Medialine EuroTrade AG

Office Manager (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit

Berlin, Germany

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Role family: Operations
Seniority: Lead / management
Country: DE
Work mode: On-site / unstated
First seen by hirly: 26 Sept 2026

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the posting

Über uns Medialine Communications GmbH ist Spezialist im Bereich der
Telekommunikation mit Schwerpunkt Microsoft Teams Telefonie,
Contact-Center, KI, Voicebots / Chatbots, SIP-Trunking, Videosystemen
und weiteren Produkten aus diesem Bereich. Über ein indirektes
Vertriebsmodell stellt die Medialine diese Lösungen den
Unternehmensschwestern der Medialine Group und externen Partnern zur
Verfügung. Rahmenbedingungen Voll-Teilzeitstelle mit 30–40 Stunden
pro Woche Standort Berlin mit regelmäßiger Präsenz im Office
Aufgaben Leitung und Weiterentwicklung der Office Management Prozesse,
sowie Koordination der täglichen Office-Abläufe Terminkoordination
und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie des
Managements Gesamtverantwortung für Office Operations und Facility
Management (z. B. Arbeitsplatzorganisation, Kontrolle der Ordnung und
Sauberkeit, Meetingraumkoordination, Abstimmung mit der
Hausverwaltung, Wartungs- und Reparaturkoordination sowie Verwaltung
des Office-Inventars) Steuerung externer Dienstleister und
Verantwortung für das Office-Budget: Beschaffung von Büromaterialien
und Services, Vertragsmanagement, Preisverhandlungen sowie Prüfung
von Rechnungen und Leistungsnachweisen Organisation und Koordination
der Dienst- und Geschäftsreisen für die Sales-Mitarbeitenden sowie
die Geschäftsführung (Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen) inklusive
Prüfung und Freigabe von Reisekostenabrechnungen Verantwortung für
die Firmenwagenorganisation, von der Einholung und Bewertung von
Angeboten über die Abstimmung mit Leasinggesellschaften bis hin zur
Beauftragung und Verwaltung von Leasingfahrzeugen zentrale
Ansprechperson für officebezogene Themen und aktive Mitgestaltung der
Employee Experience, inkl. Unterstützung beim Onboarding neuer
Mitarbeitender und enger Zusammenarbeit mit HR (z. B.
Workplace-Richtlinien, Arbeitssicherheit) unterstützende Mitwirkung
bei der Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen in
Zusammenarbeit mit dem internen Veranstaltungsmanagement
Sicherstellung einer professionellen, einladenden und gut
organisierten Office-Umgebung für Mitarbeitende, Besucher und
Geschäftspartner kontinuierliche Optimierung von Office- und
Workplace-Prozessen zur Steigerung von Effizienz, Qualität und
Mitarbeiterzufriedenheit koordinierende Unterstützung bei Management-
und Qualitätsanforderungen, z. B. Pflege von Dokumentationen und
Mitwirkung bei ISO-Zertifizierungen Profil mehrjährige
Berufserfahrung im Office Management, Workplace Management oder in
einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem dynamischen
Unternehmensumfeld ausgeprägte Bereitschaft zur
Verantwortungsübernahme, hohe Eigenständigkeit sowie ein
verlässlicher, strukturierter Arbeitsstil Verhandlungsgeschick
gegenüber Dritten (z. B. Hausverwaltungen, Leasinggesellschaften,
externe Dienstleister) inklusive Budgetverantwortung Erfahrung in der
Koordination externer Dienstleister sowie facility-bezogener Abläufe
sicherer Umgang mit Budgets, Verträgen sowie Rechnungs- und
Kostenkontrolle sehr guter Umgang mit IT- und internetbasierten
Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel, Word und PowerPoint
vorteilhaft sind Kenntnisse in den Programmen ELO sowie HR Works
Erfahrung in der fachlichen Anleitung oder Koordination von
Junior-Mitarbeitenden, Azubis oder Office-Teams sehr gute
Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten sowie eine proaktive,
lösungsorientierte Arbeitsweise sehr gute Deutschkenntnisse in Wort
und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil Wir bieten langfristige
Perspektive in einem stabilen, wachsenden Unternehmen enge
Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege
hohes Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum kollegiales
Team und wertschätzende Unternehmenskultur modernes Büro mit
Dachterrasse direkt an der Spree modernste Büro- und IT-Ausstattung
attraktive Mitarbeiterbenefits und Zusatzleistungen wie JobRad, Urban
Sports Club Mitgliedschaft, Deutschlandticket u.v.m. flexible
Gestaltung der Arbeitszeit In unserer Bewerberansprache setzen wir auf
das 'Du'. Solltest Du eine andere Ansprache bevorzugen, lass es uns
einfach wissen und wir passen uns Deinen Präferenzen an. Bei Fragen
wende Dich gerne an: Ina Zimmermann Medialine Group / Recruiting &
Bewerbermanagement +49 151 11 54 55 00 +49 6751 85378 206
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Original posting on Medialine EuroTrade AG's site ↗

Listed on hirly, a job board. hirly is not the employer: Medialine EuroTrade AG is hiring for this role.

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