Sachbearbeiter Infrastruktur (w/m/d)

Du hältst die Fäden zusammen für eine starke Infrastruktur der Luftrettung! In dieser vielseitigen Rolle koordinierst Du wichtige Abläufe, bist zentrale Ansprechperson für interne und externe Partner und unterstützt die Leitung Infrastruktur bei vielfältigen organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben.

Deine Aufgaben

Zentrale Ansprechperson – Du bist zentrale Ansprechperson und Verbindungsglied für Geschäftsführung, Zentrale, Luftrettungsstationen, KINs (Koordinatoren Infrastruktur im Außendienst) sowie externe Stellen und Behörden. Besonders bei Abwesenheit der Fachbereichsleitung koordinierst Du Anfragen, Informationen und Anliegen und stellst eine reibungslose Kommunikation sicher.

Kommunikation & Organisation – Du koordinierst den Schriftverkehr und das Bereichspostfach, bearbeitest die Eingangspost und organisierst die Termine der Leitung Infrastruktur und der Teamleitung Bau und Wartung. Zudem unterstützt Du die Fachbereichsleitung bei administrativen Aufgaben und der Priorisierung.

Ausschreibungen & Vertragswesen – Du unterstützt bei Ausschreibungen, bereitest Verträge und Entscheidungsvorlagen unterschriftsreif vor und stellst die erforderlichen Unterlagen für Prüfung und Freigabe zusammen.

Finanzen & Rechnungswesen – Du prüfst und bearbeitest Rechnungen, erstellst Rechnungen an Fremdfirmen und wirkst bei der Planung und Überwachung des Bereichsbudgets für Stationen und Campus mit. Zudem erstellst Du Kennzahlen und Auswertungen zur Unterstützung der Fachbereichsleitung.

Personal & Teamkoordination – Du koordinierst die Luftraumbeobachter von der Ausschreibung und Einstellung bis zur Personalplanung und Abrechnung und übernimmst die Freigabe von Zeitkorrekturen, Urlaubsanträgen und Dienstreisen im SAP HCM. Ebenfalls koordinierst Du die Einrichtung aller erforderlichen Systemzugänge für neue Mitarbeiter im Bereich und bereitest einen Einweisungsplan vor.

Kerosin & Zoll – Du bist zentrale Ansprechperson für alle zollbezogenen Themen rund um das Kerosin. Dabei koordinierst Du die Anmeldung neuer Tanklager beim Zoll, unterstützt bei der Erstellung und Bearbeitung des Kerosin-Zoll-Jahresabschlusses und bist Ansprechpartner für die zuständigen Zollbehörden im Zusammenhang mit der Kerosin-Zollbefreiung.

Standortmanagement & Ausstattung – Du übernimmst die Verwaltung der Dienstwohnungen und Regionalbüros und sorgst gleichzeitig für eine zuverlässige Ausstattung des Campus. Dazu gehören die Bestellung von Büromaterial sowie die Kontrolle und Verwaltung der entsprechenden Materialbestände.

Dein Profil

Die Theorie sitzt – Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit.

Berufserfahrung – Du verfügst über mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder administrativen Schnittstellenfunktion, idealerweise in einem komplexen Unternehmensumfeld.

Know-how – Du gehst sicher mit den gängigen MS-Office-Anwendungen um; Kenntnisse in SAP HCM sind von Vorteil. Eine ausgeprägte Zahlenaffinität sowie eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise im Umgang mit Rechnungen, Budgets und Auswertungen zeichnen Dich aus. Darüber hinaus bringst Du die Bereitschaft mit, Dich in fachspezifische Themen, insbesondere im Bereich der Luftrettung sowie in Zoll- und Kerosinprozesse, einzuarbeiten.

Kommunikation – Du kommunizierst sicher und verbindlich auf Deutsch und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Schnittstellen und Ansprechpartnern zusammen. Dabei trittst Du professionell und serviceorientiert auf. Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Was Dein Profil abrundet – Du verfügst über ausgeprägtes Organisationstalent und behältst mehrere Themen und Prioritäten gleichzeitig im Blick. Deine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie Dein professionelles Auftreten runden Dein Profil ab.