Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit in Kassel

Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit in Kassel

Als europaweit tätiger Personaldienstleister und ausgezeichnet mit dem Siegel für Kundenzufriedenheit, haben wir es uns zur Aufgabe gemacht Menschen zusammen zu führen. Der richtige Mensch am richtigen Arbeitsplatz - das ist unser Ziel.

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• Unser Mandant ist ein etabliertes Unternehmen im Bereich der Elektrotechnik und bietet umfassende Dienstleistungen rund um elektrotechnische Anlagen und technische Infrastruktur. Am Standort Kassel arbeiten verschiedene Fachbereiche eng zusammen, um Projekte und operative Abläufe zuverlässig umzusetzen.
• Sie organisieren gerne, denken mit und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen? Sie kümmern sich zuverlässig um offene Vorgänge, stimmen sich gerne mit anderen ab und sorgen dafür, dass im Büroalltag alles zusammenläuft?
• Dann verstärken Sie das bestehende Team unseres Mandanten am Standort Kassel. In dieser vielseitigen Teilzeitposition übernehmen Sie kaufmännische und organisatorische Aufgaben und tragen dazu bei, dass die Abläufe am Standort reibungslos funktionieren.
• Kenntnisse in der Elektrotechnik oder Erfahrung in unserer Branche benötigen Sie dafür nicht.
• Entscheidend sind Ihre kaufmännische Erfahrung, Ihr Organisationstalent und Ihre Freude daran, sich in unterschiedliche Aufgaben und Abläufe einzuarbeiten.

• Aufgaben
• •Den Büroalltag organisieren: Sie betreuen die Telefonzentrale, bearbeiten die Ein- und Ausgangspost und sorgen für eine übersichtliche Dokumentenverwaltung. Außerdem organisieren Sie Besprechungen, Schulungen und Veranstaltungen und koordinieren die Vorbereitung der Besprechungsräume.
• •Bei der Personalverwaltung unterstützen: Sie wirken bei administrativen Aufgaben rund um Neueinstellungen mit, pflegen Mitarbeiterdaten und Personalübersichten und verwalten Urlaubs- und Krankmeldungen.
• •Schulungen und Termine koordinieren: Sie verwalten Schulungsnachweise, organisieren arbeitsmedizinische Untersuchungstermine und unterstützen bei Unterweisungen und Qualifizierungsmaßnahmen.
• •Bestellungen und Rechnungen bearbeiten: Sie bearbeiten Beschaffungsanträge und bestellen Bürobedarf, Arbeitskleidung, Werkzeuge und weitere Arbeitsmittel. Zudem prüfen und archivieren Sie Rechnungen und unterstützen bei Reisekostenabrechnungen.
• •Fuhrpark und Arbeitsmittel mitverwalten: Sie koordinieren Reparaturen, Inspektionen, Ummeldungen und Werkstatttermine von Poolfahrzeugen. Für Werkzeuge und Messgeräte organisieren Sie den Wareneingang und kümmern sich um die Abwicklung von Reklamationen, Reparaturen und Gewährleistungsfällen.
• •Daten und Fristen im Blick behalten: Sie pflegen Aufträge und Dokumente in digitalen Systemen. Prüfungen, Unterweisungen, Schaltberechtigungen und weitere sicherheitsrelevante Termine dokumentieren Sie administrativ und verfolgen die jeweiligen Fristen nach.
• •Das Team im Tagesgeschäft unterstützen: Sie stimmen sich mit den Fachbereichen ab und übernehmen weitere administrative Aufgaben sowie organisatorische Tätigkeiten rund um Büro

• Anforderungen
• •Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann oder Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation.
• •Praktische Berufserfahrung in der kaufmännischen Sachbearbeitung oder Administration und in der eigenständigen Bearbeitung administrativer Geschäftsprozesse.
• •Grundlegende Kenntnisse in der Personaladministration, etwa bei der Pflege von Mitarbeiterdaten, der Verwaltung von Abwesenheiten oder der Organisation von Schulungen und Unterweisungen.
• •Einen sicheren Umgang mit MS Office sowie Erfahrung mit digitalen Verwaltungs- oder ERP-Systemen.
• •Eine strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise: Sie setzen Prioritäten, behalten wiederkehrende Fristen im Blick und verfolgen offene Aufgaben zuverlässig bis zum Abschluss.
• •Organisationstalent und einen Blick für Zusammenhänge: Sie denken mit, erkennen notwendige nächste Schritte und holen fehlende Informationen eigenständig ein.
• •Eine verbindliche, serviceorientierte Kommunikation und Freude an der zuverlässigen Zusammenarbeit mit Kollegen, unterschiedlichen Fachbereichen und externen Dienstleistern.

Ihre bisherige Branche spielt dabei keine Rolle. Wir freuen uns auf Ihre kaufmännische Erfahrung und Ihre Fähigkeit, den Arbeitsalltag gut zu organisieren.

• Angebot
• •Unbefristete Festanstellung in einer zukunftsorientierten und langfristig aufgestellten Unternehmensgruppe
• •Attraktive außertarifliche Vergütung
• •30 Tage Urlaub pro Jahr
• •Kurze Entscheidungswege und eine enge Zusammenarbeit mit den relevanten internen Fachbereichen
• •Regelmäßige Mitarbeiterevents für den Austausch und das Miteinander im Unternehmen

Möchten Sie dieses Team durch Ihre Kompetenz verstärken? Wir freuen uns auf Sie!

• Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.
• Frau Maria Schneeberger steht Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung und freut sich auf Ihren Anruf.
• Um unsere Umwelt zu schonen, bitten wir nach Möglichkeit um Ihre Bewerbung in elektronischer Form. Über den Button "jetzt bewerben" können Sie uns eine Expressbewerbung senden.
• Wir legen großen Wert auf Diskretion und beachten selbstverständlich konsequent Ihre Sperrvermerke.

• Datenschutz der IBS-GmbH:
• Wir verfolgen den Grundsatz der Chancengleichheit. Wir treffen Einstellungsentscheidungen basierend auf Ihren Er