Consultoria em Administração Programática

TERMOS DE REFERÊNCIA (TdR)

Consultoria em Administração Programática

Informações gerais

Serviço a ser contratado: Consultoria em Administração Programática.

Contratante: Fundação Avina.

Modalidade: Brasil - Remoto.

Vínculo: Prestação de serviços profissionais.

Duração estimada: Seis (6) meses iniciais, com possibilidade de extensão conforme as necessidades institucionais e o cumprimento do serviço.

Articulação: Coordenação com a Gerência de Administração de Programas e interação com equipes programáticas, administrativas e financeiras de diferentes países.

Dedicação: Disponibilidade compatível com o cumprimento oportuno dos objetivos, responsabilidades e entregas acordadas.

Valor total de referência dos honorários: BRL 43.200 por todo e qualquer conceito, para o período total inicial de seis (6) meses. A periodicidade dos pagamentos, a moeda local e as demais condições serão definidas na contratação, conforme o país e o escopo acordado. Os impostos, tributos, tarifas bancárias e demais encargos decorrentes da transferência dos pagamentos serão de responsabilidade da pessoa contratada.

Sobre a Fundação Avina

A Fundação Avina é uma organização global com raízes na América Latina que conecta, orienta e mobiliza recursos financeiros e não financeiros para promover esforços colaborativos diante dos desafios que afetam as populações mais vulneráveis do Sul Global.

Sua visão é contribuir para um mundo sustentável, próspero, democrático e justo, impulsionando transformações sistêmicas em três pilares estratégicos:

Ação Climática.

Economia Justa e Regenerativa.

Inovação Democrática.

Mais informações: www.avina.net

Contexto da consultoria

A gestão de projetos, fundos de cooperação, alianças estratégicas e processos multilaterais exige capacidades administrativas e financeiras sólidas, informações confiáveis e uma coordenação ágil entre equipes e países.

Para acompanhar essa realidade, a Fundação Avina busca fortalecer a gestão de seus programas por meio de apoio técnico especializado que contribua para a eficiência operacional, a qualidade das informações, o cumprimento dos requisitos institucionais e dos financiadores, a rastreabilidade documental e a melhoria contínua.

A organização também avança na incorporação responsável de ferramentas digitais e de inteligência artificial para simplificar processos, automatizar tarefas e fortalecer a gestão do conhecimento institucional.

Objetivo da consultoria

Prestar apoio técnico especializado à gestão administrativa, financeira e operacional de projetos e convênios administrados pela Fundação Avina, com referência especial, mas não limitada, ao Projeto Marajó Resiliente, contribuindo para o cumprimento dos procedimentos internos e dos requisitos dos financiadores, para o fortalecimento dos processos de controle e prestação de contas junto às organizações parceiras, bem como para a melhoria e digitalização da gestão administrativa.

A consultoria também contribuirá para orientar e facilitar a gestão financeira no território, fortalecendo as capacidades dos atores locais e potencializando o capital social estratégico necessário à sustentabilidade e à ampliação das iniciativas impulsionadas pelo projeto.

Escopo e responsabilidades

A pessoa contratada terá as seguintes responsabilidades principais:

Gestão administrativa e financeira: Acompanhar a execução administrativa e financeira dos projetos, incluindo o monitoramento orçamentário, os compromissos, os desembolsos e o fluxo de recursos.

Gestão contratual e documental: Apoiar os processos administrativos relacionados a contratos, fornecedores, consultorias, parceiros e convênios, assegurando a organização e a rastreabilidade documental.

Controle, conformidade e prestação de contas: Contribuir para o cumprimento dos requisitos institucionais, fiscais e dos financiadores, identificando riscos e preparando informações de apoio para revisões e auditorias internas e externas.

Relatórios e encerramentos: Elaborar e consolidar informações administrativas e financeiras para relatórios, conciliações, controles orçamentários, encerramentos e tomada de decisões.

Articulação operacional e suporte logístico: Coordenar prioridades, cronogramas e entregas com as equipes envolvidas, facilitando uma comunicação fluida entre áreas e países. Apoiar a organização administrativa de reuniões, viagens e eventos relacionados aos programas.

Tecnologia, automação e inteligência artificial: Utilizar os sistemas e as ferramentas autorizados pela Fundação Avina, incluindo Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, CRM, Emburse, Microsoft 365 e Microsoft Copilot, para melhorar a eficiência, a qualidade das informações e dos processos.

Uso estratégico e responsável de IA: Utilizar ferramentas de inteligência artificial autorizadas pela Fundação Avina para melhorar a eficiência operacional, acelerar o processamento de informações, fortalecer a análise crítica e apoiar a melhoria contínua dos processos. Assegurar a revisão e a validação dos resultados gerados, preservando a confidencialidade e a qualidade das informações.

Melhoria contínua: Identificar oportunidades de simplificação, digitalização e melhoria dos processos administrativos e financeiros, fortalecendo uma gestão eficiente, fluida e transparente que facilite a articulação com as organizações parceiras e apoie a implementação efetiva de iniciativas nos territórios, ampliando seu alcance e impacto.

Entregas

A consultoria será desenvolvida de forma contínua. Os produtos específicos serão acordados no início da contratação e poderão incluir:

Plano de trabalho e cronograma de atividades.

Relatórios periódicos de gestão administrativa e financeira, com avanços, riscos e medidas adotadas.

Relatório final e produtos específicos exigidos pelos projetos ou financiadores designados.

Todas as entregas deverão ser apresentadas em formatos editáveis compatíveis com o Microsoft Office e nos repositórios institucionais definidos.

Cronograma de pagamentos

Mês 1

Entrega: Plano de trabalho, cronograma e relatório de progresso inicial.

Critério de aceitação: Plano de trabalho aprovado; atividades iniciadas; documentação organizada no repositório acordado; identificação inicial de pendências e riscos.

Pagamento: 25%.

Mês 3

Entrega: Relatório intermediário de progresso 1.

Critério de aceitação: Avanços consistentes com o plano de trabalho; informações completas e verificáveis; produtos associados disponíveis; riscos e medidas de acompanhamento identificados.

Pagamento: 30%.

Mês 5

Entrega: Relatório intermediário de progresso 2.

Critério de aceitação: Cumprimento satisfatório das responsabilidades e entregas previstas; observações atendidas dentro do escopo; documentação atualizada e rastreável.

Pagamento: 35%.

Mês 6

Entrega: Relatório final e encerramento documental.

Critério de aceitação: Entrega completa e validada dos produtos; encerramento das pendências; documentação organizada; transferência de informações e atendimento às observações finais.

Pagamento: 10%.

Perfil requerido

Buscamos uma pessoa organizada, analítica e orientada a soluções, com visão de melhoria contínua, contribuição ativa para a transformação digital e a otimização de processos, capaz de atuar com autonomia em um ambiente regional, colaborativo e em constante evolução.

A pessoa selecionada terá a oportunidade de contribuir para o fortalecimento da gestão administrativa e financeira, apoiando projetos e alianças estratégicas que impulsionam mudanças sistêmicas.

Diploma universitário em Administração, Economia, Finanças, Contabilidade, Engenharia ou áreas afins.

Experiência mínima de cinco (5) anos em gestão administrativa e financeira de projetos.

Experiência em acompanhamento orçamentário, relatórios financeiros, controle documental e prestação de contas.

Domínio avançado do Microsoft 365, especialmente Excel, Outlook, Teams e SharePoint.

Conhecimento de sistemas ERP e CRM; será val