Executive Assistant (m/f/d)

### Über die Stelle

Wir suchen eine erfahrene, äußerst gut organisierte und diskrete Assistenz der Geschäftsleitung (m/f/d), der/die unsere Führungskräfte umfassend geschäftlich und privat unterstützt. Du bist die rechte Hand der Führungskraft: Du verwaltest deren Zeit, koordinierst Reisen und Termine, kümmerst dich um vertrauliche Angelegenheiten und erledigst persönliche Aufgaben, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

### Hauptaufgaben

• •Terminverwaltung: Verwaltung komplexer, sich häufig ändernder Terminkalender; Planung und Priorisierung von Besprechungen über verschiedene Zeitzonen hinweg.
• •Reisekoordination: Planung und Buchung von Inlands- und Auslandsreisen, einschließlich Flügen, Hotels, Bodentransporten, Visa und detaillierter Reisepläne.
• •Unterstützung bei Besprechungen: Vorbereitung von Tagesordnungen, Informationsunterlagen und Präsentationen; Protokollführung und Nachverfolgung von Aktionspunkten.
• •Kommunikation: Als erster Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder fungieren; Anrufe filtern, Korrespondenz verwalten sowie E-Mails und Dokumente entwerfen.
• •Persönliche Unterstützung: Persönliche Angelegenheiten der Führungskraft regeln, wie Termine, Reservierungen, Geschenke, häusliche oder familiäre Belange sowie private Besorgungen.
• •Unterstützung bei Veranstaltungen: Bei der Organisation von Geschäftsveranstaltungen, Führungskräfte-Dinners, Vorstandssitzungen und VIP-Besuchen helfen.
• •Spesen- und Budgetverwaltung: Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Rechnungen sowie Überwachung der Budgets im Zusammenhang mit dem Büro der Führungskraft.
• •Teamkoordination: Enge Zusammenarbeit mit Fahrern, Sicherheitspersonal, der Büroverwaltung und anderen Assistenten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
• •Vertraulichkeit: Umgang mit sensiblen geschäftlichen und persönlichen Informationen mit absoluter Diskretion.
• •Flexibilität: Bei Bedarf auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten verfügbar sein und gelegentlich mit der Führungskraft reisen.

### Anforderungen

• •Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistent/in der Geschäftsleitung zur Unterstützung von C-Level- oder leitenden Führungskräften.
• •Nachgewiesene Erfahrung als persönlicher Assistent/in, der/die sowohl berufliche als auch private Angelegenheiten regelt.
• •Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu bewältigen.
• •Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und/oder Google Workspace.
• •Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• •Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, gepaart mit einem gewandten und professionellen Auftreten.
• •Nachgewiesene Fähigkeit, vertrauliche Informationen absolut diskret zu behandeln.
• •Gültiger Reisepass und Reisebereitschaft.

### Von Vorteil

• •Deutschkenntnisse.
• •Erfahrung in einem internationalen Unternehmen.
• •Erfahrung mit Reisebuchungstools und Spesenabrechnungssystemen (z. B. SAP Concur).
• •Hintergrund im Eventmanagement oder im Gastgewerbe.
• •Gültiger Führerschein (Klasse B).
• •Ein Abschluss oder eine Zertifizierung in Betriebswirtschaft oder Büromanagement.

### Persönliche Eigenschaften

• •Proaktiv: antizipiert Bedürfnisse und löst Probleme, bevor sie entstehen.
• •Du bleibt auch unter Druck ruhig und gelassen und passt sich schnell an kurzfristige Änderungen an.
• •Vertrauenswürdig, loyal und äußerst diskret.
• •Detailorientiert mit hervorragender Durchsetzungskraft.
• •Serviceorientiert, mit ausgeprägten zwischenmenschlichen Fähigkeiten und einer positiven Einstellung