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Office Manager Operations (m/w/d)

Dortmund, Nordrhein-Westfalen, Germany

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hirly's read of this role

Role family
Operations
Seniority
Lead / management
Country
DE
Work mode
On-site / unstated
First seen by hirly
19 Oct 2026

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the posting

  • Über CE Design Technical Compliance GmbH Wir sind die CE Design
  • Technical Compliance GmbH – ein technisches Beratungsunternehmen mit
  • Sitz in Dortmund. Unser Ziel: Let’s make the world a bit safer. Wir
  • unterstützen Hersteller dabei, Produkte sicher, normkonform und
  • erfolgreich auf den Markt zu bringen. Dazu begleiten wir Unternehmen
  • unter anderem bei CE-Kennzeichnung, Konformitätsbewertung,
  • Risikobeurteilung, Normen- und Richtlinienrecherche, funktionaler
  • Sicherheit sowie technischer Dokumentation. Dabei verbinden wir
  • technisches Know-how mit praxisnaher Beratung und arbeiten eng mit
  • unseren Kund:innen zusammen. CE Design beschreibt sich selbst als
  • interdisziplinär arbeitendes Fachteam, das Unternehmen dabei
  • unterstützt, Gesetze und Normen lückenlos einzuhalten. Was erwartet
  • dich? Eigenverantwortliche Organisation des operativen
  • Office-Tagesgeschäfts, z. B. Vorbereitung und Begleitung der
  • Rechnungsstellung sowie kaufmännischer Prozesse: Du erstellst und
  • bearbeitest Angebote, Bestellungen und Rechnungen. Nachverfolgung
  • offener Vorgänge, Angebote und Kundenrückmeldungen: Du unterstützt
  • im Vertriebswesen. Koordination von Terminen, Dokumenten,
  • Korrespondenz und administrativen Abläufen: Du korrespondierst und
  • kommunizierst mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen und Kolleg:innen
  • und planst Termine. Du unterstützt deine Kolleg:innen bei
  • organisatorischen und administrativen Aufgaben. Pflege und
  • strukturierte Nutzung unserer CRM-, Faktura- und weiteren digitalen
  • Systeme: Du managst Dokumente und pflegst unsere Datenbanken. Analyse,
  • Dokumentation und Optimierung interner Prozesse: Du hinterfragst
  • Prozesse und passt sie nach Bedarf an. Mitwirkung bei der Einführung
  • und Weiterentwicklung moderner IT-gestützter Arbeitsabläufe: Du
  • arbeitest dich in neue Softwaretools ein und wendest diese für eine
  • effiziente Büroorganisation an. Was solltest du mitbringen?
  • Abgeschlossenes Studium, beispielsweise in Betriebswirtschaft,
  • Business Management oder einem vergleichbaren Bereich, oder Ausbildung
  • im Büromanagement beziehungsweise eine vergleichbare kaufmännische
  • Qualifikation, idealerweise ergänzt durch eine Fachwirt-Fortbildung
  • Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Office-, Assistenz-
  • oder Operations-Funktion (mindestens 5 Jahre) Sehr sicherer Umgang mit
  • modernen IT-Tools, Microsoft 365 sowie CRM- und Faktura-Systemen;
  • Erfahrungen mit Salesforce sind von Vorteil Ausgeprägtes
  • Organisationstalent und ein hoher Anspruch an Qualität,
  • Verbindlichkeit und Termintreue Professionelle, wertschätzende und
  • adressatengerechte Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitenden und
  • Geschäftspartnern Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu
  • priorisieren, konsequent nachzuverfolgen und zuverlässig zum
  • Abschluss zu bringen Freude daran, bestehende Abläufe kritisch zu
  • hinterfragen und pragmatisch zu verbessern Sehr gute Deutschkenntnisse
  • und gute Englischkenntnisse Was bieten wir dir? Eine anspruchsvolle
  • und außergewöhnlich abwechslungsreiche Aufgabe Viel
  • Eigenverantwortung und echte Gestaltungsmöglichkeiten Kurze
  • Entscheidungswege und unmittelbare Zusammenarbeit mit der
  • Geschäftsführung Ein attraktives, kollegiales Umfeld in einem
  • kleinen, spezialisierten Team Moderne IT- und Kommunikationswerkzeuge
  • Eine leistungsgerechte Vergütung Die Möglichkeit, die weitere
  • Entwicklung unseres Unternehmens aktiv mitzugestalten Zur Bewerbung
  • Unser Jobangebot Office Manager Operations (m/w/d) klingt
  • vielversprechend? Bei unserem Partner Workwise ist eine Bewerbung für
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  • Anschließend kann der Status der Bewerbung live verfolgt werden. Wir
  • freuen uns auf eine Bewerbung über Workwise .
Original posting on Workwise GmbH's site ↗

Listed on hirly, a job board. hirly is not the employer: Workwise GmbH is hiring for this role.

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