Kaufmännischer Mitarbeiter (m/w/d) – Unterkunftsmanagement & Administration

Wir sind ein erfahrenes Personaldienstleistungsunternehmen mit Standorten in Bad Waldsee und Ulm. Wir unterstützen Unternehmen aus Industrie, Handwerk und Logistik bei der Besetzung offener Stellen und begleiten unsere Mitarbeiter persönlich – vom Erstkontakt bis zum laufenden Einsatz. Zur Verstärkung unseres internen Teams suchen wir eine organisatorisch starke Persönlichkeit, die schwerpunktmäßig unser Unterkunftsmanagement übernimmt und unser Recruiting sowie die administrative Sachbearbeitung unterstützt.

Ihre Aufgaben

🏠 Unterkunftsmanagement (Hauptaufgabe)

• •Belegungs- & Kapazitätsplanung: Koordination von Ein- und Auszügen, Vergabe von Zimmern sowie Organisation neuer Unterkünfte.
• •Schnittstellenkommunikation: Ansprechpartner für Vermieter, Hausverwaltungen und externe Dienstleister.
• •Mitarbeiterbetreuung: Bearbeitung von Anliegen rund um das Wohnen vor Ort.
• •Daten- & Rechnungsverwaltung: Pflege der Belegungsdaten im System sowie Prüfung und Zuordnung unterkunftsbezogener Rechnungen.

📄 Unterstützung im Recruiting & Administration

• •Onboarding-Vorbereitung: Erstellung und Verwaltung von Verträgen sowie Einstellungsunterlagen im ERP-System.
• •Prozessunterstützung: Administrative Entlastung des Recruiting-Teams im gesamten Einstellungsprozess.

🧾 Vorbereitende Buchhaltung & Lohnadministration

• •Fakturierung: Erstellung und Versand der Kundenrechnungen.
• •Lohnvorbereitung: Erfassung der monatlichen Lohndaten im ERP-System und Weitergabe an unser externes Steuerbüro/Buchhaltung.
• •Schnittstelle: Klärung von Rückfragen mit der externen Buchhaltung.

Das bringen Sie mit

• •Ausbildung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation/Berufserfahrung.
• •Arbeitsweise: Selbstständige, strukturierte Vorgehensweise und Freude an organisatorischen Aufgaben.
• •IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Excel und Outlook); Erfahrung mit ERP-Systemen von Vorteil.
• •Sprachen: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Rumänisch- oder Ungarisch Kenntnisse sind ein Plus.
• •Branchenerfahrung: Erfahrung im Unterkunftsmanagement oder der Personaldienstleistung ist willkommen, aber kein Muss.

Das bieten wir Ihnen

• •Flexibilität: Vollzeit oder Teilzeit (ab 70 %) sowie Home-Office-Möglichkeit nach der Einarbeitung.
• •Gesundheit & Mobilität: E-Bike-Leasing via JobRad und Firmenfitness über EGYM Wellpass .
• •Arbeitsumfeld: Kollegiales Team, kurze Entscheidungswege und Raum für eigene Ideen.
• •Perspektive: Gründliche Einarbeitung, individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und ein langfristig sicherer Arbeitsplatz.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Sie behalten auch bei parallelen Aufgaben den Überblick und finden schnell praktische Lösungen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!