Executive Assistant Direktionssekretariat (m/w/d)

Im Mittelpunkt unseres Handelns steht Ihre Zufriedenheit.

• Die Herrmann GmbH Office + IT Service ist seit über 30 Jahren auf die
• Vermittlung und Überlassung von Fach- und Führungskräften aus dem
• kaufmännischen und IT-Bereich spezialisiert.

• Nutzen auch Sie unsere hervorragenden Kontakte zu Konzernen und
• renommierten mittelständischen Unternehmen. Wir garantieren Ihnen
• eine kompetente und persönliche Betreuung sowie attraktive
• Konditionen in unserem Hause.

UNSER KUNDE

• Unser Kunde zählt zu den bedeutendsten Forschungs- und
• Technologieeinrichtungen Deutschlands und entwickelt innovative
• Lösungen für die Herausforderungen von morgen. Am Standort Bonn
• entstehen in interdisziplinären Teams anspruchsvolle Projekte und
• zukunftsweisende Lösungen in verschiedenen wissenschaftlichen und
• technologischen Bereichen.

• Seit vielen Jahren unterstützen wir unseren Kunden erfolgreich bei
• der Überlassung und Vermittlung qualifizierter Fachkräfte. Es
• erwartet Sie ein modernes Arbeitsumfeld mit innovativen Technologien,
• spannenden Aufgaben und langfristigen beruflichen Perspektiven in
• einer international anerkannten Forschungseinrichtung.

WIR BIETEN IHNEN

• •Einsatz bei einer der führenden Forschungs- und
• Technologieeinrichtungen Deutschlands in einem internationalen und
• innovativen Arbeitsumfeld
• •Flexible Arbeitsgestaltung mit der Möglichkeit zum mobilen
• Arbeiten nach Absprache bei mindestens drei Präsenztagen pro Woche am
• Standort Bonn-Oberkassel
• •Geregelte Arbeitszeiten von Montag bis Freitag in der Regel von
• 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr bei einer 39-Stunden-Woche
• •Vergütung nach Entgeltgruppe EG 8 TVöD-Bund
• •Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben im internationalen Umfeld
• einer renommierten Forschungs- und Technologieeinrichtung
• •Persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner sowie
• individuelle Unterstützung während des gesamten Einsatzes
• •Bis zu 30 Urlaubstage pro Jahr sowie die Möglichkeit zur
• Urlaubsnahme bereits während der Probezeit
• •Exklusive Mitarbeitervorteile über Corporate-Benefits mit
• Vergünstigungen bei zahlreichen namhaften Marken und Onlineshops
• •Prämien im Rahmen unseres Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programms

IHRE AUFGABEN

• •Verantwortung für die organisatorischen und administrativen
• Abläufe im Direktionssekretariat sowie zuverlässige Unterstützung
• des Direktors bei der Koordination des Tagesgeschäfts
• •Eigenständige Steuerung des Termin- und Kalendermanagements
• einschließlich der Planung und Koordination interner und externer
• Termine im nationalen und internationalen Kontext
• •Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Tagungen
• und Videokonferenzen sowie rechtzeitige Zusammenstellung und
• Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen
• •Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und
• weiteren Dokumenten sowie strukturierte Aufbereitung und
• Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Fachbereichen
• •Selbstständige Bearbeitung der deutsch- und englischsprachigen
• Korrespondenz sowie zuverlässige Überwachung offener Vorgänge,
• Wiedervorlagen und relevanter Fristen
• •Zentrale Schnittstellenfunktion im Austausch mit internen
• Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern aus Wissenschaft,
• Wirtschaft, Behörden und internationalen Organisationen
• •Organisation und Koordination von In- und Auslandsdienstreisen –
• von der Planung und Zusammenstellung der Reiseunterlagen bis zur
• anschließenden Reisekostenabrechnung
• •Koordination des Empfangs nationaler und internationaler Gäste
• sowie organisatorische Vorbereitung und Begleitung der jeweiligen
• Besuche
• •Unterstützung bei der Budgetverwaltung, Bearbeitung von
• Bestellungen und Reiseanträgen sowie strukturierte Pflege von Akten,
• Dateien und digitalen Vorgängen
• •Koordination des Bewerbungsmanagements einschließlich der
• Bearbeitung eingehender Bewerbungen und der organisatorischen
• Abstimmung sowie Terminierung von Vorstellungsgesprächen
• •Verantwortung für die organisatorischen und administrativen
• Abläufe im Direktionssekretariat sowie zuverlässige Unterstützung
• des Direktors bei der Koordination des Tagesgeschäfts
• •Eigenständige Steuerung des Termin- und Kalendermanagements
• einschließlich der Planung und Koordination interner und externer
• Termine im nationalen und internationalen Kontext
• •Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Tagungen
• und Videokonferenzen sowie rechtzeitige Zusammenstellung und
• Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen
• •Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und
• weiteren Dokumenten sowie strukturierte Aufbereitung und
• Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Fachbereichen
• •Selbstständige Bearbeitung der deutsch- und englischsprachigen
• Korrespondenz sowie zuverlässige Überwachung offener Vorgänge,
• Wiedervorlagen und relevanter Fristen
• •Zentrale Schnittstellenfunktion im Austausch mit internen
• Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern aus Wissenschaft,
• Wirtschaft, Behörden und internationalen Organisationen
• •Organisation und Koordination von In- und Auslandsdienstreisen –
• von der Planung und Zusammenstellung der Reiseunterlagen bis zur
• anschließenden Reisekostenabrechnung
• •Koordination des Empfangs nationaler und internationaler Gäste
• sowie organisatorische Vorbereitung und Begleitung der jeweiligen
• Besuche
• •Unterstützung bei der Budgetverwaltung, Bearbeitung von
• Bestellungen und Reiseanträgen sowie strukturierte Pflege von Akten,
• Dateien und digitalen Vorgängen
• •Koordination des Bewerbungsmanagements einschließlich der
• Bearbeitung eingehender Bewerbungen und der organisatorischen
• Abstimmung sowie Terminierung von Vorstellungsgesprächen

IHR PROFIL

• •Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als
• Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d),
• Europasekretärin/Europasekretär (m/w/d),
• Fremdsprachenkorrespondentin/Fremdsprachenkorrespondent (m/w/d) oder
• eine vergleichbare Qualifikation
• •Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung, idealerwe