Office Manager & Executive Assistant

Job Posting Title

Office Manager & Executive Assistant

The challenge

Buscamos un/a Office Manager & Executive Assistant para nuestras oficinas de Barcelona, cercanas a la Fira de Hospitalet, que se responsabilice de garantizar el buen funcionamiento de la oficina y de proporcionar apoyo ejecutivo al Country Manager y soporte administrativo al departamento de Personas.

Buscamos una persona organizada, proactiva y multitarea, acostumbrada a trabajar en un entorno dinámico y gestionar múltiples prioridades de forma simultánea.

What you will do

Responsabilidades:

Gestión de oficina

·Coordinar y supervisar el funcionamiento diario de la oficina.

· Gestionar los accesos al edificio y actuar como responsable de evacuación.

· Gestionar las compras de material de oficina, suministros y servicio de catering.

· Organizar reuniones, eventos internos y visitas corporativas.

· Coordinar proveedores externos (limpieza, mantenimiento, jardinería, agua, etc.).

· Gestionar la correspondencia y los servicios de mensajería.

Soporte ejecutivo

· Gestionar la agenda, viajes y desplazamientos del Country Manager.

· Coordinar visitas nacionales e internacionales.

· Dar soporte en la organización de reuniones y eventos corporativos.

· Prestar apoyo en la gestión de viajes al resto de empleados cuando sea necesario.

Apoyo al departamento de Personas

· Gestionar la herramienta de control horario.

· Realizar el seguimiento de vacaciones, permisos y ausencias.

· Gestionar la telefonía corporativa, la flota de vehículos y los beneficios sociales.

· Coordinar iniciativas de bienestar y programas para empleados.

· Colaborar en los procesos de incorporación y acogida de nuevas personas en la compañía.

Requisitos imprescindibles:

· Experiencia mínima de 5 años como Office Manager en entornos de mas de 50 trabajadores

· Dominio de Microsoft Office (Excel y Outlook)

· Nivel alto de inglés escrito y verbal

· Disponibilidad para trabajar de forma presencial en nuestras oficinas de Barcelona

Compentencias clave:

· Habilidades de organización, planificación, gestión del tiempo, priorización de tareas y capacidad para realizar múltiples tareas

· Proactividad y orientación a cliente interno

· Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés y en español.

· Alto nivel de orientación al cliente interno

What you need to succeed

Ofrecemos:

- Contrato indefinido

- Paquete de beneficios sociales

- Horario partido: de 8.30/9.00 y salida a las 18.00

- Posición presencial en Barcelona

- Incorporación a una compañía internacional en un entorno dinámico y colaborativo

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