Gestionnaire de programme, IA et opérations commerciales, Affaires corporatives/Program Manager, AI & Business Operations, Corporate Affairs

Program Manager, AI & Business Operations, Corporate Affairs

Description -

Résumé du poste

Le ou la Gestionnaire de programme, IA et opérations d’affaires est le moteur d’exécution de l’équipe Stratégie, planification et opérations des Affaires corporatives . Il s’agit d’un poste de contributeur individuel relevant du Directeur, Stratégie, planification et opérations ainsi que du Chef de cabinet (Chief of Staff) .

À titre de principal gestionnaire de projets et de tâches de l’équipe, vous veillerez à ce que chaque priorité, action et engagement progresse dans les délais prévus et avec une responsabilisation claire. Vous créerez des tableaux de bord offrant à la direction une visibilité en temps réel sur les progrès réalisés tout en maintenant l’alignement des parties prenantes.

Ce rôle agit également comme principal responsable du programme d’intelligence artificielle des Affaires corporatives, en partenariat avec le dirigeant exécutif responsable du programme afin de transformer les stratégies en actions concrètes. Il dirige la mise en place d’un environnement SharePoint structuré et organisé pour l’organisation, gère les bons de commande (PO) et les énoncés de travaux (SOW) en collaboration avec l’organisation Pay to Purchase de HP et offre une occasion unique de développer des compétences financières et commerciales aux côtés de hauts dirigeants.

Principales responsabilités

Gestion des programmes et des tâches (principal domaine d’intervention)

• •Agir à titre de principal gestionnaire de projets et de tâches pour le Chef de cabinet et l’équipe Stratégie, planification et opérations, en assurant la gestion du registre central des priorités, actions, responsables et échéances.
• •Favoriser la responsabilisation au sein de l’équipe et auprès des parties prenantes des Affaires corporatives grâce à des suivis réguliers afin de garantir l’avancement des tâches et des engagements.
• •Concevoir et maintenir des tableaux de bord offrant à la direction une visibilité en temps réel sur l’état des projets, les risques, les jalons et la capacité de l’équipe.
• •Assurer le suivi des initiatives interfonctionnelles des Affaires corporatives en identifiant proactivement les risques, dépendances et retards potentiels avant qu’ils ne deviennent problématiques.
• •Gérer le rythme opérationnel de l’équipe, notamment les revues hebdomadaires des priorités, les suivis des réunions de direction et les jalons des cycles de planification.
• •Fournir à la direction des rapports d’avancement réguliers comprenant des résumés clairs et concis des progrès réalisés ainsi que des décisions requises.
• •Collaborer avec le responsable de l’équipe, propriétaire du rapport trimestriel d’une page destiné au Chef des Affaires corporatives et à son équipe de direction, ainsi qu’avec le partenaire Planification et stratégie d’affaires afin de rédiger et structurer ce document, en transformant les résultats, jalons et réussites en un récit convaincant.
• •Améliorer continuellement les méthodes de planification, de suivi et d’exécution du travail en introduisant des outils et des pratiques favorisant l’efficacité.

Programme d’intelligence artificielle

• •Agir à titre de principal responsable opérationnel du programme d’IA des Affaires corporatives.
• •Traduire la stratégie IA en plans d’action, échéanciers et livrables concrets et en assurer la mise en œuvre.
• •Identifier et promouvoir des cas d’utilisation de l’IA à forte valeur ajoutée dans les communications, les communications exécutives et les opérations internes.
• •Piloter, déployer et faire évoluer les outils et processus d’IA, notamment Microsoft Copilot, des agents personnalisés et des bibliothèques d’invites (prompts), conformément aux politiques de gouvernance et d’utilisation responsable de l’IA de HP.
• •Collaborer avec les équipes TI, Juridique, Protection des renseignements personnels et IA d’entreprise afin d’assurer la sécurité et la conformité des solutions.
• •Favoriser l’adoption par la formation, les guides pratiques et les initiatives de gestion du changement, puis mesurer l’utilisation et l’impact d’affaires à des fins de rapport.
• •Explorer les possibilités d’automatiser le suivi des tâches, les rapports d’avancement et les mises à jour de tableaux de bord grâce à l’IA.

SharePoint et automatisation

• •Diriger la conception et la mise en œuvre d’un environnement SharePoint moderne, structuré et convivial pour les Affaires corporatives, créant ainsi un point d’accès numérique central pour les équipes, ressources et programmes de l’organisation.
• •Définir une architecture de site, une navigation, des conventions de nommage et un modèle de gestion des accès clairs facilitant la recherche, le partage et l’entretien du contenu.
• •Consolider et migrer le contenu existant provenant de différents sites et répertoires tout en éliminant les documents obsolètes et les doublons.
• •Établir et maintenir des normes de gouvernance du contenu afin de garantir une organisation cohérente à mesure que l’environnement évolue.
• •Identifier et mettre en œuvre des occasions d’automatisation réduisant le travail manuel et améliorant l’efficacité des processus de suivi et de production de rapports.
• •Intégrer les outils de suivi de projets, les tableaux de bord ainsi que les registres de bons de commande et d’énoncés de travaux dans l’environnement SharePoint pour une visibilité centralisée.

Approvisionnement, bons de commande (PO) et énoncés de travaux (SOW)

• •Assurer la gestion complète du cycle de vie des bons de commande et des énoncés de travaux pour les Affaires corporatives, depuis leur rédaction et approbation jusqu’à la réception, la facturation et la clôture.
• •Collaborer étroitement avec les responsables des Affaires corporatives, les équipes Pay to Purchase, Approvisionnement et Finances afin d’assurer l’exactitude, la conformité et le traitement rapide des demandes.
• •Évaluer les processus actuels liés aux PO et SOW afin d’identifier les inefficacités, les goulots d’étranglement et les écarts de conformité, puis recommander et mettre en œuvre des améliorations.
• •Normaliser les modèles de SOW, les processus de demande et les flux d’approbation afin de réduire les délais de traitement et les reprises de travail.
• •Agir comme personne-ressource de confiance auprès des responsables des Affaires corporatives en les guidant dans les exigences d’approvisionnement et la planification des engagements avec les fournisseurs.
• •Maintenir un registre centralisé des PO et SOW actifs, du suivi des dépenses engagées et des dates de renouvellement, tout en signalant de façon proactive les risques et échéances à venir.
• •Travailler étroitement avec le partenaire Planification et stratégie d’affaires afin de fournir des données précises pour les prévisions financières, les provisions comptables et la planification budgétaire.

Développement des connaissances financières et commerciales

• •Développer une compréhension pratique de la budgétisation, des prévisions financières, des provisions comptables et de la gestion des dépenses grâce à une collaboration étroite avec le partenaire Planification et stratégie d’affaires et les équipes Finances.
• •Comprendre comment les investissements des Affaires corporatives contribuent aux résultats d’affaires et aux priorités de l’entreprise.

Qualifications

Exigences

• •Baccalauréat en administration des affaires, systèmes d’information, communications ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
• •Généralement de 4 à 6 ans d’expérience en gestion de projets, coordination de programmes ou opérations d’affaires.
• •Expérience démontrée dans la gestion simultanée de plusieurs projets et priorités, avec capacité à favoriser la responsabilisation sans autorité hiérarchique directe.
• •Expérience dans la création de tableaux de bord et de rapports à l’aide d’outils tels que Power BI, Smartsheet, Planner ou Excel.
• •Expérience pratique dans la conception et le développement de sites SharePoint Online, i