros servicios. La falta de alimentos ha provocado hambre y desnutrición. Entre 2015 y 2018, más de tres millones de venezolanos se fueron a buscar bienes y servicios principalmente en países vecinos.

Nuestra Organización brinda servicios de respuesta en emergencia en los estados Zulia, Lara, Falcón, Táchira y Apure, trabajando en colaboración con organizaciones de la sociedad civil venezolana, proporcionamos servicios esenciales a personas vulnerables, incluyendo Atención Primaria de Salud (APS), Salud Sexual y Reproductiva (SSR), Nutrición, prevención y respuesta a la Violencia de Género (VBG), prevención y respuesta en protección infantil, Educación en Emergencias, Seguridad Alimentaria y Medios de Vida. Este enfoque estratégico nos permite brindar atención vital a las personas necesitadas en Venezuela, alineándonos con el compromiso de fortalecer la localización y empoderar a los actores nacionales.

Descripción general del trabajo: Este cargo tiene como objetivo asegurar que las políticas y procedimientos de operaciones y cadena de suministros se adapten adecuadamente al contexto operativo de la organización. Asimismo, El/La Auxiliar de Operaciones, bajo la supervisión del Oficial Operaciones, desempeñará un rol fundamental y activo en el apoyo operativo directo a las intervenciones y proyectos en ejecución, encargándose de planificar, proveer y supervisar la asistencia logística necesaria durante el despliegue de jornadas comunitarias, distribuciones de ayuda humanitaria y actividades de campo. El/la auxiliar coordinará la movilización segura, el transporte, el embalaje y la disposición final de los materiales y recursos asignados a cada actividad, articulando esfuerzos con el equipo de seguridad y la Gerencia de Campo para mitigar riesgos en zonas de difícil acceso. Su enfoque garantizará que cada jornada cuente con los insumos idóneos en los tiempos establecidos, documentando con rigurosidad las actas de entrega, hojas de ruta y conciliaciones de distribución para certificar que el soporte a los beneficiarios y socios aliados se ejecute bajo los más altos estándares de eficiencia operativa, dignidad y transparencia institucional.

Todas las funciones desempeñadas en apoyo al programa del CIR-Venezuela deberán ejecutarse con el más alto nivel de discreción, respetando estrictamente los protocolos de seguridad para proteger al personal, a las organizaciones aliadas y a los beneficiarios

Responsabilidades principales:

Cadena de Suministro y Logística

• •Coordinar la recepción, despacho y distribución de materiales y equipos.
• •Hacer seguimiento a entregas y recepción de mercancías.
• •Gestionar guías de despacho, notas de entrega y documentos de transporte.
• •Mantener comunicación con proveedores y transportistas para el seguimiento de envíos.
• •Apoyar en la planificación de rutas y programación de despachos.
• •Garantizar el cumplimiento de los procedimientos de logística y almacenamiento.
• •Realizar el registro y control de entradas y salidas de mercancía.
• •Participar en la ejecución de inventarios cíclicos y generales.
• •Verificar la exactitud de las existencias físicas versus el sistema.
• •Identificar y reportar diferencias o irregularidades en los inventarios.
• •Mantener actualizadas las bases de datos y controles de stock.
• •Velar por el correcto almacenamiento y organización de los productos
• •Realizar el proceso de adquisición de bienes y servicios con proveedores locales o en otro lugar según correspondan las actividades de los proyectos de IRC.
• •Realizar gestión de proveedores en Caracas y las zonas geográficas donde programas desarrolle sus actividades (consecución, precalificación y actualización de la base de datos).
• •Realizar la gestión de mensajería de la oficina Caracas.
• •Integrar los estándares de la cadena de suministro en las funciones operativas del cargo.
• •Administración de inventario de la oficina de Caracas.
• •Administración de activos de la oficina Caracas.
• •Apoyar las actividades de los equipos de programas según se requiera.
• •Apoyar las actividades administrativas de la oficina según se requiera.
• •Suministro y entrega de productos de aseo y cafetería según solicitud del responsable.
• •Apoyo en logística que se requiera en reuniones
• •Apoya las operaciones de gestión de transporte del personal de la oficina San Cristóbal

Responsabilidades Administrativas:

• •Gestionar la logística y administrativa de eventos programáticos y/o de operaciones.
• •Responsable de toda la gestión de documentos y archivo CIR/VE.
• •Gestión de la Guest House y oficinas de CIR/VE en Maracaibo relacionada: Servicios Generales, mantenimiento, reparaciones y mobiliario.
• •Gestión y control del inventario de activos-propiedades y No Stock .
• •Gestión de la compra, relación mensual y diligenciamiento del Dynad de la compra de boletos aéreos y hospedaje.
• •Facilitar los mecanismos necesarios para la solicitud de parte del equipo de programas y operaciones de servicio de transporte.
• •Archivar y organizar adecuadamente toda la documentación física y digital relacionada con la cadena de suministro.
• •Apoyar al área de Operaciones.

Acompañamiento Equipos Internos:

• •Realizar transferencia de conocimiento, planes de apoyo, gestión del desempeño de la asociación de cadena de suministro entre el CIR-VE y sus socios.
• •Hacer seguimiento de las adquisiciones.
• •Proporcionar asistencia técnica adicional al equipo del programa y a todas las organizaciones asociadas dentro de Venezuela según sea necesario para mantener un alto nivel de responsabilidad en las adquisiciones.
• •Garantizar un control adecuado de la gestión de las adquisiciones de bienes y servicios, inventarios de acuerdo con las políticas y procedimientos del CIR-VE.

Coordinación Interdepartmental:

Colaborar con finanzas, administración y programas para apoyar al logro de objetivos, integrar controles internos, garantizar pagos oportunos a proveedores, mantener documentación completa y auditable.

Herramientas y Procedimientos:

• •Ejecutar todos los procesos de adquisición mediante el ERP que CIR-VE designe.
• •Identificar, documentar y comunicar desviaciones del proceso de adquisición según los mecanismos establecidos.
• •Desarrollar, adaptar o implementar procedimientos operativos ef