Team Assistenz (m/w/d) für das Project Management Office (PMO) im DToCS-Projekt

Das Helmholtz-Zentrum Hereon sucht für das strategische Vorhaben DToCS - Digital Twin of Complex Systems eine engagierte und zuverlässige Team-Assistenz für das Project Management Office (PMO). DToCS entwickelt eine dauerhaft angelegte wissen­schaftliche und technologische Plattform, mit der digitale Zwillinge komplexer Systeme domänen­übergreifend aufgebaut, betrieben und skaliert werden können. Die Team-Assistenz unterstützt die PMO-Leitung und das Gesamtprojekt bei der organisatorischen, administrativen und kommunikativen Umsetzung zentraler Projekt­aufgaben und trägt damit wesentlich zu einer effizienten, transparenten und professionellen Projekt­organisation bei.

Chancen­gleichheit ist wichtiger Bestandteil unserer Personal­politik. Wir möchten deshalb qualifizierte Männer ausdrücklich dazu ermutigen, sich zu bewerben. Die Stelle ist in Vollzeit zu besetzen; Teilzeit ist grundsätzlich möglich, mindestens bis zu 32 Stunden pro Woche.

• Die Stelle ist zunächst bis zum 31.12.2030 befristet, entsprechend dem vorgesehenen Förder­zeitraum der Initiative. Bei erfolg­reicher Zwischen­evaluation Mitte 2029 und entsprechender institutioneller Perspektive kann eine Entfristung in Aussicht gestellt werden.
• Ihre Aufgaben

• •administrative und organisatorische Unterstützung der PMO-Leitung bei der laufenden Koordination des DToCS-Gesamtprojekts
• •Planung, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Workshops, Review-Terminen, Steering-Board-Sitzungen und weiteren projekt­bezogenen Austausch­formaten
• •Erstellung und Pflege von Agenden, Protokollen, Ergebnis­notizen, Aufgaben­listen, Beschluss­übersichten und Wieder­vorlagen
• •Termin­management einschließlich Koordination komplexer Abstimmungen mit Projekt­leitung, Work-Package-Leitungen, Co-PIs, administrativen Einheiten und externen Partnern
• •Unterstützung beim Monitoring von Fristen, Meilen­steinen, Deliverables, Berichts­pflichten und offenen Aufgaben in enger Abstimmung mit der PMO-Leitung
• •Pflege strukturierter Projekt­ablagen, Verteiler, Kontakt­listen, Dokumenten­versionen, Vorlagen und Übersichten
• •Unterstützung bei der Zusammen­stellung von Unterlagen für Berichte, Gremien, Reviews, Evaluations­vorbereitungen und interne Entscheidungs­termine
• •Mitarbeit bei der organisatorischen Vorbereitung von Kommunikations-, Disseminations- und Veranstaltungs­aktivitäten in Abstimmung mit den zuständigen Work Packages und Kommunikations­stellen
• •Unterstützung bei projekt­bezogenen administrativen Prozessen, z. B. Beschaffungen, Reise­planung, Abrechnungs­unterlagen, Gäste­betreuung oder internen Formular­läufen
• •selbstständige Klärung komplexer organisatorischer und administrativer Fragestel­lungen, bezogen auf sämtliche o. g. Themen
• •eigenverantwortliche Vorbereitung von Entscheidungs­vorlagen
• •Sicher­stellung eines professionellen Informations­flusses im PMO-Umfeld sowie service­orientierte Ansprechfunktion für organisatorische Anliegen im DToCS-Projekt
• •selbstständige Entwicklung von Handlungs­empfehlungen für die Projekt­leitung u. a. zur konzeptionellen Weiter­entwicklung von PMO-Prozessen

Ihr Profil

• •abgeschlossene Berufs­ausbildung im kaufmännischen, verwaltungs­bezogenen oder vergleichbaren Bereich; alternativ gleichwertige einschlägige Berufs­erfahrung
• •mehrjährige Erfahrung in Assistenz-, Sekretariats-, Verwaltungs- oder Projekt­unterstützungs­funktionen, idealerweise in einem wissen­schaftlichen, öffent­lichen oder projekt­orientierten Umfeld
• •sehr gute Organisations­fähigkeit, strukturierte Arbeits­weise und hohe Zuverlässigkeit bei Termin-, Dokumenten- und Aufgaben­verfolgung
• •sicherer Umgang mit Office-Anwendungen, digitalen Ablage­strukturen, Kollaborations­plattformen und üblichen Kommunikations­werkzeugen
• •Erfahrung in der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Protokoll­führung, Dokumenten­management und administrativen Abläufen
• •gutes Verständnis für vertrauliche Informationen, Daten­schutz, Dokumentations­pflichten und service­orientierte Zusammen­arbeit
• •Kommunikations­stärke, Team­fähigkeit und freundliches, professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Ansprech­partnerinnen und Ansprech­partnern
• •Fähigkeit, auch bei parallelen Aufgaben, wechselnden Prioritäten und engen Fristen den Überblick zu behalten
• •sehr gute Deutsch­kenntnisse sowie gute Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift
• •Interesse an einem inter­disziplinären Forschungs­umfeld an der Schnittstelle von digitalen Infrastrukturen, Künstlicher Intelligenz, Materialien, Küsten­systemen und wissen­schaftlicher Governance

Unser Angebot

• •eine abwechslungsreiche Assistenz­funktion in einer strategisch bedeutsamen Forschungs­initiative mit hoher Sichtbarkeit innerhalb des Helmholtz-Zentrums Hereon
• •ein inter­disziplinäres Arbeits­umfeld an der Schnittstelle von Digitalen Zwillingen, Künstlicher Intelligenz, Forschungs­infrastrukturen, Materialien und Küsten­systemen
• •die Möglichkeit, den Aufbau professioneller PMO-Strukturen und einer transparenten Projekt­organisation aktiv zu unterstützen
• •enge Zusammen­arbeit mit PMO-Leitung, Projekt­leitung, Work-Package-Leitungen, Co-PIs, administrativen Einheiten und externen Partner­strukturen
• •ein verantwortungs­volles Aufgabenfeld mit vielfältigen organisatorischen, administrativen und kommunikativen Tätigkeiten in einem zukunfts­orientierten Forschungs­projekt
• •Sozial­leistungen nach dem Tarifvertrag des öffent­lichen Dienstes und Vergütung bis zur Entgelt­gruppe 9a nach TV EntgO Bund
• •6 Wochen Urlaub im Jahr; Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr
• •sehr gute Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben; Angebote von mobiler und flexibler Arbeit
• •gut angebundener Forschungs­campus (ÖPNV) und beste Möglich­keiten zur Vernetzung, Zuschuss zum Deutschland­ticket bei vorliegenden Voraussetzungen (Jobticket), Lademöglich­keiten für E-Fahrzeuge
• •individuelle Möglich­keiten zur Weiterbildung
• •hervorragende technische Infrastruktur und moderne Arbeits­platz­ausstattung
• •familien­freundliche Unternehmens­politik mit Kinder­betreuungs­angeboten, z. B. betriebsnahe Kindertages­stätte
• •Betriebliche Gesundheits­förderung, z. B. Employee Assistance Program (EAP)
• •Corporate Benefits
• •ein abwechslungs­reiches Kantinen­angebot auf dem Campus

• Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte behinderte Personen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.
• Bitte bewerben Sie sich mit Ihrem vollständigen Bewerbungsprofil (Lebenslauf, Motivationsschreiben, sonstige Referenzen) über unsere Karriereseite.