Interne Stellenausschreibung: Assistenz des Landrats und der Fachbereichsleitung 1, Elmshorn

Willkommen im einwohnerstärksten Kreis Schleswig-Holsteins. Mit rund 1.400 Beschäftigten engagieren wir uns in unterschiedlichen Fachgebieten für das Wohl von ca. 325.000 Menschen - individuell, freundlich und verbindlich. Das gemeinsame Büro des Landrats und der Fachbereichsleitung 1 ist verantwortlich für die Begleitung und Unterstützung der Behördenleitung bei der Steuerung der Kreisverwaltung nach innen und außen. In einem dynamischen Umfeld sorgen Sie für einen strukturierten und reibungslosen Tagesablauf. Dazu gehört es, Termine und Sitzungen vorausschauend vor- und nachzubereiten sowie Themen in enger Abstimmung mit den Referent*innen zu koordinieren. Der Arbeitsalltag an dieser zentralen Schnittstelle ist abwechslungsreich, anspruchsvoll und bietet Ihnen ein vielseitiges Betätigungsfeld. Darauf können Sie sich freuen: Ein Einstieg mit Perspektive Sie starten bei uns unbefristet und entscheiden, ob Sie in Vollzeit oder Teilzeit arbeiten möchten. Ihre Aufgaben sind abwechslungsreich und lassen sich nach einer fundierten Einarbeitung eigenverantwortlich gestalten. Rahmenbedingungen, die sich für Sie lohnen Bei Erfüllung der tarifrechtlichen Voraussetzungen bieten wir eine Vergütung bis EG 9a TVöD inklusive Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt und betrieblicher Altersvorsorge. Bei Erfüllung der beamtenrechtlichen Voraussetzungen erhalten Sie eine Besoldung bis A 7 SHBesG. Ein Team, das sich auf Sie freut Sie arbeiten in einem motivierten und offenen Team und treffen auf engagierte Kolleg*innen. Es erwartet Sie eine offene und kollegiale Zusammenarbeit. Balance im Alltag Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und 30 Urlaubstage bei einer Fünf-Tage-Woche unterstützen Sie dabei, Beruf und Privatleben entspannt zu verbinden. Entwicklung, die Sie weiterbringt Ob interne Schulungen oder externe Fortbildungen: Wir fördern Ihr Wissen in verschiedenen fachlichen Bereichen und begleiten Sie auf Ihrem beruflichen Weg. Unsere Gesundheitsangebote unterstützen zusätzlich Ihr Wohlbefinden. Bewegung und Mobilität leicht gemacht Von Betriebssport bis EGYM Wellpass, von Jobticket bis Fahrradleasing - wir bieten Ihnen attraktive Möglichkeiten, aktiv zu bleiben und mobil unterwegs zu sein. Unser Stellenangebot ist darauf ausgerichtet, Ihre individuellen Anforderungen weitestgehend zu erfüllen und Ihnen die Möglichkeit zu bieten, Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen. Das sind Ihre Aufgaben: Termin und Reisemanagement Vorausschauend koordinieren und steuern Sie die Tages-, Wochen- und Jahresplanung der Landrätin / des Landrats und organisieren die Teilnahme an externen Repräsentationsterminen sowie Dienstfahrten. Korrespondenz- und Fristensteuerung Die interne und externe Korrespondenz (Post- und E-Mail-Postfächer) organisieren Sie strukturiert, halten Bearbeitungsstände gemeinsam mit den Referent*innen nach und überwachen Fristen sowie Wiedervorlagen. Digitale Büroorganisation & DMS Für eine geordnete digitale Schriftgutverwaltung und Vorgangsbearbeitung legen Sie Unterlagen im Dokumentenmanagementsystem (enaio) ab, erstellen Vorlagen in Allris und pflegen digitale Aufgabenstrukturen (z. B. in MeisterTask). Veranstaltungs- und Besprechungsorganisation Die administrative Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen, repräsentativen Veranstaltungen und Terminen - inklusive der Bewirtungsorganisation - liegt verlässlich in Ihren Händen. Zentrale Schnittstelle & Assistenz Als administrative Schnittstelle und Ansprechperson für die Fachbereiche und Stabsstellen der Kreisverwaltung unterstützen Sie die Referent*innen sowie die Leitungsebene im täglichen Geschäft. Budgetverwaltung & Sonderaufgaben Eigenverantwortlich verwalten Sie die Budgets des gemeinsamen Büros, wickeln Beschaffungen sowie Rechnungsbearbeitungen ab und koordinieren administrative Sonderaufgaben (wie das Beschwerdemanagement und die Assistenz im Katastrophenschutz-Führungsstab). Das bringen Sie mit: Die Befähigung für das 2. Einstiegsamt der 1. Laufbahngruppe "Allgemeine Dienste" oder eine Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten Alternativ eine Ausbildung zum*zur Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten, eine 3-jährige kaufmännische Ausbildung oder eine 3-jährige Berufsausbildung mit entsprechender Erfahrung in der Büroassistenz Erfahrungen in einer öffentlichen Verwaltung sind wünschenswert Fundierte Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften Hohes Maß an Selbstständigkeit, Organisationsgeschick und Engagement sowie vorausschauendem und ganzheitlichem Denken Professioneller und versierter Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen insbesondere MS Outlook, Word, Excel, Powerpoint Empathischen und strukturierten Umgang mit allen in- und externen Akteuren Sehr gute Kommunikations- und Konfliktlösungsfähigkeiten Kooperations- und Kompromissfähigkeit Flexibilität und eine lösungsorientierte Arbeitsweise Eine hohe Belastbarkeit und teamorientiertes Handeln Kenntnisse und Aufgeschlossenheit im Umgang mit DMS-Systemen Neugierig geworden? Dann sind wir schon gespannt auf Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen, die Sie bitte bis zum 07.10.2026 im Internet unter Aktuelle Stellenangebote über unser Online-Bewerberportal einstellen. Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt. Diese Ausschreibung richtet sich ausschließlich an interne Bewerber*innen der Kreisverwaltung Pinneberg. Externe Bewerbungen werden nicht berücksichtigt. Die Auswahlgespräche werden am Freitag, 09.10.2026 stattfinden. Für Rückfragen zum Aufgabengebiet und zu den Anforderungen des Arbeitsplatzes steht Ihnen gern Herr Andreas Köhler, unter Telefon 04121 4502-4400 zur Verfügung. Ihr Ansprechpartner zum laufenden Auswahlverfahren ist Herr Dominique Abratis, Telefon 04121 4502-1145. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!