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Hermann Bergfort GmbH

Verwaltungsfachkraft/Assistenz der Betriebsleitung Abbruch- & Rückbaubranche m/w/d

Essen, Ruhr, Nordrhein-Westfalen, Germany

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hirly's read of this role

Role family
Operations
Seniority
Lead / management
Country
DE
Work mode
On-site / unstated
First seen by hirly
26 Sept 2026

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the posting

  • Eine Verwaltungsfachkraft und Assistenz der Betriebsleitung, vereint organisatorische, kaufmännische und kommunikative Aufgaben. Sie ist im Grunde das organisatorische Rückgrat eines Unternehmens.
  • Hier ist eine Übersicht über die wichtigen Fähigkeiten, Kenntnisse und Aufgaben , die man können bzw. beherrschen sollte:
  • Kernaufgaben
  • Allgemeine Verwaltungstätigkeiten
  • Bearbeitung von Posteingang/-ausgang, E-Mails, Telefonaten
  • Dokumentenmanagement und Ablage (digital & analog)
  • Erstellung und Pflege von Akten, Datenbanken, Formularen
  • Assistenzaufgaben für die Betriebsleitung
  • Terminplanung, -koordination und -überwachung
  • Organisation von Meetings, Dienstreisen, Veranstaltungen
  • Vor- und Nachbereitung von Besprechungen (Protokolle, Unterlagen, Präsentationen)
  • Informationsweitergabe zwischen Leitung und Mitarbeitenden
  • Kaufmännische Tätigkeiten
  • Unterstützung bei der Budgetplanung, Rechnungsprüfung, Bestellungen
  • Erstellen von Statistiken, Auswertungen, Berichten
  • Unterstützung in Personalangelegenheiten (z. B. Urlaubsplanung, Zeiterfassung, Bewerbungsunterlagen vorbereiten)
  • Kommunikation & Schnittstellenarbeit
  • Ansprechpartner/in für interne und externe Anliegen
  • Abstimmung mit Abteilungen, Kunden, Lieferanten oder Behörden
  • Sicherstellen, dass Informationen korrekt und rechtzeitig weitergegeben werden
  • Wichtige Fachkenntnisse
  • Büroorganisation und Verwaltungsabläufe
  • MS Office / Office 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, ggf. Teams)
  • Grundkenntnisse im Rechnungswesen (z. B. Rechnungsprüfung, Prüfung Wiegescheine/Begleitpapiere)
  • Personalverwaltung (z. B. Zeitmanagement)
  • Datenschutz & Vertraulichkeit
  • Kommunikations- und Schriftverkehrsregeln (geschäftliche Korrespondenz, E-Mail-Etikette)
  • Soziale & persönliche Kompetenzen
  • Organisationstalent – Prioritäten setzen, den Überblick behalten
  • Zuverlässigkeit & Diskretion – vertrauensvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
  • Selbstständigkeit & Eigeninitiative – Aufgaben vorausschauend erledigen und planen.
  • Teamfähigkeit – gut mit Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten
  • Kommunikationsstärke – klar und höflich im Umgang mit Vorgesetzten, Kunden und Mitarbeitern.
  • Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift. (Zwingend erforderlich)
  • Belastbarkeit & Flexibilität – auch in stressigen Phasen ruhig bleiben
  • Schnelle Auffassungsgabe – neue Themen und Abläufe schnell verstehen
  • Typische Ausbildung / Voraussetzungen
  • Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung , z. B.:
  • Verwaltungsfachangestellte
  • Kauffrau für Büromanagement
  • Industriekauffrau
  • Berufserfahrung in Verwaltung, Sekretariat oder Assistenz ist von Vorteil.

Wir fördern Vielfalt und Chancengleichheit. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ebenfalls erwünscht.

Original posting on Hermann Bergfort GmbH's site ↗

Listed on hirly, a job board. hirly is not the employer: Hermann Bergfort GmbH is hiring for this role.

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