Sachbearbeiter:in / Teamassistenz (m/w/d) für Vertrags- und Officemanagement

Sachbearbeiter:in / Teamassistenz (m/w/d) für Vertrags- und Officemanagement

103015

• Teilzeit
• 30 Std./Woche

Neuherberg bei München

Anteilig Home Office möglich

• Bei Helmholtz Munich entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für eine gesündere
• Gesellschaft in einer sich schnell verändernden Welt. Wir glauben, dass
• vielfältige Perspektiven Innovationen vorantreiben. Durch starke Netzwerke
• beschleunigen wir den Transfer neuer Ideen aus dem Labor in die Praxis, um
• Leben zu verbessern.

• Mit deiner Arbeit legst du die Basis für wissenschaftliche Entdeckungen, die
• echten Einfluss haben und die Zukunft der Gesundheit mitgestalten.

• Die Hauptabteilung Rechtist die zentrale Anlaufstelle für rechtliche Fragen
• bei Helmholtz Munich. Unser Ziel ist es, Forschung, Administration und
• strategische Projekte rechtlich sicher, pragmatisch und lösungsorientiert zu
• begleiten. Zur Verstärkung des Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt
• eine:n hochmotivierte:nSachbearbeiter:in / Teamassistenz (m/w/d) für Vertrags-
• und Officemanagement in Teilzeit (30 Stunden pro Woche).

Deine Aufgaben

• •Vertragsmanagement:Du unterstützt bei der administrativen Abwicklung von
• Vertragsvorgängen – von der Aktenpflege, der Datenpflege und Überwachung des
• Vertragsmanagementsystems über die Vorbereitung zur Unterschrift bis zur Ablage
• und Fristenüberwachung; dabei behältst du den Überblick über den
• Unterschriftenumlauf, kontrollierst Rückläufe und sorgst für eine
• termingerechte Wiedervorlage.
• •Assistenz & Büroorganisation:Du unterstützt die Abteilungsleitung aktiv im
• Tagesgeschäft und bei Projekten, übernimmst klassische Assistenzaufgaben und
• sorgst für eine reibungslose Büroorganisation; du koordinierst Termine,
• bereitest Besprechungen und Veranstaltungen vor, nimmst bei Bedarf daran teil
• und bist erste Ansprechperson am Frontdesk.
• •Kommunikation & Organisation:Du bearbeitest selbständig den Posteingang und
• -ausgang, organisierst, buchst und rechnest Dienstreisen ab und übernimmst
• eigenständig die Bearbeitung von Bestellungen.
• •Dokumente & IT:Du erstellst Präsentationen und Dokumente in PowerPoint,
• Excel und Word und übernimmst IT-nahe Aufgaben – unter anderem als
• Administrator:in, bei der Pflege der SharePoint-Seite der Abteilung und der
• Betreuung der Internetseite.

Dein Profil

• •Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als
• Rechtsanwaltsfachangestellte:r, im Bereich Büromanagement oder eine
• vergleichbare Qualifikation durch Berufserfahrung im Bereich Büroassistenz und
• -management
• •Sicherer Umgang mit MS Office und M365, insbesondere Teams und SharePoint,
• sowie idealerweise mit Adobe und eSignature-Tools
• •Gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute
• Kommunikationsfähigkeiten
• •Eigenverantwortliche und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein selbstsicheres
• Auftreten
• •Freude an Digitalisierung, Prozessoptimierung und Veränderungsprozessen

Wünschenswerte Qualifikationen

• •Erfahrung oder Interesse an rechtlichen bzw. vertragsbezogenen Themen
• •Erfahrung oder Affinität zu IT-Themen und KI-Anwendungen

• Bei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis E 9a möglich.
• Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst
• (Bund). Die Stelle ist (zunächst) auf 2 Jahre befristet, eine unbefristete
• Anstellung ist vorgesehen.

Geschäftsführer Mike Frieser:

• „Wir glauben, dass Vielfalt der Schlüssel zu bahnbrechender Forschung und
• innovativen Lösungen ist. Unsere flexiblen Arbeitszeitmodelle und die
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten schaffen ein geeignetes Umfeld für die
• Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Für uns ist der Beitrag zu einer
• gesünderen Gesellschaft an einem so inspirierenden Arbeitsplatz wirklich
• wertvoll.“

Lerne uns kennen

Benefits

• •Familienfreundlich
• KITA, Ferienbetreuung, Elder Care
• •Gesundheitsangebote
• Sport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit
• •Work-Life-Balance
• flexible Arbeitszeiten & Arbeitszeitmodelle
• •Vorsorge fürs Alter
• Betriebliche Altersversorgung
• •Erholung
• 30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage
• •Potenzial fördern
• vielfältiges Inhouse-Angebot für zielgerichtete Weiterbildungsmöglichkeiten

Interesse geweckt?

• Falls noch Fragen offen sind, hilft gerne Fr. Karina Blasius, +498931872531,
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