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Carl C. Franzen GmbH & Co. KG

Büroassistent/-in (m/w/d)

Hamburg, Germany

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hirly's read of this role

Role family
Operations
Seniority
Mid level
Country
DE
Work mode
On-site / unstated
First seen by hirly
7 Oct 2026

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the posting

### Ihre Aufgaben

  • Zentrale Anlaufstelle: Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Mietern, Eigentümern, Handwerkern und Behörden.
  • Stammdaten- & Aktenpflege: Anlegen und Aktualisieren von Mieter- und Objektakten sowie Pflege der Verwaltungsverträge im EDV-System.
  • Post- und E-Mail-Management: Bearbeitung des täglichen Postein- und -ausgangs sowie Verwaltung der zentralen E-Mail-Postfächer.
  • Unterstützung im Tagesgeschäft: Erfassung von Schadensmeldungen, Weiterleitung an die zuständigen Objektverwalter und Vorbereitung von Handwerkeraufträgen.
  • Termin- und Kalenderverwaltung: Koordination von Besichtigungsterminen, Wohnungsübergaben und Terminen für Handwerker oder Sachverständige.
  • Allgemeine Administration: Digitalisierung und Ablage von Dokumenten, Rechnungsprüfungsvorbereitung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien.

### Ihr Profil

  • Ausbildung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Immobilienkauffrau/-mann oder vergleichbare Qualifikation).
  • Berufserfahrung: Erste Erfahrung im Assistenz- oder Bürobreich; Erfahrung in der Immobilienbranche oder Hausverwaltung ist von Vorteil, aber kein Muss.
  • EDV-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook); Erfahrung mit branchenspezifischer Immobiliensoftware (z. B. IX-HAUS, Domus 4000/ERP, RealKP) ist wünschenswert.
  • Arbeitsweise: Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie Organisationstalent.
  • Kommunikation: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten – auch in stressigen Situationen.
Original posting on Carl C. Franzen GmbH & Co. KG's site ↗

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