Büroleiter/-in

Aufgabenbeschreibung

Diese Position umfasst die administrative Unterstützung und Buchhaltung vor Ort. Der Stelleninhaber sorgt für einen reibungslosen Büroablauf, pflegt die laufenden Aufzeichnungen präzise und koordiniert die Zusammenarbeit mit Kollegen in Deutschland und der gesamten Unternehmensgruppe. Er unterstützt außerdem die laufende Mitarbeiterverwaltung und dient als Ansprechpartner für externe Buchhaltungs- und Gehaltsabrechnungsdienstleister.

Buchhaltung und Finanzverwaltung

Lieferantenrechnungen bearbeiten und prüfen, Genehmigungen einholen, Zahlungsfristen überwachen und Rückfragen mit Lieferanten und Kollegen klären.

Kundenrechnungen und Kontoauszüge nach Bedarf erstellen; Zahlungseingänge erfassen, überfällige Beträge nachverfolgen und Kundenkonten pflegen.

Lieferanten- und Kundenkonten, Banktransaktionen und Firmenkartenausgaben abstimmen; Differenzen klären und Belege übersichtlich verwalten.

Zahlungsinformationen, Aktualisierungen der Liquiditätslage und regelmäßige Berichte zur Prüfung und Genehmigung durch den zuständigen Manager aufbereiten.

Monats- und Jahresabschlüsse durch die Erstellung von Abstimmungen, Übersichten und Dokumenten für das Konzernfinanzteam und die deutschen Buchhaltungsberater unterstützen.

Genaue Datensätze in Business Central pflegen und konzerninterne Abstimmungen sowie Prüfungsanfragen unterstützen.

Berichtet an: COO, mit täglicher Abstimmung mit dem lokalen Standortleiter und den Finanzberatern

Büro- und Standortverwaltung

Ansprechpartner vor Ort für Telefonate, Besucher, Lieferungen und allgemeine Büroanfragen.

Verwaltung von Büromaterial, Akten, Korrespondenz, Terminen und Routineangelegenheiten am Standort Werne.

Unterstützung des lokalen Einkaufs, der Lieferantenkoordination, der Servicedokumentation und der administrativen Nachverfolgung mit Kunden und Kollegen.

Ordnungsgemäße Pflege von Akten und Dokumenten sowie Optimierung einfacher administrativer Prozesse im Zuge des Unternehmenswachstums.

Personalverwaltung

Pflege der Mitarbeiterakten und Koordination der Dokumentation für Neueinstellungen, Austritte, Abwesenheiten und Änderungen der Beschäftigungsdaten.

Unterstützung bei der Personalbeschaffung, Terminplanung für Vorstellungsgespräche und Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Vertraulicher Umgang mit Mitarbeiterdaten und Weiterleitung von arbeitsrechtlichen oder richtlinienrelevanten Angelegenheiten an die Geschäftsleitung und die zuständigen Berater.

Erfahrung und Fähigkeiten

Erfahrung in der Büroorganisation und praktischer Buchhaltung oder im Rechnungswesen; Erfahrung in einem kleinen Unternehmen oder im Dienstleistungssektor ist von Vorteil.

Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Kommunikation mit lokalen und internationalen Teams.

Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Buchhaltungs- oder ERP-Systemen; Erfahrung mit Business Central ist hilfreich.

Organisiert, präzise und in der Lage, verschiedene Aufgaben selbstständig zu priorisieren und bei Bedarf Unterstützung einzuholen.

Professioneller und diskreter Umgang mit Finanz-, Mitarbeiter- und Kundendaten.