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mbs engineering GmbH

Bürokaufmann/-frau

Bundesland: Wien, Austria

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hirly's read of this role

Role family
Operations
Seniority
Mid level
Country
AT
Work mode
On-site / unstated
First seen by hirly
2 Oct 2026

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the posting

Referenznummer: 690748

Arbeitsort: Wien

  • Aufgabenbereich:
  • Die Position verbindet zwei abwechslungsreiche Aufgabenbereiche: Office Management & HR-Unterstützung sowie Einkauf jeweils im Ausmaß von rund 15 Wochenstunden.

Administration/HR:

  • Mitarbeit bei Personaladministration, Recruiting und Eventorganisation
  • Organisation von Dienstreisen inklusive Flug- und Hotelbuchungen, Mietwagen, Apartments und Visabearbeitung
  • Telefonvermittlung sowie freundliche und kompetente Bearbeitung eingehender Anfragen
  • Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
  • Unterstützung bei der Verwaltung der Poolfahrzeuge
  • Administrative Unterstützung im Bereich On- und Offboarding
  • Allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten
  • Professioneller Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und Geschäftspartnern
  • Flexibilität bei der gegenseitigen Vertretung innerhalb des Office-Teams, insbesondere bei Urlaub oder kurzfristigen Abwesenheiten

Einkauf:

  • Administrative und organisatorische Unterstützung der Beschaffungsmanager
  • Unterstützung bei Bestellungen
  • Unterstützung im Auftrags- und Liefermanagement sowie bei der Lieferzeitverfolgung
  • Mitarbeit bei der Stabilisierung und Weiterentwicklung interner Prozesse
  • Erstellung und Aufbereitung relevanter KPIs für die Abteilung
  • Erstellung erforderlicher Unterlagen für Behörden, insbesondere Gütereinsatzerhebung und Intrastat
  • Bestätigungsmanagement
  • Unterstützung beim NCR- und Reklamationsmanagement
  • Verwaltung und Pflege von Lieferantendaten
  • Abschluss von Obligos und administrative Fertigstellung von Projekten
  • Ihr Profil:
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAS, HBLA, HAK) und/oder technische Ausbildung
  • Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder im kaufmännisch-administrativen Bereich; erste Erfahrung im Einkauf bzw. in der Beschaffungsadministration von Vorteil
  • Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
  • SAP-Kenntnisse von Vorteil
  • Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung
  • Freude am telefonischen und persönlichen Kontakt mit Menschen
  • Selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise sowie analytisches Denken
  • Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
  • Verlässlichkeit, Verantwortungsbewusstsein und Teamgeist
  • Kommunikationssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Fließende Englischkenntnisse
  • Gepflegtes, freundliches und professionelles Auftreten
  • Unser Erfolgsangebot:
  • Eine abwechslungsreiche 30-Stunden-Position mit zwei unterschiedlichen Tätigkeitsschwerpunkten
  • 4-Tage Woche möglich (Dienstag bis Freitag)
  • Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen und erfolgreichen Unternehmensumfeld
  • Verantwortungsvolle und selbstständige Tätigkeit mit direktem Kontakt zu KundInnen und GeschäftspartnerInnen
  • Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Zusammenarbeit in einem professionellen und kollegialen Team

Wir bieten Ihnen ein Bruttomindestgehalt ab 3.008,71 € pro Monat auf Vollzeitbasis. Die tatsächliche Vergütung erfolgt entsprechend dem vereinbarten Teilzeitausmaß sowie abhängig von Qualifikation und Erfahrung.

Wurde Ihr Interesse an einer neuen Herausforderung geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.

Bewerben Sie sich unter [email protected] oder direkt über unser Kontaktformular:

https://www.mbs-jobs.at/job/mitarbeiter-in-administration-hr-einkauf-30h-woche-w-m-x/

Original posting on mbs engineering GmbH's site ↗

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