Kaufmännische*r Mitarbeiter*in bzw. Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d)

Du bist ein Organisationstalent, behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick und arbeitest gerne an den Schnittstellen von Verwaltung, Personal und Rechnungswesen? Dann werde Teil unseres Teams und unterstütze uns mit Deinem Engagement, Deiner Struktur und Deinem Blick für das Wesentliche in einem vielfältigen und verantwortungsvollen Aufgabenbereich.

Deine Mission:

• •Du organisierst und koordinierst Termine , Dienstreisen, Besprechungen und Veranstaltungen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
• •Du stellst die Erreichbarkeit des Vorstands sicher, bereitest Termine organisatorisch vor und stellst die erforderlichen Unterlagen zusammen.
• •Du bearbeitest Reisekostenanträge, verwaltest vertrauliche Akten und übernimmst die gesamte Büroorganisation einschließlich Postbearbeitung, Materialbeschaffung und Datenpflege.
• •Du erfasst Krankmeldungen in den entsprechenden Systemen und informierst die relevanten Ansprechpersonen zuverlässig und fristgerecht.
• •Du unterstützt die Personalsachbearbeitung bei der Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen sowie bei der Betreuung laufender Bewerbungsverfahren.
• •Du koordinierst Vorstellungsgespräche, pflegst Bewerberdaten und übernimmst die Korrespondenz mit Bewerberinnen und Bewerbern.
• •Du prüfst eingehende Rechnungen , erstellst Buchungsanordnungen und unterstützt die ordnungsgemäße Abwicklung des Zahlungsverkehrs.
• •Du bearbeitest administrative Vorgänge eigenverantwortlich und stellst die Einhaltung interner Vorgaben sowie gesetzlicher Anforderungen sicher.

Wir erwarten von Dir:

• •Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung , beispielsweise als Verwaltungsfachangestellte\*r, Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement oder über eine vergleichbare Qualifikation.
• •Du bringst fundierte Kenntnisse der allgemeinen Büroorganisation sowie Erfahrung in der Koordination administrativer Prozesse mit.
• •Du verfügst über Kenntnisse im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen sowie idealerweise über Erfahrungen in der Rechnungsprüfung und Buchungsbearbeitung .
• •Du arbeitest sicher mit den gängigen MS-Office-Anwendungen , insbesondere Outlook, Word und Excel, und nutzt digitale Verwaltungs- und Dokumentenmanagementsysteme routiniert.
• •Du zeichnest Dich durch eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein ausgeprägtes Organisationsgeschick aus.
• •Du überzeugst durch Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und ein sicheres Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern.
• •Du behältst auch bei einem vielseitigen Aufgabenspektrum den Überblick und arbeitest zuverlässig, diskret und lösungsorientiert.

Wir bieten Dir:

• ✈️ 30 Tage Urlaub + Heiligabend und Silvester frei
• 😊 39 Stunden Woche
• 📅 Flexibles Arbeiten durch mobiles Arbeiten & Gleitzeit zwischen 06:00 und 20:00 Uhr
• 💶 Regelmäßige Gehaltsanpassung (gemäß TVöD)
• 🔒 Sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis
• 💻 Hochwertige Ausstattung (Laptop, Diensthandy, Headset)
• 🚙 Mitarbeiterparkplatz
• 🚂 Optimale Verkehrsanbindung (Bahnhof fußläufig erreichbar)
• 💳 Vielfältige Vergünstigungen durch Corporate Benefits
• 💸 Betriebliche Altersvorsorge
• 📚 Regelmäßige Weiterbildung (z.B. UDEMY)
• 🎨 Gestaltungsspielraum
• ✅ Eigenverantwortliches Arbeiten und kurze Entscheidungswege
• 💙 Hilfsbereites Team
• 🌐 Moderne Unternehmenskultur
• 🚀 Direkte Kommunikationswege
• 📈 Wachsende Organisation
• 👍Gesundheitsförderung durch regelmäßiges Gesundheitscoaching durch eine Physiotherapeutin, Hansefit und voiio

Bewerbungsschluss ist der 08.11.2026.

Der Arbeitsplatz ist mit Entgeltgruppe 6 TVöD bewertet. Die Eingruppierung richtet sich nach Deinen persönlichen Voraussetzungen. Bitte beachte, dass Du abhängig von Deiner bisherigen anrechenbaren Berufserfahrung auch höher als Stufe 1 eingruppiert werden kannst.

Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt. Du wirst gebeten, zur Wahrung Deiner Interessen eine Behinderung oder Gleichstellung in der Bewerbung mitzuteilen.